作者 / 彭建文
- 會議是需要被管理跟領導的，本文提到的PFI 3個步驟，每個步驟都非常重要，其中最核心的步驟就是完整的會議規劃，完整的會議規劃是高效開會領導重要的一環。
年底了，大家是不是有非常多會議要開呢？我們幾乎每天都在開會，但我們開的每一場會，卻不一定都有效率。之前在台積電時，曾有客戶來要求產品降價。
這個任務被派了下來，副總要我們去研究：要不要降價？如果不降價，理由是什麼？如果要降價，降幅要多少？他要我們搜集分析一下資料，找時間向他報告。
我們馬上開始著手研究、分析資料，並跟副總約了一個時間開會。
- 沒想到，會議才開始，副總就問：「今天的會議是訊息分享還是要我做決定？」見我們愣著，他補充了一句：「如果是訊息分享，那會議就不用開了，你們回去寫email給我就好。」
哇⋯⋯會議才開始，就散會了。當時的我很震撼，但副總的意思其實很簡單：開會要先確定目的。
如果這個會議是為了讓他做決定，他會坐下來好好聽我們分析，但如果是單純的訊息分享，那寄信知會即可。
企業會議很多，會議痛點同樣很多，包括：議題過多、時程掌控不佳、會議議程冗長、討論時問題太過發散、無法產出具體結論、沒有提早準備會議資料、與會者無法事前掌握狀況、大家各拿筆電做自己的事，甚至會議上一片沈默，會後問題卻變得很多。林林總總，似乎沒有一個系統性方法可以解決。
上週四，我受邀到「商周百大顧問」，跟一大群企業主管分享台積電的開會領導方法，其中，高效開會3步驟「PFI」方法得到許多迴響。今天這篇文章，也分享給各位。
高效開會3步驟「PFI」
高效開會3步驟，簡稱PFI，以會議前、中、後的場景區隔，將各階段最重要的事標明清楚。PFI由以下3個步驟組成：
- Prepare，會議前準備：會議即戰場、有準備不吃虧。
- Focus，會議中聚焦：不囉嗦、講重點，避開「簡報地雷」。
- Implement，會議後執行：追蹤、執行會議結論。
P（Prepare）
開一場會，有很多東西要準備，比如會議目的、與會者挑選、會議時間，會議角色規劃也很重要，例如：誰是這一次會議的負責人？誰要當紀錄？時間誰控管？討論超時，要做哪些事情？這些都是會議前應該準備的。
之前在台積電上班時，公司有所謂的會議十大準則，目的就是希望大家開會時能夠遵守這些原則，久而久之，就會變成是公司的會議文化。
F（Focus）
會議進行時，每個主題都要有限定時間，必須在時間內完成，同時預留QA時間。議程進行時，時間的掌控務必精準，聚焦在簡報的重點。
所謂聚焦，也不只是時間控制，呈現內容的精準度同樣重要。
老闆們有許多在意的簡報地雷，例如簡報動畫過多、開頭鋪陳過長（容易讓人失去耐心）、簡報文字和資料邏輯梳理不順。
尤其是沒弄懂的資料，真的不要為了讓版面豐富、貿然放進簡報，這會讓你更容易被老闆問倒，不只弄巧成拙，還會拖長會議時間。
I（Implement）
- 任何後續待辦都有負責人跟完成時間
- 要有負責人，追蹤所有會議結論
- 下一次開會前，確保前一次會議的待辦都有完成
- 若有些待辦事項需要長時間完成，必須把這些工作細分為每週可完成進度
- 待辦執行的過程中，遇到任何問題都要隨時回報
會議後的追蹤、執行，很容易被忽略。但這個步驟如果沒有做得很確實，下一次開會就是災難的開始，無效會議越來越多，成為惡性循環。
這幾年，我們在培訓跟輔導的過程中，也運用PFI方法協助許多公司提升會議效率。
以下是某一間公司開會的場景：早上10點開會，9點50分當天相關要報告的人全部入座，會議的負責人一一確認每位主講者的檔案、報告時間，並確認與會者的角色與分工。
9點59分，主管進到會議室，10點準時開會，開會過程如有任何離題，主持人會再拉回並控制時間。
會議結束前10分鐘，確認今天的結論以及待辦哪些人要做，哪些事何時完成，相關的同仁都要承諾與畫押。
會議是需要被管理跟領導的，本文提到的PFI 3個步驟，每個步驟都非常重要，其中最核心的步驟就是完整的會議規劃，完整的會議規劃是高效開會領導重要的一環。
祝福大家在新的一年，可以開始採用PFI 3步驟，實現高效會議。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：會議才開始，就被打斷、宣布散會？台積電的3個開會方針
