跨部門溝通問題,因為利益衝突常常吵架?4個方法幫你快速化解僵局

彭建文-跨部門溝通4個技巧

我在企業授課常見一個情景:跨部門溝通會議上,同仁都說:OK、好的、沒問題、沒意見…然後出了會議室,天哪!大家都在私底下抱怨。

不知道這個場景你是否很熟悉?在此分享兩個跨部門溝通的小故事。

1.跨部門溝通問題,不只存在於利益相衝的部門間,對彼此工作了解不多,甚至不相往來的情況,也屬於這個範疇。

2.新品進入試產階段,卻出現80%不良率,製造部與研發部在會議上大吵;總經理自認找到了市場需求,與研發主管開會後,才發現這個「產品」,公司根本做不出來。

3.本文針對跨部門溝通問題,提出4點解方:從組織設計著手、部門主管不定期輪調、增加跨部門專案、平時累積陰德值。

目錄

產品不良率超高,是誰的鍋? 

某公司的研發部門,常需要研發新產品增加營收。

一次,新品開發出來後,研發主管非常得意,這個產品能做出來並不容易,他們預測客戶的需求肯定很大。

這個新品緊接著進入小量試做階段,這時,製造部門卻發現產品不良率高達80%,等於做5個產品,就有4個不合格。

製造部主管因此約了相關部門主管來開會,會議上,製造部主管對著研發主管大罵:「天吶!你們怎麼設計的啊?怎麼生產出來的產品良率只有20%?」

研發主管回:「這不是我們的問題,我們研發有做測試,產品品質沒有問題,應該是你們製造的問題,會不會是你們的製程參數都設錯?」

兩位主管各執一詞,就在會議上吵起來了。

公司總經理,竟搞不清楚自家產品? 

某公司的總經理是業務出身,因此很喜歡在一線接觸市場、聆聽客戶的聲音。有一次,他看到一個很棒的市場需求,總經理心想:只要公司能夠把產品做出來,訂單一定會很多。

於是總經理把這個市場訊息帶回公司,跟研發主管約了一天,興奮地跟他討論這件事。

沒想到研發主管臉上卻沒一絲笑容:「總經理,你不知道這種東西,我們公司做不出來嗎?我在公司做了20幾年研發,這個我們真沒辦法,公司的研發能量就是這樣。」

總經理聽完一頭霧水,明明訂單就等在那了,為什麼大家都不嘗試呢?

跨部門溝通歧異,4方法化解 

這兩個事件,都屬於跨部門溝通問題,每家公司都會發生,只是實際狀況各有不同。

我之前在台積電時,曾學過一些跨部門溝通的技巧。

這幾年在輔導企業過程中,也運用這些技巧解決不少企業問題,以下分享給大家:

1. 從組織設計著手

有時候,部門之間的利益會彼此衝突,導致各部門為各自的利益爭論不休,無法著眼於整個組織的利益,從宏觀角度溝通、決策。

這時,企業經營者可以思考,或許可以從組織設計方面著手。

舉例來說,A部門與B部門常為事吵架,溝通效率非常不好。

這時候就可以思考:這兩個部門的任務相關性有多大?能否合併成一個部門?若是兩個單位合併為一個部門,他們所關切的問題,就會是整個部門的問題,這會激勵同仁想辦法去解決。

2. 部門主管不定期論調

主管在同個部門太久,容易失去換位思考的能力,無法理解其他部門,也難以抱持同理心看待其他部門的痛苦。

不定期論調管理職,就能解決這個狀況。

例如:品保主管跟業務主管,常起爭執,那就把業務主管調到品保當主管,然後把品保主管調到業務部門,藉由適度的工作輪調,讓每位主管在跨部門溝通時,更有同理心,也更能理解其他部門的狀況。

* 延伸閱讀:提案不再被打槍!3招「說服力技巧」建立信任感,讓主管安心聽你的

這樣,部門之間溝通協調時,就能更加順暢。

3.增加跨部門專案

曾經遇過一家公司,跨部門的溝通機會很少很少,各部門常是單打獨鬥,例行工作往往只要把自己的工作做完就好。

就算真的遇到跨部門問題,他們也習慣忽略,裝作不知道。

跨部門溝通並不容易,但碰上問題,卻根本不想去溝通,這樣的狀況更棘手。針對這類情況,可以增加一些跨部門專案,強迫同仁在專案過程中認識其他部門的同仁,了解其他部門的工作跟性質。

* 延伸閱讀:利用「層別法」化解溝通障礙,台積電主管教你最有邏輯的工作溝通法!

久而久之,組織內的跨部門交流,就會越來越順場。

4. 平時累積陰德值

說完上述三點,若是一般基層員工,無法影響公司組織配置,你也可以試試這一點:累積陰德值。

平時如果有其他部門同仁,來請求你幫個小忙,就算你跟他沒什麼交情,我也會建議:只要時間許可,就去幫吧!

這些小小的善緣,會累加你的陰德值。某天換你需要對方部門協助的時候,跨部門溝通一定會更加順暢。

除了上面的技巧,軟性活動也有助於增進跨部門溝通,像是烤肉活動、球類競賽、單車活動,這些活動的目的,就是要讓部門與部門之間,更加意識到彼此是一個團隊。

當團隊意識建立之後,未來在工作上遇到跨部門問題,同仁比較能以「夥伴」、「團對」角度集思廣益,替組織達成更大的效益。

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彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

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