作者 / 彭建文
- 軟實力是什麼？許多報告者的專業能力、解決問題力都非常優秀，但是面對伯仲之間的競爭者，「簡報能力」即是能脫穎而出的關鍵。
小強是好幾年前企業培訓專案管理實戰營的學員，當時對他的印象很深刻，因為他上課非常認真，還會利用休息時間請教問題。課程後有留聯繫方式，不時會跟我傳訊息交流、請教問題。
前幾天收到他的訊息，他提到的問題，我覺得相當有意思。
- 「請問彭老師，我正在參與公司的內部競賽，做一份專案報告，我希望能夠獲得名次。印象中，老師曾參加台積電的『持續改善競賽』，付出很多努力，最終拿到第一名，因此想請教老師，如何準備這次公司的內部競賽？」
為什麼我覺得很有意思？在我剛成為職業顧問講師的那幾年，好多的主管曾問我類似的問題，我也曾經分享過這主題，因此這個問題勾起我好多回憶。
當年我在台積電拿持續改善競賽第一名時，我是如何準備？到現在我還印象深刻。
台積電每年都有持續改善競賽的年度盛會，這個盛會稱為「TQE Conference」（Total Quality Excellent），是從全公司上千個持續改善的專案中，選出一百多個參加公司的初賽，最後選出二十多個案例，參加全公司的決賽。
可以說只要能進入全公司的決賽，就已經很厲害。有些同仁參加好多年，還是無法進入決賽，可見真的不容易。
當時參加比賽，為了能有個好名次，我因此做了非常多努力。過程中順利的過關斬將，最後錄取全公司的年度決賽，成為二十多個決賽案例的其中之一。
接下來，真正的考驗來了，如何在眾多優良的案例中獲得名次？當時公司內部有持續改善的知識管理網站，在上面可以看到每年競賽中，大家如何發表，我也向曾在競賽中得過名次的同仁請教他們如何準備。
為了這個發表，我有好幾個夜晚都輾轉難眠，想到idea，就半夜起床修改簡報，前後不知改了多少回。
另外，也練習不看投影片，把所有的講稿背起來。在那段時間，不管是吃飯、開車、還是洗澡，我的腦中都在順決賽的講稿，因為我期許自己可以倒背如流，一出場就一鳴驚人。
最後我在競賽的某個類組中得到第一名，雖然已經過了好多年，回想這一切還是覺得很值得。接下來分享得到競賽第一名的3大技巧：
1.準備故事內容的8個重點
要把你的專案當作一個故事，故事要有素材、道具，以及不可或缺的結構，就像思考如何讓一部電影大賣，我整理成如下的8個項目：
- 專案的題材吸引力：此專案與組織的連結與效益。
- 內容的結構：解決問題8D的步驟。
- 道具：解決問題的相關工具，如：流程圖。
- 點綴：善用圖形、照片。
- 亮點：解決問題的對策。
- 效益：解決問題後帶來多少實質效益。
- 掌聲鼓勵：客戶或主管的感謝信。
- 續集 ：專案過程中的反省檢討，後續的規劃。
由於專案內容十分扎實，只要適當包裝，就能讓評審長官看到你的亮點。
舉例來說：專案題目還沒有包裝之前，是「提升A產品元件的品質」，經過包裝之後，就能改成「台積電首創－A產品元件品質大突破」，當你找到主題的亮點，評審長官一看到就會驚艷，在一開始就給你非常好的印象分數。
2.套入5步驟增加故事的戲劇性
我在準備競賽時，就不斷的練習如何說故事，我把說故事分成5大步驟，分別為：
- 代誌大條
- 一團迷霧
- 曲折離奇
- 豁然開朗
- 普天同慶
我依照5大步驟介紹專案中的案例，讓故事更有戲劇張力，另外搭配語氣與表情，像是：
當你提到代誌大條，就代表問題已經發生、而且正在擴大，如果再不解決，將會影響公司營收，這時該呈現的情緒是緊張；當你進入尋找問題的一團迷霧、曲折離奇階段，主要表現的情緒是沮喪；過程中一度想半途而廢，好險最終找到解方，這時應是非常開心。
3.從容不迫的說明讓人更易於瞭解
競賽發表時，切記要展現從容大方、不緊張的態度，表情要自然而有禮貌；語調清晰有力、活潑生動，緩急適中，令人易於接受；過程中應面對觀眾，最好不要邊看投影片邊講解。
當年我在比賽時，是把整個稿子背起來，完全不看投影片，直接面對觀眾講了20分鐘，如同TED Talk講者一樣。
以上3點是當年我在台積電參加競賽時使用的技巧，現在協助企業改善與輔導關鍵人才時，也把這些技巧傳授給課程學員。
說故事的軟實力對每個職位或產業的工作者而言，都相當重要。當你做一件事情付出200%的努力，不管結果如何，過程中就能看出你將來一定會成功。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：不只要懂code！工程師還要會說故事，台積電前主管告訴你為什麼
