同事離職,公司卻不補人,怎麼辦?免加班!減少工作量的方法是⋯

一個在科技業上班的朋友,最近來跟我抱怨:疫情緣故,公司訂單少了很多。而同事剛好在這段時間轉職、離開公司,原本部門6人,只剩4人,現在遇缺不補,工作還是一樣多,真的有苦難言……

他問我,在企業輔導期間,有沒有遇過這樣的問題?

我是如何協助企業解決此問題的呢?

我跟他開玩笑說:1個老闆,用2份薪水,請3個人,做4個人的工作。

但這有時只是老闆內心的想法,換了位置也可能換了腦袋。

這讓我想起我之前我輔導一家公司,也曾遇過這樣子的問題。

目錄

公司遇缺不補,分配工作好難

當時那個公司有一位同仁,利用我去公司輔導的時候,約我中午吃飯。我以為有什麼好事要分享,原來是他遇到一些問題:公司遇缺不補,分配工作好難。

他說:這都跟景氣循環有關。景氣好的時候,公司拼命找人進來,景氣不好的時候,就是遇缺不補。這幾乎已經成為一個有規律的管理手段。

當時他在生產製造部門,部門同事總共5位,其中1位因不適應工作節奏,選擇離開公司。離職同事一半的工作量,就瞬間落到他身上。

雖然當時主管承諾,要盡速找工程師進來補這個缺,解決大家的工作負荷。但在找人過程中,公司就宣布了暫時人力凍結,原因是未來幾季的訂單可能下滑。

這聽起來簡直太殘忍。原本寄望新同事可以補上職缺,沒想到公司政策一改,未來半年都要接受超大工作量,真的會把人給累死。

不用加班,團隊還能「變更強」!

1. 提升效率專案

少一個人力,其他人的工作量勢必增加。本來不用加班的,現在可能天天加班,確實是一個惡性循環。

我建議他們先成立一個提升工作效率的專案。由同仁自己組成,每天花30分鐘開會,看看哪些工作還可以再提升、再簡化,大家腦力激盪想出一些方法。

利用專案團隊的運作,讓同事互相支援、討論工作,在同事之間形成一股「朝同個目標邁進」的氛圍。工作氣氛活絡,效率會隨之提升。

2. 小助理支援例行性工作

每個人都有一些例行性工作(如每日工作報表),這些工作可以化為標準作業,請公司內部的小助理、工讀生,協助這些工作。

同時,也可以尋找更高效率的方式,來完成工作。例如:原先用Excel製作的報表,也許可以用Power BI取代,加速報表產出。

如果公司從來沒有小助理這樣的角色,則可以從另一種角度思考:招募小助理加入團隊,是不是能讓工程師做更有價值的事?

如果例行性事務沒那麼多,也可以讓多個部門共用小助理。

3. 整合資源

趁這個時間點,重新檢視部門的使命。任一個部門的存在,都有它的使命。

趁此機會,以部門使命重新檢視每個人的工作,也許就會發現,有些工作項目確實值得討論。有些工作確實並非部門該做的事。

當時,這位同仁就說:「其實有兩個工作項目應該是其他部門負責,只是一年前,不知道為什麼,這些工作被轉介過來,變成我們在負責。現在重新想想,這些工作真的不是我們該做的。

是否可以跟其他部門主管協商,趁這個時間點,把這兩個工作轉回合適單位執行?」

屬於部門負責的工作,也可以重新安排重要性、緊急性。在人力短缺的狀況下,有些工作順位可以延後執行,對整個部門也無傷大雅。

舉例來說,我當時發現,這個部門有一些專案在進行。專案工作和日常工作擠在同個時間,已經缺乏人力,還要維持專案品質,真的會讓人喘不過氣。

因此,我建議他們跟專案主要負責人協商,看有沒有哪些工作可以重壓交期。討論過後,果然有2個專案可以往後延3個月。空下來的時間,就可以去支援其他緊急又重要的工作。

除了重要性和緊急性,也需要盤點各項工作所費工時,重新梳理工作流程,花時間討論工作流程最佳化,把多的時間騰出來,重新組合部門資源,就有更多時間和餘裕處理工作。

吃午飯時,我把這3個技巧分享給這位同仁。我們講完之後,才發現整個餐廳只剩我們兩個。也真的是吃太久了!

那是一頓令我印象深刻的中餐。這位同仁,後來帶著我的建議回去執行。過了半個月,他跑來跟我說,成效非常好。我看見他臉上滿滿的笑容,自己也很開心。

我在科技業上班的朋友,聽完這段故事後,決定也去嘗試看看。希望這3個技巧,能夠幫到他,期待下次跟他聊天的時候,能夠看到他滿滿的笑容。

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彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

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