作者 / 彭建文
- 以一次專案管理訓練實例，探討人工智能（ChatGPT）如何加速專案進程，提高企業推動持續改善文化（PCIT）的效率。
我們的團隊正在協助一家企業打造學習型組織，建立持續改善文化。在每個專案中，我們都會有專案組長，組長是專案能否成功的關鍵角色，因此我們提供「提升專案管理整合能力——組長訓」這門課程，針對專案組長做培訓。
然而，當我們進行一項創新的專案設計活動時，卻發生一件關於ChatGPT的有趣故事，接下來我將與讀者們分享。
用ChatGPT設計失敗團隊的情境
在課程中，我對學員提出了一項挑戰：設計一個失敗團隊的情境故事，並在10分鐘內完成。最終我們會選出幾組，並透過實際演練來了解他們對團隊運作要素的理解。
當我們開始倒數計時時，多數的組別都立刻投入討論。然而，我注意到第二組的學員表現出明顯的困擾，他們似乎無法進入狀況。我便走過去關心他們，並提供我的協助。
其中一位學員表示，他們感到困惑，無法決定如何開始。他們在工作中從未接觸過這種情境設計，因此對此顯得無所適從，他們期望我能提供一些指導。
這時，我讓全班學員停下手邊的工作，並向他們提出一個問題：「有誰聽過近期非常受矚目的ChatGPT聊天機器人？」結果，大約有三分之二的學員有聽過。
接著，我告訴他們：「對於未曾聽過的人，不必擔心，我將介紹如何使用這項工具設計一個失敗的團隊情境故事。因為第二組的學員對此感到困難，所以我將特別允許他們使用ChatGPT來協助設計。」
驚人的是，ChatGPT在不到一分鐘的時間內，就成功地撰寫出三個具體的團隊失敗案例。
ChatGPT創造的失敗案例情境劇
下面的內容就是ChatGPT所創作的情境劇，描述一位領導者如何帶著他的團隊走向困境。ChatGPT首先產出基本的框架：
- ● 場景設定：公司年度重要專案決策會議的前夕，領導者導致團隊走向失敗的故事。
- ● 角色設定：小華（領導者）
- ● 團隊成員：阿明、小強、小美、小明
- ● 場景描述：小華是一家軟體公司的部門主管，負責專案管理和團隊建設。他的團隊包括阿明、小強、小美和小明，他們一起負責開發公司的一個重要產品。公司年度重要專案決策會議即將舉行，小華決定在會議上展示他們的進度和成果，以期獲得高層的認可和資源支持。
接著ChatGPT產出三個導致專案失敗的情境故事：
- 失敗情境1：小華對團隊的進度感到滿意，認為他們已經取得了很大的進展。然而，阿明提醒他，他們還需要解決一些重要的技術問題，否則產品將無法正常運行。小華聽取了阿明的意見，但他忽略了這個問題的嚴重性，認為可以在會議前解決。
- 失敗情境2：在會議上，小華向高層展示了他們的進度和成果，但當高層提問時，他無法回答一些關鍵的問題。此外，一些高層人員提出了技術上的疑慮，認為產品可能存在風險。小華嘗試解釋並辯護，但缺乏具體的證據和解決方案。最終，高層人員決定暫緩項目，並要求小華和他的團隊在未來的幾個月內解決問題後再次提交。
- 失敗情境3：回到辦公室，小華意識到他的失誤，他意識到他沒有傾聽阿明的建議，沒有重視問題的嚴重性，並且沒有充分的準備回答高層人員的問題。他感到羞愧和懊悔，並向團隊成員道歉。
學員們對ChatGPT所產出的內容表現驚愕不已！他們預期要花費10分鐘去設計的故事情境，ChatGPT卻在不到1分鐘內就迅速完成，且其內容品質同樣達到超過60分的標準。
* 延伸閱讀：彭建文的實務觀點：善用AI人工智能，提高企業的培訓效率
人工智能對未來職場的影響
面對這樣的情況，一位學員慨嘆：「天呀，我們的工作崗位可能會被取代了⋯⋯」另一人回應：「或許我們得提前退休了。」還有學員稱讚：「ChatGPT太強大了，人越來越笨是未來的趨勢。」
同時，在教室後方，有一位高階主管正在旁聽。他熱切地與大家分享他近期在企業內部推動ChatGPT的經驗。
就在上週，他已整理了關於ChatGPT的應用，並與公司的高階主管們進行討論。初步的結論是，公司將鼓勵各部門研究如何將ChatGPT應用於各自的工作內容中，因為他們確信競爭對手一定會使用。如果不了解如何運用ChatGPT，公司的競爭力將可能大幅落後。
他再次強調：「我認為ChatGPT的能力確實強大，但與其害怕被取代，不如把它視為工作夥伴，與之建立良好的協作關係。」
總的來說，人工智能如ChatGPT能提升我們的工作效率，強化決策能力，並廣泛應用於各行各業。但同時，我們也需要面對AI帶來的挑戰，如數據隱私和安全問題，以及對社會與道德的可能影響。
因此，我們需要對AI技術進行嚴謹的評估與監管，以確保其不會帶來負面影響。同時，我們也需要學習如何有效利用AI，發揮其最大的潛力，以創造更大的價值並增強企業競爭力。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：產一份文件，人要10分鐘、ChatGPT只要1分鐘⋯人類會被取代嗎？前台積電主管這樣說
