企業「流程創新」學習化繁為簡,提高工作效率,6個指標讓公司重用你!

6個流程創新指標,提高工作效率

文 / 彭建文

在現今全球化和日益數位化的組織中,經理人必須把「簡化」當成一項核心領導能力來培養,並讓「簡化」成為商業策略的關鍵要素。

流程創新是硬道理!有客戶的課程需求為「化繁為簡,歸納分析」,訓練目的是要員工學習如何提高工作效率。

這讓我想起2013年在哈佛商業評論中有篇標題為「簡化組織的7項策略」的文章,就是在談如何化繁為簡、提高工作效率。經由我重新整理並歸納出6個重點,希望能為大家在工作上帶來幫助。

目錄

清除價值性太低的作業活動

簡化作業的一個簡單起點,是擺脫愚蠢的規則和價值性太低的作業活動。

大部分組織中都會有這類浪費時間的活動,例如,看看有多少人需要審查和簽核費用報告;或是在產品出貨前,人員檢查再檢查。

* 延伸閱讀:企業轉型的關鍵解決方案:營運流程優化,推動流程改善的5大秘訣

如果你可以排除一些簡單的工作,就有時間去發掘對客戶而言,哪些是有附加價值的作業,然後不斷強化它。

採取由外而內的觀點來簡化

推動簡化作業的因素,應該是出於有必要為內部或外部顧客增加附加價值。

因此,這個過程中有一個重要的關鍵步驟,是積極釐清內部或外部顧客實際上的需求,以及你可以採取什麼行動,讓他們更成功。

比方說,有一位主管帶著他的團隊拜訪客戶的工廠,讓同仁們看到客戶實際使用他們產品的情況,這樣他們就會比較知道該如何改進與創新產品。

按優先順序處理關鍵重要的作業

簡化作業的關鍵之一,需要了解真正重要和不重要的項目是什麼,並且在新項目加入與簡化時,不斷重新評估這個優先順序清單,然後採用公司的資源,優先簡化。

在流程中採取最短的路徑

確定你正在做對的事情之後,徹底根除核心流程中多餘或無附加價值的步驟,然後利用流程創新的10個手法,增加、簡化、改變、修改、模仿、替代、合併、重排、顛倒與消除,來精進流程、提高工作效率。

不要再做濫好人

造成流程複雜的問題之一,是大家往往都不明白指出不良的做法,尤其會產生這種現象的情況是,人們不願意質疑資深人員,那些資深人員是在無意間造成了流程複雜,這可能是因為會議管理技巧不佳、工作分配不明確或是其他不良的管理習慣。

要平衡這個趨勢,可以運用具建設性的反應意見和衝突,使同仁坦誠指出可能會造成流程複雜性的個人行為。

減少層級並且擴大管控範圍

公司組織結構上傾向增加管理層級,這通常導致經理人只管理一、兩個人。

當那種情況發生時,經理人會覺得有必要過問部屬所做的一切,藉此增加價值。

但這種做法加重了工作負荷,也降低了部門士氣。

* 延伸閱讀:用「流程圖」抓出問題!客戶抱怨產品交期延誤,台積電主管教你怎麼做

要降低這種問題,並且避免事必躬親,就必須定期檢視組織的結構,設法減少層級和管理人員,並擴大主管的管控範圍。

創新流程的5個原則

在現今全球化和日益數位化的組織中,經理人必須把「簡化」當成一項核心領導能力來培養,並讓「簡化」成為商業策略的關鍵要素。因此學習如何化繁為簡,提高工作效率,也需要有下列5點原則:

1. 追根究底 ,止於至善

2. 追求一切事務的合理性

3. 凡事一定有更好的方法

4. 成本效益理念

5. 創新的時代:與時俱進的思惟與工具方法

最後希望以上的6項策略與5點原則,可協助你開始推動簡化。

* 延伸閱讀:畫不好「工作流程圖」,別做轉型!3個技巧,練企業轉型基本功

【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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