作者 / 彭建文
- 專案管理方法五花八門，業界也有許多顧問機構協助企業導入，但若只將「方法」當成「方法」，一旦顧問離開，就沒有人會執行了。
疫情邁入第3年，身為企業講師，我蠻懷念那段在中國企業上課的日子。
在中國上課，前後去了20幾個城市，最遠還跑到了內蒙古；雖然飛來飛去，卻很有成就感。
我曾去過一家在上海的台資企業授課，2天課程結束之後的晚上，公司的營運總監邀我吃飯。
餐廳很復古，賣的都是道地上海菜；我們邊吃邊說，聊著聊著，就講到了「專案管理方法」。
推行很多專案，卻無法有效控管？
他說，他們公司每年都有好多專案在執行，但對於專案控管，卻沒有一套系統性的專案管理方法。
我問，就算沒有一套系統性的專案管理方法，但應該有自己的方法，可以描述一下，公司目前是用哪些方法嗎？
同桌還有幾位主管，其中一位就說，他們過去所用的專案管理方法，就是幾張表單、幾個步驟，大家其實不知道表單要怎麼填，也不知道步驟該包含哪些東西。
營運總監接著說，公司未來幾年會高度成長，對專案管理的依賴程度只會越來越高，如果專案控管不好，很多東西都會延遲，進而影響到客戶滿意度，也會影響到公司的營運表現。
- 他問我：『彭老師，以你過去在台積電的經驗，或是你個人在其他企業授課經驗來看，有沒有建議的方法？』
- 我說：『謝謝總監的肯定，其實我有自己整合出一套系統性的專案管理方法，也輔導過幾家企業導入這個方法，不過我必須說，要推行專案管理，不能只把它當作方法，它是一個企業文化。』
- 我：『也就是說，這套方法植入公司後，你一定要把它內化成企業DNA，否則方法只是方法，一旦顧問離開，就沒有人會執行了。』
- 他：『對！對！對，彭老師你講的沒有錯，我們要推的不只是方法。』
看來我講中了總監的心聲，原本上課2天疲憊的心情，在這最後一刻，突然又被提振了起來。
我們開始討論如何導入方法、協助他們，也約好每年都要來這間餐廳聚餐，慶祝每年輔導的里程碑。
換個專案管理方法，達標率大提升！
專案管理方法AIPECC是什麼？
我們花了3年多時間，導入專案管理方法，同時完成許多公司專案，幾乎每一個專案，都成功達標。
這套方法是以我個人的專案管理知識、台積電實務經驗、兩岸企業輔導經驗，整合而成，簡稱AIPECC，包含6個階段：
- 評估階段（Assessment）：評估專案價值。
- 起始階段（Initial）：確認專案要開始進行，取得專案執行之許可。
- 規劃階段（Plan）：為達到專案目標，設計所需活動及執行方式。
- 執行階段（Execute）：運用、協調人及相關資源，以實踐計畫。
- 控制階段（Control）：藉由品質監控及進度，衡量、確保專案目標有效達成，並視情況採取必要之改進措施。
- 結案階段（Closing）：正式接受專案成果，終結所有作業，納入知識管理。
AIPECC流程展開圖
重點來了，這些階段只是一個方向，實際操作的過程中，很可能會不知所措，不知道各個階段要做到什麼程度，才能前進到下一個階段。
因此，在每一個階段，都要列出詳細步驟，每一個步驟再搭配表單。
依著這一系列階段、步驟、表單，去做專案管理控管，專案成功機率就會提升。
AIPECC專案流程的6階段，可以展開為20個步驟。而20個步驟中，更有15個表單，架構出一套系統性方法。
這一套專案管理方法的導入，能夠讓主管依據階段進度做審查，提供必要資源協助，也能讓專案管理會議過程中，所有人都擁有共同語言。
最後完成的專案，也會是一份非常完整的專案管理知識。久而久之，就會慢慢形成公司的學習型組織。
最後再次提醒，專案管理方法，不只是一個工具，而是企業文化的展現。
除了導入方法，更需要建立DNA，才能讓文化逐漸形成。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：顧問不在，專案績效就「打回原形」？台積電前主管，一個高效率工具
