會議管理守則:避免這5種地雷,升遷快的人都這樣提升職場好感度

會議管理

文 / 彭建文

在台積電工作時,有一些會議管理守則非常值得學習。而那些快速升遷的人,都懂得利用這些守則,獲得主管與同儕的掌聲。

1.開會沒效率、開會頻率過高,是許多工作者共有的經驗;會議管理也是許多企業顧問授課的項目。

2.不論是會議參與者、會議主持人,都要注意以下5點:提早15分鐘進會議室、準備會議議程、通知相關決策者參與、充分準備資料、專心參與。

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前不久,聽到很多朋友告訴我,居家辦公開的會議,比在辦公室上班時多很多。不知道大家如何看待「開會」這2個字?

有一家快速成長的企業,發現公司內部開會的頻率過高後,認為公司開會太沒效率,希望我針對「會議管理」議題授課,也希望我分享一些當年在台積電的經驗。

在台積電上班時,我確實看過一些會議管理守則,這些守則慢慢會變成公司開會文化。

我也發現,容易升遷的人,都懂得避開一些禁忌,久而久之,主管就會對這些人產生好印象。

* 延伸閱讀:40分鐘會議,花5倍時間準備!在台積電上班是什麼樣子?我學到了什麼?

1.老闆進會議室了,會議卻不能開始  

假設下午2點開會,主管大概1點58分會進來,如果他進來時,電腦還沒弄好、連線軟體還沒弄好,或者有成員還沒到,這時主管臉色就不一樣了。

因為主管時間非常寶貴,所謂2點開會,就是2點開始,會議所有東西都要準備好,等主管一進來,馬上要開始會議。

所以,2點的會議,會議主持人大概1點45分就會進入會議室準備,當天會用到的所有報告資料都預先打開。

而開會常遲到的同仁,一定會在主管心中留下不好的印象。

2.沒有會議議程,不清楚開會目的

會議開始前,所有與會者都要清楚今天開會的目的。

會議主持人需要在會議之前,向所有與會者報告:這2個小時的會議,會討論什麼?有幾個主題?每個主題大概需要多久時間?

如果會議連議程都沒有,或者實際進行時間沒有照議程控制,整個會議的效率就會大打折扣。

3.相關決策者沒有參與會議

曾經有一次,我在專案會議上報告市場資訊,報告最後,我下了一個結論,並說道:希望處長可以接受這個結論。

結果處長馬上問:這個結論有跟你的主管討論過嗎?你的主管今天有來嗎?他接受這個結論嗎?

會議上需要做很多決定,如果決策者都沒有在會議上,老闆會非常生氣,甚至馬上宣布終止會議。

有時也會直接請同仁打電話,把相關決策者叫進會議室。

當會議出現這種狀況,很顯然,就是會議控制得不當,相關人士可能會因此被列入老闆的黑名單,連翻身都難。

有時也會發生這樣的情況:與會同仁根本不清楚這次會議上會有哪些決策者參加,會議紀錄可能也沒寄給這些人。

這都是會議主持人的責任,舉凡會議目的、與會者名單、相關決策者,會議之前要全部了解,在會議正式開始前做好相關準備。

4.沒有充分準備會議資料,有講等於沒講  

一般來說,有要討論的議題,必須事前準備資料,就算是不熟悉的議題,也要盡力籌備,充分整理、研究資料。

以「在這場會議上結束討論」為目標,否則,討論會不斷往後延,積壓議程,往後的會議會有越來越多懸而未決的事項。導致開會頻率變高、效率下降。

舉一個例子,假設要做競爭者分析,當前市場上有5家競爭者,而你準備的資料只有2家競爭者,這樣的資料量,就很難讓大家在會議上做出決策。

這時,你很可能就需要再去找另外3家的資料,在下一次會議上報告,無法一次到位。

另外,即使資料準備充分,太專業的字眼會對溝通理解造成阻礙,你必須將這些資料轉換成簡單的語言,報告給與會成員聽。

同時減少文字呈現,多用圖表,會讓會議進行得更加順利。

5.與會者都在做自己的事,會議上不提問

相信大家都有過這種經驗:突然被通知要參加某某會議,卻不知道自己為何要進去。於是進入會議後,默默打開自己的電腦,做自己的事,也不會針對會議內容發問。

在會議中,與會者一定要注意:盡量不要做自己的事,要專心聽。與會者的專心態度、對議程內容進行的提問,都是能讓部門主管對你留下好印象的要點。

大家在工作上都非常忙碌,要讓主管時時刻刻留下好印象,最重要的是把握每天接觸的機會,而開會就是一個很好的機會點。

不管你是與會同仁,還是會議主持人,轉變你的開會思維,利用會議好好展現好,避開開會禁忌,你的升遷之路一定不會寂寞。

* 延伸閱讀:你見過剛開會,主管就宣布散會嗎?台積電高效會議3步驟,開有意義的會

【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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