作者 / 彭建文
- 本文探討KPI設定與合理目標的重要性，強調理想目標的共識對激勵團隊至關重要。透過分析歷史資料、標竿學習及設定雙重目標，幫助企業主管明確制定目標，提升團隊凝聚力與工作效率。
一家上市櫃公司的主管寫信給我，表示他們公司遇到了一個問題：這兩年來，研發團隊完成的專案雖然都達成了目標，但這些目標設定過於簡單，缺乏邏輯性，希望能得到我的協助。
例如，該公司為一個產品的開發成本設定了從100元降至90元的目標。當我詢問這個90元目標的來由時，他回答說：「大家都認為這個目標是可達成的。」看到這樣的回答，你是不是也覺得有些不妥？
關於KPI設定，我們可以當成要解決的難題，而解決問題的第一步是「辨識問題」。要達成這一點，首先必須清楚知道理想目標應該如何設定。
我開發的「高效解題三部曲」方法，其中第一步就是辨識問題。那麼，我們該如何辨識問題呢？答案是運用AIG（Actual、Ideal、Gap）法。
『問題，就是理想目標（Ideal）與現狀（Actual）之間的差距（Gap）』
「現況如何」往往不會有爭議，但「理想目標」沒有先溝通清楚的話，每個人都會有不同想法。
當團隊成員對理想目標的看法不一致，且缺乏有效溝通時，就會出現工作方向的分歧，導致溝通成本增加，甚至影響團隊氣氛。
接下來，我用一個人資單位在「理想目標」產生分歧的故事做案例。
KPI設定前要先有共識
在公司會議上，老闆點名人資部門：「我注意到最近公司有很多人離職，人員流動率太高了。請人資部門處理，希望下半年能有所改善！」
會後，身為人資的你立刻開始查看數據、瞭解情況。但在討論時，你和同事之間卻出現了意見分歧。
你認為近幾個月的離職率確實過高，需要迅速制定對策；而同事則認為離職率尚在合理範圍內，建議可以再觀察一段時間。
這種情況正是「對問題沒有共識」的典型例子。
當你和同事對理想目標的看法不同時，就需要額外投入時間來尋找共識。因此，一個團隊想要解決問題，在「辨識問題」這個階段，內部對理想目標一定要先有共識，否則很容易就會引發紛爭。
3個方法設定合理目標
實務上來說，每個行業的特性都有所不同，因此設定理想目標的方法自然會有差異。
根據我的經驗，我們可以從三個方向來思考：「歷史資料」、「標竿學習」和「雙重目標」，這些方法可以幫助你快速地制定出理想目標。
例如，當主管指派你為業務部門設定明年的年度目標時，你就可以從這三個方向來尋找理想的答案。
方法1：歷史資料
你可以參考過往的相關資料。然而，具體應該選擇哪些資料來參考並沒有一個標準答案，這完全取決於你所處的產業、職位或是面臨的問題。
例如，當主管抱怨部門開會效率低下時，你可以查閱以往的會議記錄，使用過去的開會時間作為參考依據。
再回到「設定業績目標」的情境，如果目前手頭上沒有足夠的資料，我會參考過去三年部門的業績數據，從中找出大致的趨勢，來預測明年的理想業績目標。
假設我發現去年的業績為100萬，且過去三年業績每年平均增長10%，則我會將明年的業績理想目標設定為110萬。
方法2：標竿學習
「標竿學習」涉及參考外部資訊，其中標竿可能是同產業的競爭者，或是來自不同產業但值得學習和效仿的對象。
例如，許多台灣企業都希望模仿台積電，探究其如何能將產品毛利率維持在50%以上。
在設定業績目標時，可以借鑑「標竿學習」的理念，收集並參考其他公司的業績目標，然後根據自家公司的實際情況進行適當調整。
方法3：雙重目標
「雙重目標」策略包括將從前兩個方向找到的理想目標設定為「必達目標」，並在此基礎上增加10～20%作為「挑戰目標」。
這樣做的目的是為了確保團隊在達成「必達目標」之後不會鬆懈，仍能保持積極性追求更高的「挑戰目標」。
挑戰目標應高於必達目標的具體數值沒有固定規則，我通常習慣增加10～20%作為挑戰目標。
以「設定業績目標」為例，假如你根據歷史資料設定明年業績的理想目標為100萬，那麼按照「雙重目標」的策略，100萬將是你的「必達目標」，而120萬則設定為「挑戰目標」。
最後，我想補充一個重要的思維：公司內部設定的目標必須參考市場和競爭對手的現況，這樣才能制定出具有競爭力的目標。舉例來說，在設定成本降低專案的目標時，「成本降幅」應大於或等於「價格降幅」，只有這樣，毛利率才能維持，降低的成本才真正有價值。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：用這3種指標找出合理KPI數字，讓目標不再是「用喊的」
