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提案活動實踐「流體型組織」文化!台積電的創新提案活動成功案例

修改提案活動將上述觀念融入提案活動中

作者 / 陳伯陽

市面上有很多報導台積電前董事長張忠謀先生企業經營管理方法的文章。某次聚會中,一些企業界朋友討論了張董事長的管理觀念,但感到無法實踐。其中,討論了「流體型組織」的問題,希望了解台積電是如何付諸實踐的。

作為在台積電工作多年的人,他們向我提問。我建議從改良舊的提案活動入手。儘管我的朋友們對此感到不滿,但他們知道我在台積電負責提案制度的建立,對提案活動非常熟悉。然而,我也向他們解釋,提案活動不能被視為萬靈丹,能解決所有問題。

過去,我曾寫過一篇文章,介紹如何透過提案活動實現創新文化。現在,我想分享如何透過改良後的創新提案活動實現流體型組織的文化。雖然傳統的提案活動效果不確定,但台積電改良後的創新提案活動確實產生了許多與企業文化相關的成果。當初,推行提案活動時,台積電的目標與其他公司相同,以降低成本為首要目標。然而,只有製造單位參與,且多為小改善項目,缺乏整體性。

為突破困境,提案推行委員會改變了活動目標,重新設計提案規則,以董事長的經營理念為基礎,同時提高提案活動的定位,成為所有同仁必須參與的活動。這項改變被稱為創新提案活動,與傳統的提案活動有所不同。

以下是台積電如何透過創新提案活動實現流體型組織的方法:

一、流體型組織的管理方法與提案活動

「流體型組織」是指同層級的人可以管控其他同事的事務。一般企業組織常採用金字塔式的決策結構,但這種結構缺點在於訊息傳遞時需要經過多層層級,導致資訊遺漏且決策常常偏離事實。

張忠謀董事長認為金字塔型的組織過於僵化,而且各級主管只是向上傳遞訊息,並未參與決策,降低了各級主管在組織中的價值。

他推崇「流體型的組織」,希望許多問題能在發現時由基層主管處理,避免訊息傳遞過程中的時間延遲和資訊遺漏。而要實現流體型組織,提案活動是一個很好的方式。通過提案活動,員工可以主動跨單位進行合作,不再強調工作是屬於自己的,而是從公司整體利益出發,促進企業文化的轉變。

同時,提案活動也可以讓員工在工作中獲得更多的參與感和成就感,提升企業內部的凝聚力。因此,透過提案活動實現流體型組織的管理方法是非常可行和有效的。

二、學習建設性衝突,實現流體型組織

「流體型組織」對許多企業來說是一個很大的挑戰。許多人已經習慣了專注於自己單位內的績效,而對於單位外的事情則持避之唯恐不及的態度。

即使知道許多問題的源頭在其他單位,大多數主管仍以和為貴,並隱諱向上級主管報告其他單位的問題。此外,基層員工也不願直接提出問題的治本方法,因為害怕面對衝突,特別是擔心權責範圍重新檢討所引起的衝突。

他們害怕因組織資源和利益分配方面的矛盾而產生相互抵觸、爭執甚至攻擊等行為,從而導致組織效率下降。這種稱為「破壞性的衝突」的現象需要透過學習建設性衝突的方法來處理,以實現流體型組織文化。

「建設性衝突」是指讓員工認識到參與他人意見不是惡意挑釁,而是為了公司的利益。在這種衝突中,所有人都關注實現共同目標和解決現有問題。他們願意瞭解彼此的觀點,並以爭論的問題為中心,就事論事,過程中的爭論是為了尋找較好的方法解決問題。

通過提案活動,可以讓員工主動跨單位進行合作,培養良好的溝通和協作能力,並且學習建設性衝突的方法,讓企業內部形成更加開放、透明和創新的文化。因此,學習建設性衝突是實現流體型組織文化的重要工作,也是提案活動的重要目標之一。

三、導入流體型組織觀念的「提案活動」

1.讓員工從工作職權外提出創意解決方案

實踐流體型組織的第一個挑戰是主管們往往以目前沒有問題為由,而忽略了潛在的問題。這種情況下,可以藉助基層員工的力量來解決,因為他們通常是最清楚公司存在哪些問題的人。

然而,由於沒有向上反映的渠道,或是反映後被主管忽略,這些問題常常被員工視而不見,甚至成為私下聊天的話題。因此,提案活動的目的是讓員工能夠表達改善的建議,並且擴大可以提案的範圍,讓員工願意講出問題,這是實現流體型組織的第一步。

傳統的提案範圍通常限制在自己的工作範圍內,而創新的提案活動則只限定了幾個議題不能討論,其他議題則開放給員工提案,提供其他單位改善的創意。開放提案範圍後有以下好處:

2.提案委員協助導入建設性衝突的處理方法

開放提案範圍後,一些主管擔心可能會出現員工彼此推卸責任、沒有專業知識、催促執行單位進度等問題,甚至引起主管情緒反彈。這些問題需要提案委員們思考解決方法。除了修訂提案規則,提案委員還可以扮演第三方緩衝協調的角色,協助主管和員工用建設性衝突解決問題。

建設性衝突是指在尋找問題解決方案的過程中,各方可以自由表達自己的觀點和建議,以找到更好的解決方法。在提案活動中,提案委員可以引導員工理解建設性衝突的概念,了解相互尊重和尋求共識的重要性。例如,當員工提出建議時,提案委員可以引導員工思考自己的責任範圍和可能的解決方案,並鼓勵員工以開放的態度接受他人的建議,一起尋找最佳解決方案。

此外,提案委員也可以作為溝通的橋樑,協調不同單位之間的合作,導入建設性解決衝突的步驟,幫助解決衝突並增強團隊合作。例如,當單位之間產生矛盾時,提案委員可以主動介入協調,引導雙方採取建設性的解決方法,避免出現負面的情緒反彈和影響組織效率。

最終,提案委員在提案活動中的角色是多元的,除了修訂規則和協調溝通外,更是引導員工了解建設性衝突的概念和重要性,幫助員工採取正面的態度解決問題,增強團隊合作和創新能力。

企業文化觀念與提案活動的功效

張忠謀董事長認為企業文化不是隨著公司成長自然形成的,而是需要由創辦人或執行長制定出來,當成公司行為的典範,主動出擊的準則。

台積電的創新提案活動以建立企業文化為目標,儘管當初活動規則是摸著石頭過河邊做邊修改,但經過廿幾年的實踐,證明提案活動對於企業文化塑立有很大的功效。未來可以分享台積電提案活動在其他企業文化觀念上的運用,讓更多企業了解並借鏡。

透過提案活動,員工可以參與討論、提出創新想法、解決問題,逐漸形成互信互助的企業文化,並且因為活動的開放性,可以拓展員工的視野,讓他們更加關注周遭與公司或客戶相關的問題,更具有問題意識,促進企業的發展與進步。

本篇文章作者

陳伯陽

致力協助企業進行「持續改善活動、營運創新、組織轉型及員工能力培育」等領域,曾參與台積電的全面品質管理系統及持續改善與創新系統。