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時間管理能力不足才會常加班?利用「CCB法則」揭開問題的真相

CCB法則,學會找出問題真因!

作者 / 謝文翊

我的一位擔任主管職的朋友,打電話來問:

她:「能不能介紹會上時間管理課程的講師給我?」 介紹當然是沒問題,不過要先了解需求背景,才能幫忙找到適合的講師。

於是我問她:「為什麼你們公司需要上時間管理的課程?」 她回答:「我看了部門員工出缺勤的報表,發現大家這個月都在加班,覺得大家對時間管理的能力不好,所以我想安排課程,要加強同仁時間管理的能力。」

乍聽之下「加強員工時間管理能力」的想法似乎合理,但是仔細想想,問題真的是這樣嗎?

落入直覺式思考盲點陷阱 

當面對問題時,我們很習慣會用自己的經驗、直覺、專業知識做出判斷,認為「一定是因為某某的緣故,才會發生這個問題;所以只要採取某某措施就能解決問題」。

單純的問題也許這樣子就能解決,但如果是比較複雜的問題,很可能會因為先入為主的想法而落入了盲點。

落入盲點會怎樣?沒有看出真正的問題,「無法解決問題」,且問題會一再地發生。

像是這個時間管理的案例,我的朋友憑著多年主管的直覺,直接認定「加班變多」這個問題,要提升員工時間管理能力才能解決。

但是「加班變多」,是真正的問題嗎?有沒有方法可以幫助我們釐清,甚至找到真正的問題?

利用CCB三個提問句,揭開問題真相 

透過三個有邏輯的提問,並且試著回答,就可以幫助我們避開解決問題的盲點,發現問題的本質,找出真正的問題。

第一問:這個問題清楚(Clear)嗎? 

這裡所謂的清楚,是指能夠說明問題的現況跟期待的目標之間的差距,而且是透過數字「量化」的方式來呈現。

第二問:這是表面問題還是核心(Core)問題? 

問題就像一座冰山,我們看見的常常只是浮在水面上的部份。要用批判性思考,提出質疑:所看見的問題真的就是全貌?

第三問:這個問題背後(Behide)要處理的是什麼問題?

如果上一題的答案是表面問題,這時理性與好奇就會進一步引導我們去思考:會是什麼問題造成這個問題?

這個提問法,稱為C.C.B.。

CCB提問句破除「時間管理」思考盲點

在了解CCB提問法的原理之後,就用我朋友「時間管理」的例子做示範,看看我怎樣幫她辨認「員工加班太多」是不是真正的問題。

第一問:這個問題清楚(Clear)嗎? 

首先,我問她:

我:「您認為這個問題的描述清楚嗎?『太多』和『太少』都是主觀感覺的形容詞,您覺得是太多,但我可能不這樣認為,因為雙方沒有共同的衡量標準。我們需要用數據量化的方式來描述,才能做出客觀評估。」

接著我告訴她:

我:「如果問題描述不清,就無法確定它是否真的是問題!」

我:「如果您能夠將問題描述得像這個例子一樣『每月平均加班22小時,而過去半年每月平均加班時數為8小時,因此增加了14小時』,這才算是清晰的問題描述。」

第二問:這是表面問題還是核心(Core)問題? 

我再問她:

我:「妳覺得這是表面問題還是核心問題?」 她想了一兩分鐘,回答我:

她:「我覺得應該是表面問題。因為加班是我看到的狀況,應該是其他的問題,導致要加班。」

我:「不錯,妳已經在用理性態度看問題。根據經驗,通常能看見的問題大都是表面問題。如果妳能看出問題的本質,就能找到真正的問題。」

第三問:這個問題背後(Behide)要處理的是什麼問題?

最後我再問她:

我:「既然這個問題是表面問題,那麼妳思考看看,這個問題背後要處理的是什麼問題?」

她:「員工會加班,可能是工作量太大,無法在正常時間內做完。如果所有的人都做不完,我應該要去看看是不是這個月工作量暴增,還是人力有甚麼問題。」

我:「不錯,這有可能才是妳真正應該要處理的問題。」

像這樣,運用CCB法對自己提問,或是對處理問題的團隊提問,在思考及回答的過程中,不斷接近問題的核心,可以說是解決問題的重要起手式。

對解決問題還有苦惱的你,請務必試試看CCB提問法。只要問三個問題,幫助你避開解決問題的盲點,發現問題的本質,找出真正的問題。

用三個提問句,找到問題背後的問題

圖卡設計 / 潘以柔

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本篇文章作者

謝文翊

資訊領域專家,擁有豐富的專案管理和數據分析經驗,具備微軟MCP認證。也是問題分析與決策國際PJ法講師,致力協助企業學員提升競爭力。