40分鐘會議,花5倍時間準備!在台積電上班是什麼樣子?我學到了什麼?

台積電會議

每天的生產製造會議,訓練了我的資料蒐集能力、資料分析能力、提問能力、簡報能力、回應能力、邏輯力,這些日常逼著每位台積人學會快速解決問題。

1.我進台積電的第一份工作,是在光罩部門做生產管理;工作職責之一,就是主持每天早上的生產製造會議。

2.每天早上10點整,歷時40分鐘的生產製造會議,我通常會從6點30分開始準備。

3.生產製造會議就像是打仗,會有非常多主管列席參與;若無法即時回覆主管提問,就像戰場中槍,會血流成河。

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這一陣子跟幾位好友聊天,聊著聊著,就聊到當年我在台積電的工作,我分享了一些例行工作事項,沒想到大家都聽得津津有味。

現在回想起來,真的是一份難忘的工作學習旅程;在此,也跟大家分享我在台積電的一天。

我在台積電的第一份工作是生產管理;所謂生產管理,就是管控工廠產品,讓產品如質如期出貨。

當年我是隸屬於光照部門,在部門內從事生產管理工作,據說當年的主管很堅持不讓光罩外包,因為要保持技術領先,光罩會是一個很關鍵的技術障礙;事後證明,這個決策非常關鍵且正確。

當時我住在台北木柵,每天大概6點10分起床,6點30分開上高速公路,我就開始上班了。

開車過程中,我會打電話給大夜班課長,了解昨晚的出貨狀況,一邊開車,一邊思考今天的生產製造會議要如何報告。

想著想著,不知不覺就開進公司的停車場;公司停車場蠻大,共有7層樓,7點30分到達公司時,停車場通常都已半滿,要直接停到5樓,雖然表定上班時間是8點30分,但有更多人早早就來公司了。

進辦公室前,我習慣先去1樓吸煙室抽根煙,讓心情舒緩一下;在吸煙室,常會遇到別部門的同仁,大家會閒聊公司的產能狀況,聊聊公司股票(公司說不能聊,但是不聊,工作會很沒樂趣)。

然後大家互相打氣,希望今天一切順利。

上午7點35分:開始準備會議

大概7點35分左右,我會進到座位,開始啟動工作的一天;由於早上9點要開生產製造會議,所以這時我會開始做「每日生產報表」(Daily Production Report),當時大部分的生產製造資料都已經上系統,只要到生產管理報表的網頁,就可以查看所有出貨、機台與生產狀況。

每個機台的產能利用率、生產線各製造站點的產品數量,報表上都一目瞭然。

不過,系統產生的報表只有數字,沒有原因;如果前一天有個產品出貨5片,但目標訂6片,系統沒辦法告訴你出貨少1片的原因;這時,我就要趕快跟夜班的製造課長確認。

起先我們是用電話溝通,後來發現口頭講述既不清楚、又沒效率,於是改用新的作業方式:製造課長早上7點20分下班前,要做一份「夜晚生產報表」,寄給所有生產製造同仁。

如此一來,我們就可以透過「夜晚生產報表」查找需要資訊,觀察出昨晚出貨狀況與機台狀況。

蒐集這些資訊,主要是為了準備9點的會議;會議上,部門經理通常會提出很多問題,我們要有辦法回答。

而這許多問題,雖然難答,但不是刻意刁難,而是要從「數字的邏輯」不斷挑戰我們;因為這個9點生產製造會議,其實是10點另一場「主要」生產製造會議的前置準備。

上午10點整:每日生產製造會議

早上10點整,真正的生產製造會議開始。

這場會議,會有非常多主管共同參加,如果無法如期回答問題,現場會很難堪;正是因為這樣,部門主管才會要求我們,9點先開個小型會議,模擬大主管的提問,針對這些預想的問題,做更多的資料準備。

也因如此,我們和部經理之間,培養出非常好的革命情感。

每日的生產製造會議,哪些部門主管要來參加呢?除了生產、製造、工程、設備與品保主管,資訊科技部門的主管也要列席參加。

為什麼IT部門的主管要參加?因為生產資訊跟IT息息相關,若當天生產狀況跟IT有關,IT主管就必須馬上說明。

這場例會,所有相關部門主管都要參與,這不僅能讓各單位主管都了解生產狀況,當生產遇到狀況時,也可以高效解決。

當時我雖然只是一個工程師,但只要是部門的生產管理同仁,就要負責擔任生產製造會議的主持人;你可以想像那個場面嗎?一個年輕的工程師,要將生產製造報表,報吿給所有與會主管…那是一件多有壓力的事。

* 延伸閱讀:工程師可以做一輩子嗎? 了解機會與威脅,3個核心建議

記得有一次,大主管覺得不良率的數字怪怪的,要我解釋說明;但我給出的解釋可能不是很易懂,也或許他認為我的回答根本無法解釋問題,他接著就說:「建文啊!上班要記得帶頭腦來,不要有時候都邏輯不對。」

上午10點40分:會議結束,準備解釋報告

被罵完就結束了嗎?不是的,會議結束後你還是要回去查:為什麼這個數字怪怪的?事後再寫一份解釋報告,在當天下班前寄給所有主管。

當時我們的原則,就是會議上所有問題,必須今日事、今日畢,越早寄出報告,主管對你的印象越好。

每日生產製造會議,原則上10:40左右就會結束;會議結束後,我通常不會馬上回辦公室,而是衝去吸煙室,不管如何先抽煙再說。

連續開了2個生產製造會議,就像在打仗一樣,精神很緊繃,哪天在會議上「中槍」了,就是血流成河。

這時我會拉一兩個同事一起去抽煙,在抽煙過程中,往往聊到:其實今天生產報告中的某個數字,我本來想故意隱藏起來,大老闆卻還是有辦法看出一些問題,真的太厲害了。

在吸煙室時,我會試著轉換心情:老闆罵你,代表你還有學習的空間,不然他連罵你都不想,因為那是在浪費他的力氣。

有時快速轉換心情,對於接下來的工作確實幫助蠻大,如果沒有這樣催眠自己,在台積電是很難生存的。

每天的生產製造會議,訓練了我的資料蒐集能力、資料分析能力、提問能力、簡報能力、回應能力、邏輯力;而這些日常,也逼著每一位台積人快速解決問題。

* 延伸閱讀:超過2秒回答,就像沒準備、搞不清狀況..我在台積電超過十年訓練的「秒答學」

另外,中午在公司吃飯也是一個很不一樣的體驗。

到底公司餐廳有哪些有趣的事呢?下一篇文章再跟大家繼續分享,我在台積電的一天。

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【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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