不要傻傻地連是不是問題都無法分辨

原來分辨 『 是不是問題 』 沒想像中的簡單!

問題!問題!只要活著就會不斷地遇到問題,或不斷不斷地要解決問題,當你一拿到問題時,你的第一步是什麼?

馬上著手解決問題?

還是好好思考一下,這是不是問題?

平日在企業內教課『問題分析與解決』,或是做問題分析與解決方法論的輔導,這麼多年下來,深深地發現:

原來,確認是不是問題是大家一致的痛!也那麼重要!

有非常非常多的人,在問題分析與解決的第一關就很有問題!!!

原來分辨 『是不是問題』 沒想像中的簡單

原來大家都已經習慣看到問題就急著想要解決

例如:

學員A:機器不穩定是問題
我:為什麼機器不穩定是問題
學員A:因為是機器老舊
學員B:因為機器有問題

這個時候我會再問大家
這些答案是不是大家已經在探討原因了
大家的答案都跳太快了
我只是想回到問題的原點
為什麼機器不穩定是問題

當我講完突然教室一片安靜
然後有些學員才慢慢地討論
對喔!為什麼機器不穩定是問題?

再舉一個例子

以一企業同仁提出的問題為例
公司人才短缺是問題
拿到這個問題後,我問全班學員,你覺得這是問題嗎?
有人認為是問題,有人不認為是問題,認為是問題的稀稀落落只有少數幾位
怎麼會這樣?明明是同一間公司,竟然對同樣的問題卻有如此大的認知差異

我請大家各組再重新就這個問題,運用以下兩個方式再重新看一次

1. 目標是什麼?現況是什麼?盡量有量化的數字
2. 整組討論後有一共識

各組討論後,各自提出他們的討論如下:

  • 第一組的答案
    2018人員編製18人,現況9人
  • 第二組的答案
    目前編制約為滿編的70%,目標是滿編

經過這些討論後,我再重新問大家一次,對公司而言人才短缺是不是問題,盡然100%都一致認同是問題了

以上的分析大家是否有無發現為什麼一開始認為是問題只有少數幾位
重新分析確認後,就有100%都一致認同是問題
這之間的關鍵就是大家沒有量化的數字來分析
都用主觀的意識或經驗來判斷
這是非常危險的

那麼何謂問題呢?

問題就是現況與目標或理想狀態的差距

而這一句話有四個技巧,就是

1. 現況描述要盡量全面
2. 目標的高低決定問題多寡
3. 目標的設定要合理
4. 問題要達成共識

所以任何一個問題只要運用以上的四個技巧,辨識是不是問題其實很簡單

一旦確認是問題,接著做問題分析與原因探討才有意識,時間才不會白白浪費

所以請大家想看看,重新盤點一下你在工作上處理的問題,真的是問題嗎?

多花一點時間在問題的確認上面,最後你會發現,原來確認問題真的不難,而且還可以讓你的工作,會很有成就感。

未來拿到問題時,千萬不要馬上著手解決問題

建議好好思考一下,這是不是問題?

與其在事前多花一點時間在問題的確認上面,也不要解決問題後,才知道這其實不是問題。

【品碩創新 陳伯陽顧問小檔案】

陳顧問為前台積電TQM主管、上市櫃公司人資及財務經理, 十年精實管理推行經驗與TQM練兵法推廣顧問, 十分熟悉提升財務績效、流程效率及員工能力的方法; 更是輔導兩岸企業及醫院提案活動和品管圈活動, 協助建立創新文化厚植企業軟實力。