釐清輔導目的提升輔導成效

我服務的顧問公司有改善創新工具的課程和活動相關的輔導,在接洽過程中發現許多公司會把解決問題以及推行CIT(持續改善)活動的需求混在一起,如果雙方無法在輔導前釐清輔導目的,設計對應的輔導方式,最後會對輔導成果有不好的影響。例如在輔導結束的檢討會上就會聽到主管反應改善案效益不高、原因分析不深入、對策沒有創意、報告太多不適合公司使用等批評。

解決問題、推行CIT活動需要釐清的輔導目的,以及對應的輔導方式是什麼呢?

一、解決問題的輔導案主要對象是”事情”,指的是專注處理與公司KPI相關的工作

  • 輔導的目的:

因為KPI沒有達到標準或是希望有大幅的進步,企業主管希望顧問協助專案小組從技術上或流程上找到解決的方法。輔導案通常跟小組一起成立,同時因完成任務而結束。

例如公司內部有一些專案或是任務要完成,但是因為擔心專案小組成效不佳,所以主管會希望顧問導入合適的工具,協助小組達到較好的成效。這類的輔導常常是用任務指派的方式來成立專案小組,顧問雖然沒有該行業的專業,卻可以提供一些團隊合作、問題思考、數據分析、創意發想等工具,提高任務成功的機率。

  • 輔導的內容重點如下:

1.確認改善的主題範圍和目標都界定清楚,

2.要求主管選派的小組成員具備解決該問題相關的專業和權責,

3.企業具備相關的數據資料以及軟硬體,

4.相關單位主管同意支持小組討論出的對策,

5.顧問採用某項處理問題的邏輯,帶領小組攻克難關,例如:專案管理、QC STORY、8D、品管統計工具等。

  • 輔導成果發表的檢查重點:

1.小組成員對現狀的掌握是否清楚,

2.數據的蒐集是否充足和正確,

3.資料分析統計是否嚴謹,

4.原因分析是否深入,是否提出治本對策,

5.目標達成情況及附帶產生的改善效益。

二、推行CIT活動輔導案主要對象是”人”,指的是處理員工心態或是基礎能力相關的事。

  • 輔導的目的:

員工遇到事情說不清楚,推諉卸責或是應付了事,企業主管希望顧問協助改變員工的心態並讓員工有基本的處理事情能力。輔導案通常延續數個改善周期(每個周期三四個月),制定階段目標展開工作。

例如公司有異常狀況發生時員工不知道如何解決,或是對於績效不佳的情況員工彼此推諉責任,不會想合作解決。這類的輔導案通常會先成立推行委員會,顧問引導員工用QC STORY或8D的問題解析步驟進行改善,結合培訓、活動及制度的配合,培養員工基本能力以及改變做事的心態。

  • 輔導的內容重點如下:

1.規劃各階段的目標,訂出由淺入深的學習計畫,

2.選擇學員能力所及的改善範圍和問題,先建立改善的自信心。

3.選出具備熱忱特質的小組成員,培訓成為種子人員去影響其他同仁,

4.協助成員熟悉改善的方法,以及團隊合作的模式,

5.協助這些種子人員設計出適合公司使用的報告格式,

6.協助小組討論激勵同仁參加改善活動的相關制度。

  • 成果發表的檢查重點:

1.小組成員是否都熟悉改善方法或問題解析的步驟,

2.如何運用團隊合作的方式來解決問題,

3.種子人員將如何輔導其他同仁,

4.如何擴大參與的單位。

、無法決定針對人或事著手,先透過微輔導兩種都試

  • 輔導的目的:

許多公司的培訓單位在規劃問題分析課程時尚無法決定要針對解決問題或是員工心態來當課程的主要目的,加上不熟悉顧問公司的能力,所以希望先試試課程的效果。顧問公司因而推出微輔導的方案,一個周期三四個月內僅輔導兩三次,根據微輔導的效果再決定下期是否進行正式的輔導。

這類的輔導因為沒有像上述第一項和第二項輔導有清楚的主次要目標,因此參加的學員常未經挑選,也未討論單位主管應該提供哪些協助,小組成員程度差異大,上課的意願不同,改善主題有的是主管交付的任務,有的是小組成員自己選出的題目。顧問輔導時要兼顧問題解決的效果,以及學員的心態變化,最後透過成果發表會,爭取主管認同進入上述第一類輔導或第二類輔導,擴大員工參與持續在各方面進行改善。

  • 輔導的內容重點如下:

1.對小組成員背景能力進行訪談,瞭解參加課程的原因,

2.協助將大問題分解訂出圈能力可及的主題,

3.強化描述問題的能力以及簡單工具的練習,

4.著重問題解析邏輯的理解,

5.簡化步驟中嚴謹度的要求,減少需投入的時間與壓力,

6.強化簡報的製作技巧與上台報告的能力。

  • 成果發表的檢查重點:

1.是否理解主題的制定方法,

2.是否熟悉問題的解析邏輯,

3.是否熟悉簡單的改善工具,

4.是否覺得這次的學習對自己有幫助,

5.如何平行展開到其他工作。

結語

輔導案因為周期長達三四個月,需要學員擠出時間完成規定的作業,投入的人力及費用比較高,所以顧問和企業的培訓人員都承擔比一般課程較高的壓力。培訓單位是既希望主管們關注又怕主管給太多意見,希望成果發表會上能得到同仁們的肯定,又怕同仁私下批評浪費時間做一堆沒用的報告。為了提高輔導的成效,減少上述的批評,輔導前取得內部對輔導目的的共識非常重要。

【品碩創新 陳伯陽顧問小檔案】

陳顧問為前台積電TQM主管、上市櫃公司人資及財務經理, 十年精實管理推行經驗與TQM練兵法推廣顧問, 十分熟悉提升財務績效、流程效率及員工能力的方法; 更是輔導兩岸企業及醫院提案活動和品管圈活動, 協助建立創新文化厚植企業軟實力。