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採購軟體等於數位轉型?10個項目,建構「學習型組織」持續改善

一位穿著紅色襯衫的男性在白板前與團隊討論數位轉型策略,白板上展示了流程圖和計畫。

作者 / 彭建文

在一次線上會議中,我和企業主管討論了數位轉型的重要性與挑戰。

我問他們:「企業為什麼需要轉型?」不同的人提出不同的觀點,有的認為是為了永續經營,有的強調持續獲利,也有人提及由於科技的快速發展,採購軟體和更新系統變得越來越重要,企業需要適應這些快速的變化。

接著,我提問:「在數位轉型的過程中,可能遇到哪些風險?最難的部分是什麼?如何評估轉型的成效?」這些問題讓大家陷入沉思。

沒關係,其實每個問題都有很深的學問,值得深入探討。

數位轉型的成功要訣

談到數位轉型的成功要訣,我想先分享兩家企業的故事。

流程作業與需求不符

A公司因為業務快速成長,早年使用的ERP即使裝了很多外掛的程式,也已經不符合需求;公司內部達成共識,要升級ERP的系統。

經過一番討論,決定採用某家公司的ERP系統,IT部門隨後與ERP顧問團隊組成專案小組,負責導入新的ERP系統。

但當系統準備上線測試時,問題接踵而至:許多流程作業沒有得到充分溝通,導致執行上的諸多不順。

進一步發現,某些流程作業根本無法滿足實際需求,需要再次外掛許多程式。結果,公司內部對於持續升級的反對聲音漸漸增大,最後公司決定暫停這次的ERP升級,回到原來的系統,並計劃重新討論導入方案。

使用者思維持續改善

B公司也曾在多年前導入ERP系統,但當時的系統無法滿足業務需求,導致作業流程一度陷入混亂,因此也不得不外掛許多程式。

隨著公司的成長,他們決定升級ERP系統;由於過去有過不良經驗,這次他們在升級系統前先召集員工釐清觀念,因為系統畢竟需要人來操作。通過改變人的操作思維,再進行流程升級,遇到的阻力自然小了許多。

此外,他們還投入三個月時間來梳理組織營運的所有作業流程現況,明確哪些流程不符合需求、哪些流程可進行優化。這個過程不僅促進了各部門對流程的了解,也使得大家清楚這次ERP升級所能解決的問題範圍。

這兩家公司的經驗教訓表明,數位轉型的成功不僅在於採購新的軟體,更在於組織的變革。

升級數位工具是實現效率化流程的手段,而非目的。因此,成功的數位轉型關鍵在於掌握底層邏輯,而不僅僅是技術的導入。

建構學習型組織文化

在企業轉型的過程中,是否也遭遇了「人才招募不易、難以培養、戰力斷層、團隊戰力不足」等困境?作為主管,你該如何應對?

要縮短團隊能力與公司願景之間的差距,就需要建立一個既有韌性又靈活的「學習型組織」。那麼,學習型組織的核心邏輯是什麼呢?

(核心邏輯指的是從事物的根本出發,探索解決問題的思維方式)

我認為關鍵在於提升員工解決問題的能力。例如台積電,他們就是利用這種方法。要讓你的團隊效仿台積電,可以透過建立「持續改善文化」,在學習型組織中培養一套共通的解決問題的語言。

例如,在製程優化中,我們可以採用DOE(設計實驗)方法來尋找最佳參數,從而提高學習和專業能力;對於一般專案改進,可以使用《國際PJ法》來進行深化學習;為了預判各個製程、流程、產品可能遇到的問題,則可以應用FMEA(失效模式與效應分析)方法;而在專案管理上,則使用AIPECC的六階段專業管理方法。

組織變革的10個項目

以上這些系統性方法,結合組織內相應的配套措施,逐漸塑造出一種學習力量,使之成為企業DNA的一部分,進而提升員工解決問題的能力和營運績效。

可能有人會質疑,這些方法似乎只適用於大企業如台積電,而對中小企業來說太過艱難。但實際上,近年來品碩創新管理顧問開發了PCIT(Plus Continuous Improvement Team)持續改善管理系統,專門幫助台灣的中小企業。

要建構學習型組織並將持續改善的文化深植其中,重要的是建立一套「持續改善學習型組織」的系統性方法。這套方法至少涵蓋以下十個項目:

這十個項目適用於任何欲實施ESG、數位轉型或企業組織變革的公司。只有建立了這些關鍵項目,企業才能順利邁向轉型成功的目標。

在經濟前景不明的大環境下,越來越多的企業希望進行轉型。切記,企業轉型成功的關鍵在於把握人、流程與制度;而最核心的底層邏輯,仍然是人。只有當員工的思維方式正確,才能讓轉型或任何新策略成功。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:添購程式軟體就是數位轉型?這一點沒改變,工具再好都沒用