搜尋
Close this search box.

規劃解決方案,資深職場人容易有盲點?3個方法檢視你的決策漏洞

兩位專注的資深職場人士正在規劃解決方案。

作者 / 彭建文

在日常生活中,如「晚餐吃什麼」、「今天穿哪件衣服」,我們往往不需要系統化的規劃解決方案。但是在職場上,規劃解決方案的過程就不再那麼單純容易了。企業會遇到的問題五花八門,從團隊合作方式到工廠生產產品的瑕疵,這些複雜的問題,如果只靠經驗和直覺,不僅無法有效解決問題,還可能導致企業付出沉重的代價。

做決策其實是有一套系統性方法,以檢視「做決策」的流程,才不會讓你在面對更大、更重要的問題時感到手足無措。我也經常發現主管做決策的時候,常常會落入一些思考的盲點,例如:你列的解決方案,為什麼別人都看不懂。

在此我列出思考對策時最常見的3大盲點,如果能事先避開,就能提升決策品質,增加解決問題的成功率。

1.規劃解決方案時,只思考一個

根據我的講課經驗,我發現越是經驗豐富的學員,越容易陷入這個盲點。他們經驗豐富,一遇到問題,就能立刻想出解決辦法。雖然這種方式通常能快速解決問題,但有時也會變成治標不治本,無法真正解決問題的根源。

因此,每當有學員陷入這個盲點,我就會提醒他們:「要找到好的解決方案,一定要從眾多方案中選擇。」例如,身為PM,意識到自己有向上管理方面的問題,直覺反應可能是定期找老闆更新專案進度和工作狀態。這是一個解決辦法,但可能並不是最佳的解決方案。我建議至少列出3個解決方案,甚至可以列出5到10個,這樣可以蒐集到更多元的解決方案。

2.規劃解決方案時,方案太抽象

在輔導許多企業的過程中,我發現當公司高層面對員工表現不如預期時,他們的直覺反應通常是「加強教育訓練」。這是一個典型的「解決方案太抽象」的盲點。

「加強教育訓練」這個方案太過抽象,究竟要加強什麼能力?又該如何加強呢?執行起來會有非常多種方案,像是購買線上課程、請外部講師舉辦企業內訓、舉辦讀書會等。即使選定了執行方案,執行時也容易因為每位同仁標準不同,導致最終成效大打折扣。

因此,一個好的解決方案,應該要盡可能清晰、具體。沿用上面「加強教育訓練」的案例,我會將這個概念發展為更具體的對策。假設我任職於網頁設計公司,那麼我的具體對策就會是「建立一套CSS培訓認證制度」。仔細拆解你會發現,這項專案的目標,是要加強同仁使用CSS語言的能力,而不是溝通表達技能;透過「認證制度」,確認同仁的學習進度及成效。

如果你是這項專案的負責人,比起「加強教育訓練」,「建立一套CSS培訓認證制度」是不是具體多了呢?

3.規劃解決方案時,方案已過時

在快速變化的時代,昨天的解決方案可能就已經過時。因此,我們在規劃問題的解決方案時,嘗試使用新的工具和方法,就有可能更高效的解決你遇到的問題。

例如,在新冠疫情稍緩後,許多人選擇在周末到近郊的小山或步道散步,然後在附近的餐廳用餐。如果是你,你會如何蒐集這些步道和餐廳的資訊呢?

有經驗的人可能會使用Excel表格,上網搜集步道和餐廳的資訊,然後印出來作為參考。但現在,有許多App已經為我們提供了這些資訊,包括需要注意的路段、拍照打卡的地點等。只要打開這些App,所有的資訊都一目了然。這就是科技進步為「蒐集旅遊資訊」這個問題帶來的創新和高效的解決方案。

再以「加強教育訓練」為例,假設我們的目標是提升同仁的專業技能,我們可以選擇「購買線上課程」或「邀請講師舉辦內訓」兩種方案。有經驗的工作者可能會因為過去參加線上課程的效果不佳,而拒絕選擇這個方案。但他們可能忽略了,在新冠疫情期間,許多廠商投入開發更方便的上課軟體,講師也研發出更完整的教學技巧,使得線上課程的學習體驗大幅提升。如果我們因為「過去的經驗不佳」而否決線上課程這個方案,我們可能就會錯過一個理想的解決方案。

為了避免這種「盲點」,我們需要鼓勵有豐富職場經驗的同仁,不要害怕向年輕的同仁徵詢意見。有時候,我們認為用舊方法很難解決的問題,其實已經有了新的、更便利的解決方案。透過年輕人提供的方法和工具,我們可能就能找到解決問題的「規劃解決方案」。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:越資深的工作者,越容易踩到這3個盲點雷