作者 / 彭建文
- 向總經理或高階主管報告專案成果時，常常面臨一個普遍卻棘手的挑戰：如何在短短5分鐘內，將一份可能長達數十頁的簡報清晰、有效地傳達出來？這是一種對信息精煉和表達能力的考驗。
不知道大家在工作上有沒有遇過，當你的專案報告有40、50頁以上，但主管只給你5分鐘的狀況。這時候，你需要運用高效簡報技巧，來應對這種5分鐘專案報告的挑戰。請問這時該如何報告？
這幾年幫企業輔導持續改善的專案，每一個專案大概都要花半年時間來完成，整份簡報頁數非常多，內容也非常完整。如果高階主管有時間和耐心，看完每一份報告，當然沒有太大問題。報告者也不需要大幅刪減簡報，只要把整份報告的前後邏輯梳理一下。
但實際上往往不是這樣，有些公司總經理的時間十分有限，而且也沒有很有耐心，因此每組的整份報告，都要運用簡報內容濃縮法，在短時間內把重點報告給總經理。這就是簡報時間管理的藝術，如何在有限的時間內，有效地傳達最重要的信息。
如此一來，專案負責人就會相當頭痛，一般來說，50頁解決方案的專案簡報，大致需要20分鐘的報告時間，怎麼可能在5分鐘內講解整份簡報呢？因此，許多人都問我，老闆只給5分鐘報告專案成果，但每一頁都很重要，該如何濃縮重點呢？
濃縮5分鐘簡報，不能使用刪除法
在這種情況下，一個常見的錯誤是使用刪除法來縮短簡報。讓我先來分享一個故事：好幾年前，我幫一家科技大廠的主管做培訓，培訓完之後，我們還執行輔導案。當時5組的簡報都超過30頁，由於總經理時間有限，最後總經理只給每一組5分鐘的簡報時間。
結果有4組的簡報版本，被總經理罵得很慘。如果是主角是你，你會如何在5分鐘內簡報專案成果，最後讓總經理滿意呢？
這4組被罵的主要原因是，簡報呈現沒有經過整合，每一頁的前後邏輯都對不起來。原來他們使用了刪除法，假設一份簡報有30頁，他們刪除26頁，拿其中4頁內容向總經理報告，卻沒想到發生了大災難。
原本的30頁簡報，每一頁的邏輯環環相扣，因此看完整份簡報會非常清楚專案的脈絡與邏輯，但若採用「刪除法」刪到剩下4頁，前後邏輯根本串不起來，這樣的簡報經不起總經理的提問與挑戰。所以當天會議氣氛十分凝重，後來總經理還為這群主管加開一堂專案簡報課。
5分鐘簡報前，先搞懂主管要什麼
在完整的專案簡報中，一定會有解決問題的步驟，像是我所創辦的問題分析與決策《國際PJ法》有8大步驟，每一個步驟都有圖表分析與驗證的過程，最後產生結論。
例如：解析「問題的根本原因」通常有大篇幅簡報呈現，包含如何找到根本原因、根本原因如何驗證、驗證過程的實驗，提供強而有力的佐證資料…等。
但因為簡報時間有限，這時你只要告訴主管「問題的根本原因有哪些」這個結論即可。如果主管想深入了解為什麼，你再提供附件佐證資料即可。
所有的簡報還是要回到本質，清楚明白這份簡報要給誰聽、他想看到的是什麼內容？他的期待是什麼？他給你多少時間的限制？他對你的報告又有哪些期待跟想法？這些都是在準備簡報前需要明確釐清的事項。
沿著設定好的框架，你再修改簡報內容，順利完成這次簡報，這樣子才不會只站在自己的角度，想報告什麼就報什麼，重點是你的報告對象想聽什麼。
4個步驟，打造滿分的5分鐘簡報
5分鐘解決方案的簡報，最重視系統性邏輯，我建議透過以下4個步驟來進行：
- 1.發生什麼問題
- 2.根本原因是什麼
- 3.對策思考與效果
- 4.未來如何避免問題再度發生
根據這4個步驟，只要著重呈現你分析的「結論」即可，將5分鐘簡報以2~5頁來呈現。至於解決問題的佐證資料，都當作簡報的附件。
由於總經理(高階主管)的時間都很寶貴，一旦你完成濃縮版簡報，記得站在高階主管的角度自問自答，設想可能的提問內容，也能請教你的直屬主管給予建議。透過事前不斷演練與模擬，才能讓你這份簡報更加的精準、邏輯完整。
最後，在你準備完5分鐘簡報之後，接下來還要學會如何表達。自己做的簡報內容自己最清楚，只要充分準備，透過不斷練習，你就能慢慢養成自信。記住，一份成功的簡報始於周全的準備和清晰的邏輯架構。
特別提醒，如果你要將簡報濃縮成5分鐘簡報，前提是「完整版簡報」要先完成，而且簡報的邏輯、佐證資料與圖表是正確並完整的，這樣濃縮成5分鐘簡報才有意義。如果邏輯不對、只有文字沒有圖表、要附件資料也沒資料…百分之百會出問題！
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：5分鐘內報告完年度專案？前台積電主管：4步驟濃縮簡報內容
