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你見過剛開會,主管就宣布散會嗎?3步驟掌握台積電高效會議方法

台積電主管如何精簡開會流程

作者 / 彭建文

年底了,大家是不是有非常多會議要開呢?我們幾乎每天都在開會,但我們開的每一場會,卻不一定都有效率。之前在台積電時,曾有客戶來要求產品降價。

這個任務被派了下來,副總要我們去研究:要不要降價?如果不降價,理由是什麼?如果要降價,降幅要多少?他要我們搜集分析一下資料,找時間向他報告。

我們馬上開始著手研究、分析資料,並跟副總約了一個時間開會。

哇⋯⋯會議才開始,就散會了。當時的我很震撼,但副總的意思其實很簡單:開會要先確定目的。

如果這個會議是為了讓他做決定,他會坐下來好好聽我們分析,但如果是單純的訊息分享,那寄信知會即可。

企業會議很多,會議痛點同樣很多,包括:議題過多、時程掌控不佳、會議議程冗長、討論時問題太過發散、無法產出具體結論、沒有提早準備會議資料、與會者無法事前掌握狀況、大家各拿筆電做自己的事,甚至會議上一片沈默,會後問題卻變得很多。林林總總,似乎沒有一個系統性方法可以解決。

上週四,我受邀到「商周百大顧問」,跟一大群企業主管分享台積電的開會領導方法,其中,高效開會3步驟「PFI」方法得到許多迴響。今天這篇文章,也分享給各位。

高效開會3步驟「PFI」

高效開會3步驟,簡稱PFI,以會議前、中、後的場景區隔,將各階段最重要的事標明清楚。PFI由以下3個步驟組成:

P(Prepare)

開一場會,有很多東西要準備,比如會議目的、與會者挑選、會議時間,會議角色規劃也很重要,例如:誰是這一次會議的負責人?誰要當紀錄?時間誰控管?討論超時,要做哪些事情?這些都是會議前應該準備的。

之前在台積電上班時,公司有所謂的會議十大準則,目的就是希望大家開會時能夠遵守這些原則,久而久之,就會變成是公司的會議文化。

F(Focus)

會議進行時,每個主題都要有限定時間,必須在時間內完成,同時預留QA時間。議程進行時,時間的掌控務必精準,聚焦在簡報的重點。

所謂聚焦,也不只是時間控制,呈現內容的精準度同樣重要。

老闆們有許多在意的簡報地雷,例如簡報動畫過多、開頭鋪陳過長(容易讓人失去耐心)、簡報文字和資料邏輯梳理不順。

尤其是沒弄懂的資料,真的不要為了讓版面豐富、貿然放進簡報,這會讓你更容易被老闆問倒,不只弄巧成拙,還會拖長會議時間。

I(Implement) 

會議後的追蹤、執行,很容易被忽略。但這個步驟如果沒有做得很確實,下一次開會就是災難的開始,無效會議越來越多,成為惡性循環。

這幾年,我們在培訓跟輔導的過程中,也運用PFI方法協助許多公司提升會議效率。

以下是某一間公司開會的場景:早上10點開會,9點50分當天相關要報告的人全部入座,會議的負責人一一確認每位主講者的檔案、報告時間,並確認與會者的角色與分工。

9點59分,主管進到會議室,10點準時開會,開會過程如有任何離題,主持人會再拉回並控制時間。

會議結束前10分鐘,確認今天的結論以及待辦哪些人要做,哪些事何時完成,相關的同仁都要承諾與畫押。

會議是需要被管理跟領導的,本文提到的PFI 3個步驟,每個步驟都非常重要,其中最核心的步驟就是完整的會議規劃,完整的會議規劃是高效開會領導重要的一環。

祝福大家在新的一年,可以開始採用PFI 3步驟,實現高效會議。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:會議才開始,就被打斷、宣布散會?台積電的3個開會方針