作者 / 彭建文
- 在台積電工作時，有一些會議管理守則非常值得學習。而那些快速升遷的人，都懂得利用這些守則，獲得主管與同儕的掌聲。
前不久，聽到很多朋友告訴我，居家辦公開的會議，比在辦公室上班時多很多。不知道大家如何看待「開會」這2個字？
有一家快速成長的企業，發現公司內部開會的頻率過高後，認為公司開會太沒效率，希望我針對「會議管理」議題授課，也希望我分享一些當年在台積電的經驗。
在台積電上班時，我確實看過一些會議管理守則，這些守則慢慢會變成公司開會文化。
我也發現，容易升遷的人，都懂得避開一些禁忌，久而久之，主管就會對這些人產生好印象。
1.老闆進會議室了，會議卻不能開始
假設下午2點開會，主管大概1點58分會進來，如果他進來時，電腦還沒弄好、連線軟體還沒弄好，或者有成員還沒到，這時主管臉色就不一樣了。
因為主管時間非常寶貴，所謂2點開會，就是2點開始，會議所有東西都要準備好，等主管一進來，馬上要開始會議。
所以，2點的會議，會議主持人大概1點45分就會進入會議室準備，當天會用到的所有報告資料都預先打開。
而開會常遲到的同仁，一定會在主管心中留下不好的印象。
2.沒有會議議程，不清楚開會目的
會議開始前，所有與會者都要清楚今天開會的目的。
會議主持人需要在會議之前，向所有與會者報告：這2個小時的會議，會討論什麼？有幾個主題？每個主題大概需要多久時間？
如果會議連議程都沒有，或者實際進行時間沒有照議程控制，整個會議的效率就會大打折扣。
3.相關決策者沒有參與會議
曾經有一次，我在專案會議上報告市場資訊，報告最後，我下了一個結論，並說道
- 我：「希望處長可以接受這個結論。」
結果處長馬上問，
- 處長：「這個結論有跟你的主管討論過嗎？你的主管今天有來嗎？他接受這個結論嗎？」
會議上需要做很多決定，如果決策者都沒有在會議上，老闆會非常生氣，甚至馬上宣布終止會議。
有時也會直接請同仁打電話，把相關決策者叫進會議室。
當會議出現這種狀況，很顯然，就是會議控制得不當，相關人士可能會因此被列入老闆的黑名單，連翻身都難。
有時也會發生這樣的情況：與會同仁根本不清楚這次會議上會有哪些決策者參加，會議紀錄可能也沒寄給這些人。
這都是會議主持人的責任，舉凡會議目的、與會者名單、相關決策者，會議之前要全部了解，在會議正式開始前做好相關準備。
4.沒有充分準備會議資料，有講等於沒講
一般來說，有要討論的議題，必須事前準備資料，就算是不熟悉的議題，也要盡力籌備，充分整理、研究資料。
以「在這場會議上結束討論」為目標，否則，討論會不斷往後延，積壓議程，往後的會議會有越來越多懸而未決的事項。導致開會頻率變高、效率下降。
舉一個例子，假設要做競爭者分析，當前市場上有5家競爭者，而你準備的資料只有2家競爭者，這樣的資料量，就很難讓大家在會議上做出決策。
這時，你很可能就需要再去找另外3家的資料，在下一次會議上報告，無法一次到位。
另外，即使資料準備充分，太專業的字眼會對溝通理解造成阻礙，你必須將這些資料轉換成簡單的語言，報告給與會成員聽。
同時減少文字呈現，多用圖表，會讓會議進行得更加順利。
5.與會者都在做自己的事，會議上不提問
相信大家都有過這種經驗：突然被通知要參加某某會議，卻不知道自己為何要進去。於是進入會議後，默默打開自己的電腦，做自己的事，也不會針對會議內容發問。
在會議中，與會者一定要注意：盡量不要做自己的事，要專心聽。與會者的專心態度、對議程內容進行的提問，都是能讓部門主管對你留下好印象的要點。
大家在工作上都非常忙碌，要讓主管時時刻刻留下好印象，最重要的是把握每天接觸的機會，而開會就是一個很好的機會點。
不管你是與會同仁，還是會議主持人，轉變你的開會思維，利用會議好好展現好，避開開會禁忌，你的升遷之路一定不會寂寞。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：台積電10年主管：升遷速度快的人⋯開會時，不會做這5件事
