專案管理成效不佳怎麼辦?用AIPECC專案管理方法,6步驟大幅提升達標率

本文介紹「AIPECC」專案管理方法

文 / 彭建文

專案管理方法五花八門,業界也有許多顧問機構協助企業導入,但若只將「方法」當成「方法」,一旦顧問離開,就沒有人會執行了。

1.本文介紹「AIPECC」專案管理方法,以6個階段、20個步驟、15個表單,架構出一套系統性方法。

2.AIPECC專案管理方法,能夠讓主管依據階段進度做審查,讓專案參與者擁有共同語言,將專案結果納入知識管理,建立學習型組織。

目錄

疫情邁入第3年,身為企業講師,我蠻懷念那段在中國企業上課的日子。

在中國上課,前後去了20幾個城市,最遠還跑到了內蒙古;雖然飛來飛去,卻很有成就感。

我曾去過一家在上海的台資企業授課,2天課程結束之後的晚上,公司的營運總監邀我吃飯。

餐廳很復古,賣的都是道地上海菜;我們邊吃邊說,聊著聊著,就講到了「專案管理方法」

推行很多專案,卻無法有效控管? 

他說,他們公司每年都有好多專案在執行,但對於專案控管,卻沒有一套系統性的專案管理方法。

我問,就算沒有一套系統性的專案管理方法,但應該有自己的方法,可以描述一下,公司目前是用哪些方法嗎?

同桌還有幾位主管,其中一位就說,他們過去所用的專案管理方法,就是幾張表單、幾個步驟,大家其實不知道表單要怎麼填,也不知道步驟該包含哪些東西。

營運總監接著說,公司未來幾年會高度成長,對專案管理的依賴程度只會越來越高,如果專案控管不好,很多東西都會延遲,進而影響到客戶滿意度,也會影響到公司的營運表現。

他問我:彭老師,以你過去在台積電的經驗,或是你個人在其他企業授課經驗來看,有沒有建議的方法?

我說,謝謝總監的肯定,其實我有自己整合出一套系統性的專案管理方法,也輔導過幾家企業導入這個方法,不過我必須說,要推行專案管理,不能只把它當作方法,它是一個企業文化。

也就是說,這套方法植入公司後,你一定要把它內化成企業DNA,否則方法只是方法,一旦顧問離開,就沒有人會執行了。

「對!對!對,彭老師你講的沒有錯,我們要推的不只是方法,」看來我講中了總監的心聲,原本上課2天疲憊的心情,在這最後一刻,突然又被提振了起來。

我們開始討論如何導入方法、協助他們,也約好每年都要來這間餐廳聚餐,慶祝每年輔導的里程碑。

換個專案管理方法,達標率大提升!

專案管理方法AIPECC是什麼?

我們花了3年多時間,導入專案管理方法,同時完成許多公司專案,幾乎每一個專案,都成功達標。

這套方法是以我個人的專案管理知識、台積電實務經驗、兩岸企業輔導經驗,整合而成,簡稱AIPECC,包含6個階段:

1.評估階段(Assessment):評估專案價值。

2.起始階段(Initial):確認專案要開始進行,取得專案執行之許可。

3.規劃階段(Plan):為達到專案目標,設計所需活動及執行方式。

4.執行階段(Execute):運用、協調人及相關資源,以實踐計畫。

5.控制階段(Control):藉由品質監控及進度,衡量、確保專案目標有效達成,並視情況採取必要之改進措施。

6.結案階段(Closing):正式接受專案成果,終結所有作業,納入知識管理。

AIPECC流程展開圖

重點來了,這些階段只是一個方向,實際操作的過程中,很可能會不知所措,不知道各個階段要做到什麼程度,才能前進到下一個階段。

因此,在每一個階段,都要列出詳細步驟,每一個步驟再搭配表單。

依著這一系列階段、步驟、表單,去做專案管理控管,專案成功機率就會提升

AIPECC專案管理流程展開-6階段20個步驟
AIPECC流程展開-6階段20個步驟

AIPECC專案流程的6階段,可以展開為20個步驟。而20個步驟中,更有15個表單,架構出一套系統性方法。

這一套專案管理方法的導入,能夠讓主管依據階段進度做審查,提供必要資源協助,也能讓專案管理會議過程中,所有人都擁有共同語言。

最後完成的專案,也會是一份非常完整的專案管理知識。久而久之,就會慢慢形成公司的學習型組織。

最後再次提醒,專案管理方法,不只是一個工具,而是企業文化的展現。

除了導入方法,更需要建立DNA,才能讓文化逐漸形成。

【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

「如果你可以用台積電的方式管理公司或自我,成為世界第一指日可待」歡迎透過職場冰淇淋FB粉絲團關注我。

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