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釐清輔導目的,提升企業效率的改善創新工具:從QC STORY到8D

改善創新工具:從QC STORY到8D

作者 / 陳伯陽

我服務的顧問公司提供改善創新工具的課程和活動相關的輔導。在與客戶接洽過程中,我們發現許多公司將解決問題和推行持續改善活動(CIT)的需求混淆在一起。

如果雙方無法在輔導前明確目的並設計對應的輔導方式,將對輔導成果產生負面影響。例如,輔導結束後的檢討會上,可能會聽到主管對改善案的效益不佳、原因分析不夠深入、對策缺乏創意、報告過多不適用於公司等批評。

因此,解決問題和推行CIT活動需要釐清明確的輔導目的,並且設計適合的輔導方式以達成目標。

一、解決問題的輔導案主要對象是”事情”,指的是專注處理與公司KPI相關的工作

輔導的目的

當公司無法達到KPI標準或希望有大幅的進步時,主管會邀請顧問協助專案小組解決問題。顧問通常會與小組一起成立輔導案,該案在完成任務後結束。

例如,在內部的專案或任務中,主管可能會擔心專案小組成效不佳,因此希望顧問導入合適的工具,協助小組達到更好的成效。這種輔導常常是透過任務指派的方式建立專案小組,顧問雖然沒有該行業的專業,但可以提供一些改善創新工具,例如團隊合作、問題思考、數據分析和創意發想,以提高任務成功的機率。

輔導的內容重點如下

在改善創新工具的輔導過程中,以下是著重的內容重點:

  1. 確認改善的主題範圍和目標,確保清楚定義。

  2. 要求主管選派的小組成員具備解決問題相關的專業和權責。

  3. 確保企業具備相關的數據資料以及軟硬體。

  4. 確保相關單位主管同意支持小組討論出的對策。

  5. 顧問採用適合的處理問題的邏輯,例如專案管理、QC STORY、8D、品管統計工具等,帶領小組攻克難關。

成果發表的檢查重點

  1. 確保小組成員掌握現狀清楚。

  2. 確保數據蒐集充足且正確。

  3. 確保資料分析統計嚴謹。

  4. 確保原因分析深入且提出治本對策。

  5. 評估目標達成情況以及產生的改善效益。

以上重點將有助於確保改善創新工具的輔導成果達到預期效果。

二、推行CIT活動輔導案主要對象是”人”,指的是處理員工心態或是基礎能力相關的事。

輔導的目的

企業主管希望改善員工在處理事情時推諉卸責、應付了事的問題。顧問通常會制定數個改善周期(每個周期三至四個月)的輔導計劃,以達成改變員工心態和提升處理事情能力的目標。

例如,在公司發生異常狀況時,員工可能不知道如何解決問題,或在績效不佳的情況下,相互推諉責任,不願合作解決。在這種情況下,顧問會先成立推行委員會,引導員工使用QC STORY或8D的問題解析步驟進行改善,結合培訓、活動及制度的配合,以培養員工基本能力和改變做事的心態。

透過改善創新工具,員工可以更加有效地處理問題,並且學會如何負責任地解決問題,而不是推諉責任或應付了事。這樣的輔導計劃通常需要長期的投入和執行,但對企業和員工都有長遠的效益。

輔導的內容重點如下

在改善創新工具的輔導過程中,以下是著重的內容重點:

  1. 規劃每個階段的目標,設計由淺入深的學習計畫。

  2. 選擇學員能力所及的改善範圍和問題,並先建立改善的自信心。

  3. 選出具有熱情特質的小組成員,培訓他們成為種子人員,以影響其他同事。協助成員熟悉改善方法和團隊合作模式。

  4. 協助這些種子人員設計適合公司使用的報告格式。

  5. 協助小組討論激勵同事參與改善活動的相關制度。

成果發表的檢查重點

  1. 確保小組成員熟悉改善方法或問題解析的步驟。

  2. 確保小組成員能運用團隊合作的方式來解決問題。

  3. 確保種子人員能夠有效地輔導其他同事。

  4. 評估如何擴大參與改善的單位。

透過以上重點,企業可以有效地實施改善創新工具,並且確保輔導成果能夠順利發揮效益。

三、無法決定針對人或事著手,先透過微輔導兩種都試

輔導的目的

許多公司的培訓單位在規劃問題分析課程時,往往難以決定該針對解決問題或是改變員工心態作為課程的主要目標。

此外,這些單位也不熟悉顧問公司的能力,因此希望先試試課程效果。因應這樣的情況,顧問公司推出微輔導方案,每個周期輔導僅進行兩到三次,為期三至四個月。輔導完成後,再根據微輔導的效果決定是否進行正式的輔導。

由於此類輔導並沒有像第一類和第二類輔導那樣有清晰的主次目標,因此參加的學員常常未經挑選,也未討論單位主管應提供哪些協助,而小組成員之間的程度差異也很大。

此外,學員的學習意願、改善主題也各有不同,有的是主管交付的任務,有的是小組成員自己選擇的題目。顧問在輔導時必須兼顧問題解決的效果和學員心態的變化,最終通過成果發表會爭取主管的認同,並進入第一類或第二類輔導,以擴大員工參與持續進行改善的範圍。

輔導的內容重點如下

  1. 進行訪談,瞭解小組成員參加課程的原因,以便針對他們的需求進行輔導。

  2. 協助將大問題分解為可解決的主題,確保小組成員可以理解和應用改善創新工具。

  3. 強化描述問題的能力,並提供簡單的工具和練習,以幫助小組成員更好地了解問題和解決方案。

  4. 著重問題解析邏輯的理解,幫助小組成員培養問題解決的能力。

  5. 簡化步驟中的嚴謹度要求,減少投入的時間和壓力。

  6. 強化簡報製作技巧和上台報告的能力,以便小組成員能夠清晰地展示他們的成果。

成果發表的檢查重點

  1. 確保小組成員熟悉改善方法或問題解析的步驟。

  2. 確保小組成員能運用團隊合作的方式來解決問題。

  3. 確保種子人員能夠有效地輔導其他同事。

  4. 評估如何擴大參與改善的單位。

透過以上重點,企業可以有效地實施改善創新工具,並且確保輔導成果能夠順利發揮效益。

結語

輔導案因為周期長達三四個月,需要學員擠出時間完成規定的作業,投入的人力及費用比較高,所以顧問和企業的培訓人員都承擔比一般課程較高的壓力。培訓單位是既希望主管們關注又怕主管給太多意見,希望成果發表會上能得到同仁們的肯定,又怕同仁私下批評浪費時間做一堆沒用的報告。為了提高輔導的成效,減少上述的批評,輔導前取得內部對輔導目的的共識非常重要。

本篇文章作者

陳伯陽

致力協助企業進行「持續改善活動、營運創新、組織轉型及員工能力培育」等領域,曾參與台積電的全面品質管理系統及持續改善與創新系統。