只要學會MECE的思考架構 解決問題就可以跟高手對齊

幾年我在兩岸的企業授課,常常都會聽到學員或主管問我一個問題,請問彭老師,在解決問題的過程中,如何思考完整性,而不會偏向一個角度在思考.這個意思是說,假設發生一個問題,為什麼同仁思考的面向都是人的問題呢,難道除了人的問題,就沒有其他面向的問題嗎?

這幾年我在兩岸企業傳授『問題分析與解決(PJ法)』的課程中, 思考問題分析、原因分析與對策思考的完整性,我常用MECE的概念。在課後滿意度問卷中,學員都會對MECE的概念,印象非常深刻,他們覺得這個概念,真的可以百分之百突破他們在思考問題的盲點.其實這個概念,當年我在台積電當任『問題分析與解決』內部講師的時候,我們就已經運用這樣子的概念在解決問題.只要解決問題有MECE的思考架構,主管會更喜歡你喔

什麼叫MECE分析法?英文是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是「相互獨立,沒有遺漏」。 也就是對於一個重大的議題,能夠做到不重疊、不遺漏的分類,而且能夠藉此有效把握問題的核心,並解決問題的方法

MECE主要有兩條原則:第一條是完整性,說的是分解工作或原因或問題或對策的過程中不要漏掉某項,要保證完整性;第二條是獨立性,強調了每項工作或原因或問題或對策之間要獨立,每項工作之間不要有交叉重疊。

我每次在上課的時候,我都會舉一個簡單的例子,來說明MECE。

例如:我們今天上課的學員總共有35位,請問這35位的學員,可以用什麼樣的類別來做分類呢?這個時候很多學員就會快速的舉手,然後說可以用性別,學歷,職位,部門,薪水,等等,大家太厲害了,其實都可以用這些的類別來做分類,接著,我就會從這些類別,舉一個類別來說明。

例如:我用性別來做練習,請問在座的學員,是男生的請舉手,請問在座的學員,是女生的請舉手,有沒有人沒有舉手呢,或是,有沒有人早上是男生下午是女生呢,都沒有喔,那你們這一班還蠻正常的喔。

從性別的分類,我們就可以了解,每一個人都有舉手,因此有做到MECE的獨立性,那有沒有人沒有舉手呢,也沒有,那就代表我們符合MECE的完整性,因此用性別來做分類,完全符合MECE的原則,資料跟資料之間獨立沒有交叉重疊,也沒有人漏掉,也確保了資料的完整性

這樣一個簡單的說明,大家就會快速了解資料分類其實要符合MECE原則有多重要,因為如果資料有漏掉,你在做任何分析跟決策可能就有盲點,資料與資料有交互作用,任何分析跟決策可能就徒勞無功。

接著,我就講兩個小故事,來讓大家運用MECE的概念,突破思考的盲點。

故事一:對策思考的盲點

有一位林小姐在一家電商上班,而他的工作,就是跟很多的供應商來簽合約,因為在電商裡面,賣的產品非常多,因此有很多的供應商會很想在這個電商的平台來賣他們家的產品,因此他們在整個過程中,就會跟供應商來做簽約,那他遇到一個問題,就是『合約量太多了』讓他消化不良,常常加班,他所思考的對策,就是『降低產品合約的數量』,這個想法乍看之下好像沒什麼盲點。

後來我告訴他說,如果合約量還是那麼多,請問你的對策思考的想法會是什麼?他就說,那就要想一些方法來『提升人員審核合約量的效率』,也許你還可以讓整個合約審核的作業時間,還可以再縮短30%以上。

或者是當合約量就是那麼多的時候,請問你的對策會是什麼?也許就真的可以降低一些合約的數量,你可以從過程中去分析,是不是有一些合約中,有一些產品其實沒什麼賣點,也許可以透過這樣子的對策,去思考讓真正賣得好的產品簽合約才有意義。

以上分析,就是運用MECE概念,分類的類別其實就是『合約數量的增加或減少』,透過這個分類的類別,各自來思考對策,你就會發現其實簡單的一個概念,你就可以讓對策的思考有整體性,讓我們思考的角度更加多元而且不會有盲點。

故事二:問題思考的盲點

這個故事是一家餐廳,由於這家餐廳東西非常好吃, 所以消費者常常都要等一段時間,那他們的人力就大概是這樣子也無法再增加。

但是這一陣子餐廳的營收真的是大幅度成長,因此他們內部的同仁就開始討論,希望有一些對策想法,可以讓消費者在等待的時間可以縮短。

後來他們一致都認為是人力不夠的問題,因此想跟老闆來爭取,但是真的只有人力不夠問題的面向嗎?也許在思考這個問題的角度,應該可以多面向。

例如:除了人力不夠之外,有沒有可能製作餐點的效率也不好,另外目前的人力有沒有充分的被應用,有沒有可能目前的餐點非常多樣,但是客戶常常叫的餐點,其實就是那幾個,也許可以透過這樣子的分析,找出主力的產品…等等。以上在思考的面向就多了好幾個,其實這些都可以運用MECE的原則, 讓在思考問題的時候不要太單一,這個案例就可以運用『人,流程,餐點,管理制度』等四個面向來思考,做到思考面向不遺漏。

以上兩個小故事,都是我在企業輔導或授課的時候,常常會看到學員的盲點,當大家學到MECE的概念之後,真的就恍然大悟,怎麼會有那麼好用的概念方法。

最後我在特別提一下,我也常常用二維矩陣的方式,來做很多的分析。例如:你可以把你的工作盤點一下,依據重要性與急迫性,你就可以運用二維矩陣的方式,把你的工作排放在這四個象限(重要性與急迫性都高,重要性低與急迫性高,重要性低與急迫性低,重要性高與急迫性低),這樣就可以一目了然,哪些工作落在哪些象限,以上也是用到MECE的概念,因為二維矩陣也是做到完整性跟獨立性,最後希望大家心中有MECE,解決問題不漏掉,心中有MECE,老闆更愛你。

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