專案簡報如何吸睛?3個技巧幫你學會說好故事,用軟實力獲得肯定

彭建文:想要專案發表後獲得肯定,你必須學會如何說故事。

文 / 彭建文

軟實力是什麼?許多報告者的專業能力、解決問題力都非常優秀,但是面對伯仲之間的競爭者,「簡報能力」即是能脫穎而出的關鍵。

1.發揮軟實力!在專案簡報中獲得肯定,你必須學會如何說故事。

2.台積電每年舉辦持續改善競賽,從全公司的專案中挑選一百多個進入初賽,再從中選擇二十多組優良的專案進行決賽。

3.專案發表有3大技巧:準備故事內容的8個重點、套入5步驟增加故事的戲劇性、從容不迫的說明讓人更易於瞭解。

文章目錄

小強是好幾年前企業培訓專案管理實戰營的學員,當時對他的印象很深刻,因為他上課非常認真,還會利用休息時間請教問題。課程後有留聯繫方式,不時會跟我傳訊息交流、請教問題。

前幾天收到他的訊息,他提到的問題,我覺得相當有意思。

「請問彭老師,我正在參與公司的內部競賽,做一份專案報告,我希望能夠獲得名次。印象中,老師曾參加台積電的『持續改善競賽』,付出很多努力,最終拿到第一名,因此想請教老師,如何準備這次公司的內部競賽?」

為什麼我覺得很有意思?在我剛成為職業顧問講師的那幾年,好多的主管曾問我類似的問題,我也曾經分享過這主題,因此這個問題勾起我好多回憶。

當年我在台積電拿持續改善競賽第一名時,我是如何準備?到現在我還印象深刻。

台積電每年都有持續改善競賽的年度盛會,這個盛會稱為「TQE Conference」(Total Quality Excellent),是從全公司上千個持續改善的專案中,選出一百多個參加公司的初賽,最後選出二十多個案例,參加全公司的決賽。

可以說只要能進入全公司的決賽,就已經很厲害。有些同仁參加好多年,還是無法進入決賽,可見真的不容易。

當時參加比賽,為了能有個好名次,我因此做了非常多努力。過程中順利的過關斬將,最後錄取全公司的年度決賽,成為二十多個決賽案例的其中之一。

接下來,真正的考驗來了,如何在眾多優良的案例中獲得名次?當時公司內部有持續改善的知識管理網站,在上面可以看到每年競賽中,大家如何發表,我也向曾在競賽中得過名次的同仁請教他們如何準備。

為了這個發表,我有好幾個夜晚都輾轉難眠,想到idea,就半夜起床修改簡報,前後不知改了多少回。

另外,也練習不看投影片,把所有的講稿背起來。在那段時間,不管是吃飯、開車、還是洗澡,我的腦中都在順決賽的講稿,因為我期許自己可以倒背如流,一出場就一鳴驚人。

最後我在競賽的某個類組中得到第一名,雖然已經過了好多年,回想這一切還是覺得很值得。接下來分享得到競賽第一名的3大技巧:

1.準備故事內容的8個重點 

要把你的專案當作一個故事,故事要有素材、道具,以及不可或缺的結構,就像思考如何讓一部電影大賣,我整理成如下的8個項目:

  1. 專案的題材吸引力:此專案與組織的連結與效益。
  2. 內容的結構:解決問題8D的步驟。
  3. 道具:解決問題的相關工具,如:流程圖。
  4. 點綴:善用圖形、照片。
  5. 亮點:解決問題的對策。
  6. 效益:解決問題後帶來多少實質效益。
  7. 掌聲鼓勵:客戶或主管的感謝信。
  8. 續集 :專案過程中的反省檢討,後續的規劃。

由於專案內容十分扎實,只要適當包裝,就能讓評審長官看到你的亮點。

舉例來說:專案題目還沒有包裝之前,是「提升A產品元件的品質」,經過包裝之後,就能改成「台積電首創-A產品元件品質大突破」,當你找到主題的亮點,評審長官一看到就會驚艷,在一開始就給你非常好的印象分數。

2.套入5步驟增加故事的戲劇性 

我在準備競賽時,就不斷的練習如何說故事,我把說故事分成5大步驟,分別為:

  1. 代誌大條
  2. 一團迷霧
  3. 曲折離奇
  4. 豁然開朗
  5. 普天同慶

我依照5大步驟介紹專案中的案例,讓故事更有戲劇張力,另外搭配語氣與表情,像是:

當你提到代誌大條,就代表問題已經發生、而且正在擴大,如果再不解決,將會影響公司營收,這時該呈現的情緒是緊張;當你進入尋找問題的一團迷霧、曲折離奇階段,主要表現的情緒是沮喪;過程中一度想半途而廢,好險最終找到解方,這時應是非常開心。

3.從容不迫的說明讓人更易於瞭解  

競賽發表時,切記要展現從容大方、不緊張的態度,表情要自然而有禮貌;語調清晰有力、活潑生動,緩急適中,令人易於接受;過程中應面對觀眾,最好不要邊看投影片邊講解。

當年我在比賽時,是把整個稿子背起來,完全不看投影片,直接面對觀眾講了20分鐘,如同TED Talk講者一樣。

以上3點是當年我在台積電參加競賽時使用的技巧,現在協助企業改善與輔導關鍵人才時,也把這些技巧傳授給課程學員。

說故事的軟實力對每個職位或產業的工作者而言,都相當重要。當你做一件事情付出200%的努力,不管結果如何,過程中就能看出你將來一定會成功。

【文章作者介紹】

品碩創新執行長

彭建文

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

彭建文:「用台積電的方式管理公司,成為世界第一將指日可待!」