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KPI設定有問題?用3個方法,找出「合理目標」激勵團隊提高效率

在企業主管與團隊討論會議中,專注於團隊的KPI設定和合理目標達成,以激勵團隊表現。

作者 / 彭建文

一家上市櫃公司的主管寫信給我,表示他們公司遇到了一個問題:這兩年來,研發團隊完成的專案雖然都達成了目標,但這些目標設定過於簡單,缺乏邏輯性,希望能得到我的協助。

例如,該公司為一個產品的開發成本設定了從100元降至90元的目標。當我詢問這個90元目標的來由時,他回答說:「大家都認為這個目標是可達成的。」看到這樣的回答,你是不是也覺得有些不妥?

關於KPI設定,我們可以當成要解決的難題,而解決問題的第一步是「辨識問題」。要達成這一點,首先必須清楚知道理想目標應該如何設定。

我開發的「高效解題三部曲」方法,其中第一步就是辨識問題。那麼,我們該如何辨識問題呢?答案是運用AIG(Actual、Ideal、Gap)法。

『問題,就是理想目標(Ideal)與現狀(Actual)之間的差距(Gap)』

「現況如何」往往不會有爭議,但「理想目標」沒有先溝通清楚的話,每個人都會有不同想法。

當團隊成員對理想目標的看法不一致,且缺乏有效溝通時,就會出現工作方向的分歧,導致溝通成本增加,甚至影響團隊氣氛。

接下來,我用一個人資單位在「理想目標」產生分歧的故事做案例。

KPI設定前要先有共識

在公司會議上,老闆點名人資部門:「我注意到最近公司有很多人離職,人員流動率太高了。請人資部門處理,希望下半年能有所改善!」

會後,身為人資的你立刻開始查看數據、瞭解情況。但在討論時,你和同事之間卻出現了意見分歧。

你認為近幾個月的離職率確實過高,需要迅速制定對策;而同事則認為離職率尚在合理範圍內,建議可以再觀察一段時間。

這種情況正是「對問題沒有共識」的典型例子。

當你和同事對理想目標的看法不同時,就需要額外投入時間來尋找共識。因此,一個團隊想要解決問題,在「辨識問題」這個階段,內部對理想目標一定要先有共識,否則很容易就會引發紛爭。

3個方法設定合理目標

實務上來說,每個行業的特性都有所不同,因此設定理想目標的方法自然會有差異。

根據我的經驗,我們可以從三個方向來思考:「歷史資料」、「標竿學習」和「雙重目標」,這些方法可以幫助你快速地制定出理想目標。

例如,當主管指派你為業務部門設定明年的年度目標時,你就可以從這三個方向來尋找理想的答案。

方法1:歷史資料

你可以參考過往的相關資料。然而,具體應該選擇哪些資料來參考並沒有一個標準答案,這完全取決於你所處的產業、職位或是面臨的問題。

例如,當主管抱怨部門開會效率低下時,你可以查閱以往的會議記錄,使用過去的開會時間作為參考依據。

再回到「設定業績目標」的情境,如果目前手頭上沒有足夠的資料,我會參考過去三年部門的業績數據,從中找出大致的趨勢,來預測明年的理想業績目標。

假設我發現去年的業績為100萬,且過去三年業績每年平均增長10%,則我會將明年的業績理想目標設定為110萬。

方法2:標竿學習

「標竿學習」涉及參考外部資訊,其中標竿可能是同產業的競爭者,或是來自不同產業但值得學習和效仿的對象。

例如,許多台灣企業都希望模仿台積電,探究其如何能將產品毛利率維持在50%以上。

在設定業績目標時,可以借鑑「標竿學習」的理念,收集並參考其他公司的業績目標,然後根據自家公司的實際情況進行適當調整。

方法3:雙重目標

「雙重目標」策略包括將從前兩個方向找到的理想目標設定為「必達目標」,並在此基礎上增加10~20%作為「挑戰目標」。

這樣做的目的是為了確保團隊在達成「必達目標」之後不會鬆懈,仍能保持積極性追求更高的「挑戰目標」。

挑戰目標應高於必達目標的具體數值沒有固定規則,我通常習慣增加10~20%作為挑戰目標。

以「設定業績目標」為例,假如你根據歷史資料設定明年業績的理想目標為100萬,那麼按照「雙重目標」的策略,100萬將是你的「必達目標」,而120萬則設定為「挑戰目標」。

最後,我想補充一個重要的思維:公司內部設定的目標必須參考市場和競爭對手的現況,這樣才能制定出具有競爭力的目標。舉例來說,在設定成本降低專案的目標時,「成本降幅」應大於或等於「價格降幅」,只有這樣,毛利率才能維持,降低的成本才真正有價值。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:用這3種指標找出合理KPI數字,讓目標不再是「用喊的」