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企業如何打造「持續改善」文化?用台積電創新工具,管理你的公司

企業如何打造持續改善創新的文化

作者 / 彭建文

為何要推行「持續改善」文化?身為台積電的前員工,我曾在生產、製造、品保、業務及處長特助等多個部門工作超過十年。離開台積電後,我協助多家企業並驚覺台積電的管理經驗對於一般企業大有裨益。

因此,我創立了品碩創新管理顧問公司,整合曾在台積電任職的同仁,協助企業打造持續改善及創新的文化。

很多人問我,台積電是如此龐大,它的方法對台灣的中小企業是否適用?

我可以肯定地回答大家:可以。多年來,我協助許多企業成功地複製「持續改善」及創新的DNA,並且確實看到員工的成長及營運數據的反饋。

因此,我重新彙整及優化台積電的持續改善及創新工具,不論企業規模大小,皆可使用。

持續改善對企業的重要性

建立持續改善文化的優點

持續改善對一家公司來說非常重要,它能帶來以下幾點優勢:

  1. 可以營造一個改善的企業文化,促進同仁之間的相互學習和成長。

  2. 鼓勵同仁積極參與持續改善的活動。

  3. 提供系統性的改善技巧,擴大改善效益。

  4. 員工對自己的工作最了解,能針對問題或改善的機會提出可行的解決方案,進而增強成就感並激發潛能。

  5. 形成一個企業的持續改善文化,培養員工共同的觀念和榮譽感。

持續改善的宗旨在於透過訓練和使用各種改善手法和工具來啟發個人潛能;透過團隊力量和專案管理的過程,培養同仁系統性地思考問題的習慣,進而讓他們能夠理解工作的意義和目的。

每個公司在推行持續改善文化時,都應該有一個願景和使命。企業持續改善的願景是要讓同仁成為解決問題的專才,並將持續改善制度轉變為習慣,最終成為國際大廠和業界的標竿。

AxB=C公式建構一流企業

我輔導的一家企業董事長說了一個AxB=C的公式:

當公司規模較小時,重要的是建立公司的硬實力,而持續改善和創新可能不是那麼重要。但是,當公司在市場上站穩腳步並且快速成長時,持續改善和創新就變得至關重要了。

例如,越來越多國際知名公司如AB、DRG、3M等的客戶,會要求企業實行「軟實力持續改善」制度,並要求有具體的作法、制度和規章等要求。

幾乎每一家美國和歐洲的大公司都會要求台灣企業在持續改善方面有具體的作法和規章,而對於中小企業來說,持續改善和創新是關鍵要素,必須努力成長。

持續改善文化CIT是什麼? 

「CIT」是「持續改善團隊」的英文縮寫,其中「C」代表「Continuous」、「I」代表「Improvement」、「T」代表「Team」。

而我所創立的公司品碩創新,則在核心價值上加入了兩個元素,分別是「創新」和「熱情」。從我的觀察來看,企業在實施持續改善時需要有「創新」和「熱情」的支持,才能落地實現。

如何打造持續改善文化

如何推行持續改善文化?關鍵是擁有持續改善與創新的基因。持續改善與創新的基因是指公司每個主管都要求員工不再使用過去的「思維模式和框架(經驗和直覺)」來解決問題。

公司內部必須建立共同的思考分析方法和架構工具,才能擁有全體共通的語言,減少資訊落差,這就是持續改善與創新的基因。如果公司內部、供應商和銷售渠道在溝通層面上使用相同的語言,將大大提高問題處理速度。

這正是軟實力帶來的最大好處!

3個持續改善推行架構

  • 架構一、採用流程管理

採用流程管理,確保組織中每個步驟都經過設計和優化,提高效率和品質。

  • 架構二、建立一套持續解決問題的程序步驟與方法

建立持續解決問題的程序步驟和方法,不斷改善和優化業務流程。

  • 架構三、以客戶和消費者為中心

以客戶和消費者為中心,了解他們的需求和期望,提高滿意度和品牌忠誠度。

藉由以上三點,再加上改善工具和創意工具的培訓,最終讓客戶和消費者完全滿意,這是實行持續改善的重要架構。

6個機制掌握持續改善

持續改善機制優化建議:

  • 機制一:必須建立基礎建設

這代表著建立一個不斷改善的平台和教育訓練制度。

  • 機制二:必須建立持續改善的e化平台

這個e化平台的內容必須包含各個階段的報告審核,以及效益審查和持續改善案例審查系統。

  • 機制三:必須建立專業的輔導員團隊

這些輔導員需要接受進階培訓,並指導他們加入持續改善專案小組。每年還必須安排年度評審實習,以便在公司內部建立評審與輔導員互相協作的優良機制,讓同仁更深入了解持續改善的架構、工具和方法。

  • 機制四:必須提升同仁的能力和技能

簡單來說,這些同仁必須學習一些持續改善的工具,如 8D,以及一些基本的改善工具,如流程圖或魚骨圖等。這些工具的學習重點在於提高同仁的能力和技能。

  • 機制五:必須建立公司持續改善網頁

這個網頁上必須包含專案小組報告和工具的說明,以及持續改善的組織和活動,讓同仁在推動的過程中可以透過這個網頁的資訊進行學習和成長。

  • 機制六:必須定期舉辦公司內部的發表會

每年必須舉辦案例發表會,並建立一些案例發表的機制,讓真正優秀的團隊得到表揚。在發表會過程中,還可以與績效做連結,讓這個發表會成為公司內部選拔優秀同仁的平台,也讓這些優秀的同仁在這個平台上既競爭又合作,進一步激發同仁對持續改善的熱情和創造力。

8個因素落實持續改善

在輔導企業時,我發現每家公司若能持續改善其活動與文化,就有幾個非常關鍵的成功因素,總共有八項:

  1. 公司從上至下要有共同解決問題的語言與工具,並每年持續精進

  2. 全體員工都要參與持續改善活動

  3. 追求專案持續改善的數量與品質

  4. 持續滿足客戶的需求

  5. 指定專人負責推動與控管

  6. 建立持續改善的制度與辦法

  7. 將個人與部門績效掛勾

  8. 每年協助公司節省成本

如果每家公司都能做到以上八項要素,就能形成自己公司獨有的解決問題文化系統圖。藉由公司的價值觀、管理方式,結合8D步驟,可以打造一套持續改善與創新的問題解決系統圖。

過去20至30年,在台灣許多企業紛紛推行「持續改善」的制度,然而,為何這些企業經過多年仍未建立「持續改善」的文化呢?

原因在於這些企業未能掌握關鍵因素,即「持續改善與創新」制度的建立,是為了解決問題。公司內部的員工需要熟悉改善的工具和方法,並在平日養成系統性思維的習慣,使每位員工都具備問題分析和解決的能力。

此外,透過同儕激勵的效果,強化專案管理的能力,鼓勵員工主動承擔促進團隊成功的責任,進而形成不斷追求卓越的組織文化,提升公司整體競爭力。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。