作者 / 彭建文
- 為了在職場上的努力讓主管看見，有效策略是「建立SOP」文件，這不僅展示個人解決問題的能力、經驗與方法，同時也為部門提供了一個可靠的工作方法複製指南。
在職場上，能幹實事當然重要，但若想獲得主管的賞識，學會如何展現自己的工作成效同樣關鍵。我分享一個提升職場能見度的方法：精心設計SOP文件，以預防同樣的問題重複出現。
你可能會問：「解決問題不就夠了嗎？為何還要花費精力去整理文件？」在台積電的工作經驗告訴我，杰出的人才不僅會解決問題，還會為部門創建一套可複製的解決方案。
建立標準作業程序（Standard Operation Procedure，SOP），將你解決問題的經驗和方法，整理成其他同仁可以參考的做法。當你具備這種系統化的能力，主管會更願意將重要的任務交辦給你。
這種能力對於基層主管尤為重要，因為沒有留下SOP，核心的解決方法和寶貴經驗可能隨著人員更迭而消失。因此，從管理角度來看，主管應承擔起建立可複製SOP的責任，這樣才能在面臨老問題時，避免一切重頭來過。
4個步驟「設計SOP」
那麼，我們該如何設計SOP呢？
根據我過去在台積電的經驗，設計SOP時有4個步驟，分別是：設定作業名稱、界定作業範圍、規劃作業流程、補充注意事項及準備附件檔案。
- 設定作業名稱
- 界定作業範圍
- 規劃作業流程
- 補充注意事項及準備附件檔案
以下，我將詳細說明每個步驟。
1.設定作業名稱
SOP的名稱，代表的是這份文件的目的。你可以簡單設想一個清楚且具體的情境，作為SOP的名稱。你可以試著思考這個問題：「執行哪一個工作項目，同事會需要參考我的SOP？」
舉例來說，你製作的短影音，解決了產品行銷成效不佳的問題。你打算把拍攝影片的流程寫成SOP，這份SOP應該命名為「行銷用短影音拍攝流程」，不能只用「拍片」如此簡單的名稱。
2.界定作業範圍
再來是決定SOP的適用範圍。因為職場上，每個人的工作通常是環環相扣的。前一個人的工作成果，是下一個人開工前的參考資料。所以這時候，你需要定義清楚SOP的起點「什麼時候該拿出來用」，以及終點「得到什麼結果後該停止」。
3.規劃作業流程
把作業過程中的每一流程、先後順序、因果關係都整理起來。如果你能將其畫成流程圖，能讓閱讀的人更好理解。
4.補充注意事項與準備附件檔案
步驟4的2件事，性質很相似，都是給執行者的提醒。目的是降低出錯機率和管理成本。
例如，你可以將短影音企劃的架構製作成模板，整理成附件檔案給同事參考。同時在注意事項中，寫下主管的審核重點。這樣便能幫助同事在規劃短影音企劃時，交出讓主管滿意的方案。
從一開始設定作業名稱，再到最後準備附件檔案，這4個步驟能讓你從無到有，設計出一份能為部門解決問題的SOP。
3個策略「優化SOP」
有一種情況是：部門已經有的SOP，只是你察覺無法解決實務上的問題，需要再優化。你可以練習「診斷」SOP，找出隱藏問題的部分。但SOP要如何調整，才能避免越改越亂呢？
在我過去輔導企業的經驗，改善SOP和流程的時候，我常發現一些問題，或許你可以從這些常見的問題切入，去思考優化SOP的策略。
1.步驟流程太簡略
SOP的步驟太簡略，是我在診斷企業SOP時最常遇到的問題。
也許當初設計SOP的人，過於熟悉執行的步驟和流程，所以把SOP寫得很精簡。但就是因為其他同事不夠熟悉，才會需要參考這份SOP，因此照著SOP執行時就會處處卡關。這失去了「確保穩定產出成果，防止問題再次發生」的意義。
2.專有名詞太多
設計SOP的人，往往對公司內規、產業的專業知識很熟悉，所以在SOP中寫入太多專有名詞。這些特殊的用語，都會增加SOP的執行難度。
3.缺少防呆機制
人難免會犯錯，因此我建議應該要在SOP當中加入防呆機制，如檢查清單（Checklist） 或「色彩管理」，以免一個人為失誤搞砸了一切。
問題解決完不代表天下太平，接下來我們還得想辦法，透過設計、優化SOP，讓解決問題的經驗可以為他人所用，防止問題再次發生。當你不只能解決問題，還能替部門複製解決問題的經驗，我想你一定能成為倍受主管肯定的優秀人才！
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：SOP該怎麼設計、怎麼避免員工執行走鐘？前台積電主管經驗談
