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利用「層別法」化解溝通障礙,台積電主管教你邏輯工作溝通法!

利用「層別法」化解溝通障礙

作者 / 彭建文

專業,需要簡化程序

以前我在工作的時候,常常要上公司指定的課程,有些是公司人資安排的專業課程,請外部講師來授課,有些則是邀請內部主管,上一些管理、領導的課程。

當時有一位主管,替我們上了基層主管管理課。當時在課堂上,我感覺自己很能意會、都聽得懂,但當我回到工作崗位,要開始實作時,卻發現「聽懂」和「實踐」根本是兩回事。

離開公司後,我成為一位職業的企訓講師,每年我都會安排一些進修課程,讓自己持續學習。有一年,我去參加一堂公開課,當時聽完課程,我內心非常沮喪,因為我聽不懂。

這堂課的老師非常專業,但他傳遞的知識,在我這些初次接觸該領域的人聽來,真的是鴨子聽雷。

當時我就在課堂上舉手發問,老師回答:這些東西聽一次,當然不會懂,你多應用幾次,就會慢慢了解。但我心想,課堂上就聽不懂了,我回去怎麼用呢?

教學,需要邏輯架構

這兩個小故事,就是所謂的學習障礙。如果一開始接觸了一門專業,就讓學習者感到困難,久而久之,就會對這門專業失去學習的熱情。

這就好比國中生學數學,如果老師教得艱深專業,學生難以理解,久而久之就會對數學失去興趣,等到了考試時,想當然,他的成績會慘不忍睹。

但假設他換了一位新的數學老師,教學方式改變,讓他聽懂上課內容,這位同學的成績就會愈來愈好。

所謂專業,就是要簡化程序,讓所有人都聽懂。一個專業的老師,需要的不是聰明的頭腦,而是一套能拆解、簡化的「系統性技術方法」。

介紹一套工作方法,你會怎麼說?

接著我用一個案例來說明這套方法,在學習問題分析與解決的工具中,有一個方法叫做「層別法」。

層別法是一種分層別類的過程,它能將資料根據某個標準或變數加以分類、分析,需要結合直條圖、圓餅圖呈現。

我相信上面的敘述,大家可能都看得懂,但是回到工作崗位上,卻不一定知道該如何運用這個方法去解決問題。

接下來,我們來用拆解簡化的系統性技術方法,說明「層別法」的功用。我把層別法分為5大步驟。

步驟1:你的問題是什麼?

我想知道我每個月開銷都花在哪裡?

步驟2:從問題尋找分析資料

分析過去6個月開銷資料。

步驟3:針對分析資料做分類

開銷資料的分類,依序為:食、衣、住、行、育、樂。

步驟4:從分類中找資料,透過圓餅圖或直條圖來呈現

每月開銷平均6萬,食、衣、住、行、育、樂分別為5千、2萬5千,5千、5千、5千、 1萬5千。

我們就可以依據這些資料畫成圓餅圖或直條圖,來看出各個類別分別占開銷的比例。

步驟5:從圖形寫出結論

從步驟4我們可以有兩個結論,分別為:

用層別法化解溝通障礙小結

上面的5個步驟,就是用知識拆解的系統性方法,將一個任務拆解成多個步驟,每個步驟只做一件事。

很多專業工作者、經理人,對某些工作上的概念已是信手拈來,理所當然,因此他會照著自己的邏輯去教學,但別人不見得能聽懂。

而知識的拆解,不只能讓對方意會,還能讓對方照著你拆解的方式快速解決問題。作為教學者,這也是一件很有成就感的事。

卓越的人能夠拉開一般人的差距,不在於他們的學歷,而在於拆解、簡化知識的能力。這套系統性的技術方法,分享給大家。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:給了清楚流程,對方卻「有聽沒懂」…專業,為何成為溝通障礙