作者 / 陳伯陽
- 本文探討了問題分析與解決的重要性，並強調確認問題是解決問題的第一步。透過量化現況和目標，以及達成共識等技巧，可以更有效地辨識問題。作者提供實際案例，讓讀者能夠更有意識地進行問題分析和原因探討。
問題就在我們的生活四周！面對問題時，你的第一步應該是什麼？立刻解決？還是先深思一下，檢視它是否真的是個問題？
多年來，作為一名企業管理顧問，教授「問題分析與解決」課程，並在企業內提供問題分析與解決方法論指導，讓我深刻體會到：確認問題的存在與否是人們普遍面臨的挑戰，而且極為重要！許多人在問題分析與解決的過程中，第一步就出現困難。
確認問題是解決問題的關鍵
實際上，辨識「是不是問題」比想像中要簡單，但我們習慣了在遇到問題時立即著手解決。例如：
- 學員A：機器不穩定是問題
- 我：為什麼機器不穩定是問題
- 學員A：因為是機器老舊
- 學員B：因為機器有問題
此時，我會再問：這些答案不是在探討原因嗎？我只想了解問題的本質：為何機器不穩定是問題？經過深思，學員們開始慢慢地討論：對，為何機器不穩定是問題？
再看另一個例子：有企業學員提出：公司人才短缺是問題。我問全班：你們認為這是問題嗎？ 有人認為是，有人不以為然，認為這是問題的人只有少數幾位。同一個團體中竟然有如此大的認知差異，為何呢？
我請大家分組討論，並運用以下兩個方式重新檢視：
- 明確目標與現況，儘量用量化數字描述
- 確保整組達成共識
各組討論後，提出如下結果：組1：2018年人員編制18人，現僅剩9人。 組2：目前編制約為滿編的70%，目標是達到滿編。
再次詢問大家：對公司而言，人才短缺是問題嗎？結果100%的人都一致認同這是問題。
從以上分析中，我們發現重新確認後，竟然100%的人都認同這是問題。關鍵在於大家原本沒有運用量化數字來分析，而是單靠主觀意識或經驗來判斷，這樣的做法有很大風險。
問題是現況與目標間的差距
那麼，什麼是問題呢？ 問題是現況與目標或理想狀態之間的差距。 要正確辨識問題，需要掌握以下四個技巧：
- 現況描述要盡量全面
- 目標的高低決定問題多寡
- 目標的設定要合理
- 問題要達成共識
運用以上四個技巧，辨識「是不是問題」實際上相當簡單。確認問題存在後，才進行問題分析與原因探討，這樣才能避免浪費時間。
因此，在工作中所面對的問題，先思考一下，它真的是問題嗎？在確認問題上多花一些時間，最後你會發現，確認問題並不困難，反而能讓你的工作更具成就感。
正確分辨問題就能提升效率
未來面對問題時，千萬不要立刻著手解決。建議你先深思一下，這究竟是不是問題？
多花一些時間在問題的確認上，避免解決後才發現這原本就不是問題。事前多花一點時間確認問題，可以避免徒勞無功的情況發生。
總之，正確分辨問題對工作效率和成果具有重要意義。面對問題時，先審慎判斷其真實性，以確保解決問題的過程不會白費力氣。這樣，你的工作將更具成就感，也能達到更好的效果。
