作者 / 彭建文
- 本篇文章介紹了三個方法，幫助團隊減少工作量，解決同事離職卻不補人的問題。這些方法包括成立提升效率專案、小助理支援例行性工作以及尋找更高效率的方式來完成工作。
一位科技業的朋友最近向我抱怨說，由於疫情造成公司訂單減少，而同事也紛紛離職，導致原本部門六人的工作，現在只剩下四人，卻仍需應付同樣的工作量，讓他感到十分苦惱。他向我詢問在企業輔導方面是否遇過此種問題，以及我是如何幫助企業減少工作量的。
我曾經跟他開玩笑說：「一個老闆用兩份薪水請三個人做四個人的工作」，但這種想法通常只是老闆內心的幻想，換了立場可能就換了想法。然而，這個玩笑也讓我想起之前我輔導的一家公司，他們也遇到了類似的問題。
同事離職公司遇缺不補，分配工作好難
我在輔導企業時，該公司有一位學員約我一起吃午餐。我以為他要分享什麼好消息，但實際上他在抱怨公司所面臨的問題：遇缺不補，分配工作相當困難。他解釋道，這是跟景氣循環有關。當景氣好時，公司會努力尋找新人才；然而，當景氣不好時，公司卻不再補充員工，這已經成為了一種常見的管理手段。
他當時在生產製造部門，這個部門共有五位同事，其中一位因為無法適應工作節奏而選擇離開公司。離職同事一半的工作量瞬間落到他的身上，讓他倍感壓力。雖然他的主管承諾要盡快找到新工程師補上這個職缺，減少大家的工作負荷，但在尋找過程中，公司宣布了暫時人力凍結，原因是未來幾季的訂單可能會下滑。
這真是太殘忍了。原本他們還寄望能夠找到新同事補上職缺，沒想到公司政策一改，未來的半年他們都必須接受巨大的工作量，真的會讓人覺得壓力重重。如果公司能夠將遇缺不補的問題解決，減少工作量，員工們一定會更有動力、更加積極工作。
三個方法降低加班頻率，讓團隊更強大
在工作中常常會面臨工作量過大而需要加班的情況，這種惡性循環也讓許多人感到疲憊不堪。以下是三個方法，可以幫助團隊降低工作量，避免加班成為日常。
1. 提升效率專案
當公司面臨缺乏人力的情況時，其他同事的工作量不可避免地會增加。這種情況如果持續下去，很容易造成惡性循環，甚至影響到公司的營運。為了解決這個問題，我建議公司成立一個專門提升工作效率的專案，以減少工作量。
這個專案可以由同仁自己組成，每天花30分鐘開會，找出哪些工作可以再提升、再簡化，大家共同想出一些提高效率的方法。透過專案團隊的運作，同事之間能夠互相支援、討論工作，形成一股共同追求目標的氛圍。這種積極的工作氣氛，能夠提高同事們的工作效率，進而減少工作量。
這個專案可以從最基本的事情做起，例如使用更好的工作方法或工具，或是提供更完整的工作指示，來減少重複的工作或錯誤的發生。同時，可以設計一些簡單的自動化程序或流程，減少同事們手動處理的工作量。
總之，透過這樣的專案，可以讓同事之間更好地合作，共同努力達成公司目標。同時也能夠提高工作效率，讓同事們減少工作量，不再需要天天加班，達成良性循環。
2. 小助理支援例行性工作
在現代職場中，每個人都有一些例行性工作，這些工作經常占用大量的時間和資源，進而影響工作效率。為了減少工作量，許多公司開始尋找新的解決方案。
其中一個解決方案是將這些例行性工作轉化為標準作業，並讓公司內部的小助理或工讀生協助完成。這些小助理或工讀生可以通過培訓和指導，進一步提高其工作效率和準確性。這樣，員工可以專注於更有價值和創造性的工作，從而提高整體效率。
此外，公司還可以尋找更高效的工作方式來完成這些例行性工作。例如，將原本使用Excel製作的報表，改用Power BI來加速報表產出，從而減少時間和人力成本。
如果公司從未考慮過小助理的角色，則可以從另一個角度思考，即招募小助理加入團隊，從而讓工程師和其他高階員工專注於更有價值和關鍵的工作。
若是例行性事務不多，也可以讓多個部門共用小助理的服務，從而在減少工作量的同時，實現資源共享和效率提升。
總之，針對例行性工作，公司應該採取措施來減少工作量，從而提高員工的效率和創造力。透過培訓小助理或工讀生、尋找高效的工作方式，以及將小助理的服務共享給多個部門，都是實現這一目標的有效方法。
3. 整合資源
趁這個時間點，我們可以重新檢視部門的使命，並且以此來檢討每個人的工作內容。透過這樣的方式，我們或許能夠發現一些工作項目並非部門該做的事，並且能夠將這些工作項目轉介回合適的單位執行，以減少工作量。
我們也可以重新安排工作的重要性和緊急性，在人力短缺的情況下，將一些工作順位延後執行，對整個部門也不會有太大的影響。例如，在某次檢視中，我們發現部門正在進行多項專案，但是因為缺乏人力，專案和日常工作被迫擠在同一時間進行，讓人感到喘不過氣。
因此，我建議部門可以跟專案主要負責人協商，看有哪些工作可以重壓交期。在討論的過程中，我們找到了2個專案可以往後延遲3個月。這樣一來，我們就可以空出來的時間來支援其他緊急又重要的工作，達到減少工作量的效果。
除了重要性和緊急性外，我們也需要盤點各項工作所費工時，重新梳理工作流程，討論工作流程最佳化，並且重新組合部門資源，這樣一來，我們就可以騰出更多的時間和餘裕處理工作，同時也能夠減少工作量。
重新檢視工作內容，才有好的調度成果
我與輔導公司的這位學員在午餐時分享了三個如何減少工作量的技巧後，我們才發現整個餐廳都空了，因為我們講得太久了！但這頓午餐讓我印象深刻，因為我的建議對那位同事來說非常有效。
大約兩週後，他來找我時滿臉笑容，告訴我這些技巧幫助他減少工作量，他也比以前更有時間去做其他事情。我感到非常開心，知道我的建議對他有所幫助。
回到文章開頭，在我將這段故事告訴那位科技業的朋友後，他也想嘗試這些技巧，希望能讓他的工作更輕鬆、更有效率。我期待下一次跟他見面時，也能夠看到他滿滿的笑容。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：同事離職，公司卻不補人，怎麼辦？免加班！減少工作量的方法是⋯
