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運用「TS分析法」解決問題!2個案例教你用聰明方式,提高生產力

運用TS分析法解決問題!兩個案例教你聰明提高生產力。

作者 / 彭建文

在充滿挑戰與競爭的當代,僅靠「努力」解決問題已經不再足夠。我們需要更聰明、更有效率的策略來克服難關。以下是兩個生活中的例子,讓我們深入了解如何透過新的思維方式「聰明」地解決問題。

案例一:碳粉匣的壽命之謎

最近我請同事幫忙列印文件,卻發現文件上的字跡模糊不清。同事解釋說可能是碳粉匣需要更換了。我對此感到困惑,因為碳粉匣剛剛才換不久,怎麼這麼快就用完了呢?

儘管同事堅持只有更換新的碳粉匣才能解決問題,我仍然不甘心地追問:你之前不是有記錄印表機每次更換碳粉匣的壽命時間嗎?你能把記錄找出來給我看嗎?

結果發現,以前碳粉匣的壽命大約是半年,為什麼這一次只剩下三個月?我們沒有更換過廠商,型號也是一樣的,所以我請同事打電話去問一下廠商,想要了解其中的原因。後來才知道,原來廠商在不久前換了供應商,因此他們懷疑問題出在供應商那邊。

案例二:工作低潮的小主管

曾經有一位小主管,最近遭遇到工作低潮。這間公司是他畢業後的第一份工作,過去幾年他一直非常努力地工作,投入大部分的時間在這家公司。終於,他晉升為小主管。

升為主管後,他肩負的責任越來越多,但最近他遇到了許多部門問題,始終無法完全解決,即使解決了,速度也不夠快。因此,他常常被上司斥責,使他情緒低落,也對自己的能力產生質疑,懷疑自己是否真的能力不足。

這位小主管聽朋友說,業界有一位很有名的企業顧問,名叫德斯,擅長系統性的問題分析和解決。於是他決定尋求這位顧問的建議。

主管與德斯見面,將他最近遇到的問題一一傾訴。最後,德斯說道:你在解決問題上非常「努力」,但當你成為主管後,就不能僅僅依靠努力,你需要有效率甚至是「聰明」地解決問題。

舉個例子:

假設部門遇到一個問題,例如「產品不良率很高」。一般來說,解決問題的方法是:首先確定問題發生的時間,然後利用經驗和專業知識找出原因,接著尋求解決對策。

以上是我們通常解決問題的思路。

德斯繼續問道:如果你們將問題分為兩類,一類是過去已經發生過的舊問題,另一類是以前從未發生過的新問題,請問你們在部門內處理這兩類問題的比例是多少?

這位小主管回答說:一般來說,我們部門所面臨的問題中,低於10%是「從未發生過的問題」,而高達90%都是曾經遇過的問題。

被這個問題點醒,小主管的思路突然開闊了。

德斯微笑著說:太好了,你可以應用時間軸的概念來處理你的問題。舉例來說,如果你剛才提到這個月的不良率是15%,你可以去了解過去兩年內的產品良率變化,那麼你可能會找到一些線索。

這時主管終於恍然大悟:我明白了!假如在過去的一段時間中,有某個月的不良率特別低,或者某個月的不良率特別高,或者不良率越來越高,甚至忽高忽低…等等,這些都是不良率的行為模式!

「正確」,德斯繼續說道,一旦你有了時間軸的概念,接下來你可以應用空間軸的概念,對過去曾經有特別低和特別高不良率的月份進行更深入的分析,這樣線索就會浮現,問題也會得到迅速解決。

主管終於有所領悟,原來在工作這麼多年,他從未掌握這些技巧,難怪每天都忙得不可開交,將每個問題都當作新問題來處理,永遠都有無法完成的事情。

這個案例中,大家看到了什麼?「努力解決問題」和「聰明解決問題」完全是兩個不同的境界。

運用「TS分析法」拆解問題

在從事企業輔導的工作中,我喜歡使用時間軸和空間軸的概念,簡稱為「TS分析法(Time & Space)」來提升同仁們在解決問題時的邏輯思考能力。

前面提到的碳粉案例正是應用了TS分析法,透過碳粉使用壽命的紀錄,我們可以知道過去一段時間內每個碳粉匣的平均使用時限。

當大家在工作中遇到問題時,不要急著去「解決」它,而是先了解這個問題是否過去曾經發生過或存在過。然後應用TS分析法,你會發現這樣能夠加速尋找線索,並最終解決問題。請記住,在這個時代,僅僅「努力」解決問題已經不再足夠,我們需要以聰明和有效率的方式來解決問題。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。