流程創新:學習如何化繁為簡,提高工作效率

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流程創新:學習如何化繁為簡,提高工作效率

作者:品碩創新  彭建文

最近有一家客戶的課程需求為”化繁為簡,歸納分析”,而訓練目標,是要讓學員學習如何化繁為簡,提高工作效率,這讓我想起在2013年6月,在哈佛商業評論中有一篇文章-簡化組織的7項策略,就是在談學習如何化繁為簡,提高工作效率,現在我重新整理,歸納成6點,希望對大家在工作上有幫助。

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1.清除價值性太低的作業活動

簡化作業的一個簡單起點,是擺脫愚蠢的規則和價值性太低的作業活動。大部分組織中都會有這類浪費時間的活動,例如,看看有多少人需要審查和簽核費用報告;或是在產品出貨前,人員檢查再檢查。如果你可以排除一些簡單的工作,就有時間去發掘對客戶而言,哪些是有附加價值的作業,然後不斷強化它。

2.採取由外而內的觀點來簡化

推動簡化作業的因素,應該是出於有必要為內部或外部顧客增加附加價值。因此,這個過程中有一個重要的關鍵步驟,是積極釐清內部或外部顧客實際上的需求,以及你可以採取什麼行動,讓他們更成功。比方說,有一位主管帶著他的團隊拜訪客戶的工廠,讓同仁們看到客戶實際使用他們產品的情況,這樣他們就會比較知道該如何改進與創新產品。

3.按優先順序處理關鍵重要的作業

簡化作業的關鍵之一,需要了解真正重要和不重要的項目是什麼,並且在新項目加入與簡化時,不斷重新評估這個優先順序清單,然後採用公司的資源,優先簡化。

4.在流程中採取最短的路徑

確定你正在做對的事情之後,徹底根除核心流程中多餘或無附加價值的步驟,然後利用流程創新的10個手法,增加、簡化、改變、修改、模仿、替代、合併、重排、顛倒與消除,來精進流程,提供工作效率。

5.不要再做濫好人

造成流程複雜的問題之一,是大家往往都不明白指出不良的做法,尤其會產生這種現象的情況是,人們不願意質疑資深人員,那些資深人員是在無意間造成了流程複雜,這可能是因為會議管理技巧不佳、工作分配不明確或是其他不良的管理習慣。要平衡這個趨勢,可以運用具建設性的反應意見和衝突,使同仁坦誠指出可能會造成流程複雜性的個人行為。

6.減少層級並且擴大管控範圍

公司組織結構上傾向增加管理層級,這通常導致經理人只管理一、兩個人。當那種情況發生時,經理人會覺得有必要過問部屬所做的一切,藉此增加價值。但這種做法加重了工作負荷,也降低了部門士氣。要降低這種問題,並且避免事必躬親,就必須定期檢視組織的結構,設法減少層級和管理人員,並擴大主管的管控範圍。

在現今全球化和日益數位化的組織中,經理人必須把「簡化」當成一項核心領導能力來培養,並讓「簡化」成為商業策略的關鍵要素。因此學習如何化繁為簡,提高工作效率,也需要有下列5點原則:

1. 追根究底 ,止於至善
2. 追求一切事務的合理性
3. 凡事一定有更好的方法
4. 成本效益理念
5. 創新的時代:與時俱進的思惟與工具方法

最後希望以上的6項策略與5點原則,可協助你開始推動簡化。

【品碩創新 彭建文顧問小檔案】

曾任台積電營運效率部門主管、內部講師,持續改善活動的內部顧問,也曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮(每年僅3-5位獲此獎項)。

現為品碩創新管理顧問公司執行長,帶領一群台積電出身及志同道合顧問講師群輔導協助企業,問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革,也是國際PJ(Problem&Judgement)法創辦人。主要授課與輔導的項目有「問題分析與解決/決策」、「創新思維突破」、「BPR流程改善與創新」、「教練式領導」、「組織變革」、「持續改善」等。