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職場提案必學的3個說服力技巧,不論哪個主管都能接受你的提案!

提案說服力技巧三妙招

作者 / 彭建文

我有個新朋友叫Kevin,他跟我分享他之前工作的困難:他認為自己的提案很好,但老闆卻不接受,也不支持,讓他感到無助。

這讓我想起,我們公司曾經去提案的情況,那家企業需要培養關鍵人才,我們就依據這個需求做了計畫書,當天有幾位高層主管來聽提案,他們都會對我們的方案有所質疑。

我當時想,要讓他們買單這份顧問方案,我就要用一些說服力技巧,像是換位思考,從他們的角度出發,設計符合他們需求的方法。這樣做,成功率才會增加。

其實向客戶提案或向老闆提案,都是一回事。就算是不接觸客戶的工作,也會遇到需要提案的場合。提案能力,就是一種重要的說服力技巧,是職場人士必須學習的。

以下是我習慣使用的三個說服力技巧:

一、 經營關係

平時我努力經營與主管的關係,這讓我更加了解主管的喜好,明白他所看重的重點,甚至逐漸掌握主管的思路。掌握說服力技巧對於與主管的關係經營十分重要。

當我清楚主管的決策風格與喜好之後,隨著時間的推移,在與我共事的過程中,主管便會更加信任我。有事情需要交辦時,他也會第一個想到我。

記得我當年在台積電工作時,我們進行了一次DiSC人格測評。運用說服力技巧來與不同類型的人溝通,是這種測評的一個重要目的。

DiSC測評是企業廣泛使用的一種人格測驗,旨在檢查、評估並幫助人們改善他們的行為方式、人際關係、工作表現、團隊合作以及領導風格等。

DiSC測評主要從以下4個主要維度特質對個體進行描述:

支配性(D)

一般描述:愛冒險的、有競爭力的、大膽的、節奏快、果斷的、比較沒有耐心。

影響性(I)

一般描述:重視人之間的感情,有魅力的、自信的、熱情的、鼓舞人心的、樂觀的、受歡迎的、好交際的、可信賴的。

穩定性(S)

一般描述:友善的、親切的、好的傾聽者、有耐心的、放鬆的、熱誠的、穩定的

服從性(C)

一般描述:準確的、有分析力的、謹慎的、謙恭的、善於發現事實、高標準、成熟的、要求高品質、嚴謹的。

我之前在台積電的主管,他們的人格測評結果大多偏向D或C類型。在與這些主管提案時,運用說服力技巧尤為重要。

如果要向D型主管提案,我必須非常清楚地知道,一開始就要切入重點。他們沒有耐心,重視結果與效益,不怕衝突,也不太在意他人的感受。所以,他們甚至可能在會議剛開始時就直接說:「照你們這樣準備,這個會議沒有開的必要,回去重做!散會!」與D型主管共事及開會時,我經常需要處於備戰狀態。

而如果我的主管是C型,我就需要用心分析:提案的每一個優點、缺點、效益是什麼?潛在的風險是什麼?程序規範與流程如何?我必須將這些方面拆解得徹底、完整,因為這些都是C型主管會關心的重點。在這種情況下,運用說服力技巧將有助於我成功地向主管提案。

二、提案簡報,要讓所有人聽懂

最近我協助一家公司舉辦工作坊,其中一組成員在發表時,雖然擁有豐富的資料,但簡報的邏輯卻沒有被充分梳理。當該組成員結束發表後,台下的主管直接表示:「你的資料很好,但我聽了15分鐘,還是不知道你在講什麼。」

我們需要了解,為什麼有些人的簡報能夠讓所有人都聽懂,有些人的簡報卻讓人聽了卻不懂。其實,差異在於整個簡報呈現的邏輯和結構。

透過以下5個說服力技巧,我們可以調整簡報的邏輯和結構:

文字與顏色,要人看得清楚且舒服

我常常看到一些簡報,字體和圖片都很小,或者顏色配得很怪,簡報是黑的,文字也是黑的,完全看不出來。這樣的簡報,讓我覺得:好像是講者自己做給自己看的,不是要給聽眾看的。這樣的簡報,沒有說服力技巧

先講結論,再提論述

在簡報中,如果一開始就花費10分鐘做鋪陳,然後才進入結論,這會很考驗主管的耐性。特別是當遇到D型主管時,很可能會直接被打斷。

因此,我建議在簡報過程中,應該先提出結論,再講述相關的論述,同時兼顧兩者之間的邏輯。這是一種非常有效的說服力技巧。

邏輯、脈絡要清晰

對於邏輯推導不熟練的人來說,我有一個提案簡報的主架構可以供參考,它被稱為PSR架構,分為3點:問題是什麼(Problem)?你的解決方案是什麼(Solution)?為什麼解決方案可行,你的合理性在哪裡(Reasonable)?透過這個架構,可以讓你的簡報更有說服力。

資料來源要有公信力

在提案報告中,我們通常會參考許多來自網路的資料。然而,由於網路上的資料繁雜且眾多,因此在提案時,我們必須要選擇來自極具公信力的機構所提供的資料。同時,為了讓提案更具說服力,我們也應盡量採用最新的第一手資料。

簡報時,要看著主管與同仁

我發現有許多人在簡報時都會背對觀眾,眼睛盯著投影幕,這其實是不好的習慣。這代表你對簡報內容不夠熟悉,或者是對簡報本身沒有足夠的重視。

如果你想要在簡報中展現自信,最好的方式就是把簡報內容背起來,並且面對聽眾簡報。這是一個非常基本的說服力技巧,但卻能夠有效地增強你的表現力和影響力。

三、考量主管「最擔心的事」

我跟主管提案的時候,常常只會講提案的優點,對提案的風險和缺點很少提到。但如果缺點發生了呢?我們要怎麼處理或解決呢?

我們要怎麼預防缺點發生呢?當這些問題都能包含在提案裡,而且這個方案的優點大過風險時,你的提案就有可能被老闆通過。

舉個例子:假設你的老闆在做podcast,以前的錄音設備比較簡陋,老闆想重新買一些比較好的設備。而你找到了一款音質非常棒的設備,價格比較貴,但錄音效果非常好,你很興奮地去勸老闆買這款設備。

可是你沒有想到:後面的保養程序難不難?方便不方便?維修費用高不高?如果以後要換地方錄音,搬運上方便不方便?如果你都沒有想到這些風險或缺點,只是一直說這個產品很好,我覺得,老闆接受的機會就不會很大。

文章一開始Kevin的例子,也是我們很多人都遇過的事:我的提案那麼好,老闆為什麼不同意?其中原因就在這裡,這就是說服力技巧。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:為什麼有些人給意見,主管就是「願意聽」?提案說服3個方法