台積電也用「MECE分析法」,從高點看全局,讓解決問題能力與高手對齊

彭建文:只要解決問題有用到MECE思考架構,你的主管肯定超喜歡你的!

文 / 彭建文

關於MECE分析法的幾則故事:這幾年在兩岸的企業授課,常有學員問我,在解決問題的過程中,如何才不會偏向特定角度,完整思考整個問題?

舉例來說,假設一個問題發生,同仁的思考面向都是針對「人」,把問題歸因在「人」身上,但完整思考整個狀況,難道沒有「人」以外的因素嗎?

1.MECE分析法,意指「相互獨立,沒有遺漏」,能夠在處理重大問題時,做到不重疊、不遺漏的分類,藉此掌握問題的核心,找到解決問題的方法。

2.許多人愛用的「艾森豪矩陣」,以重要性、急迫性拆解情境,這同樣有運用到MECE概念。

目錄

這幾年我傳授『問題分析與解決-PJ法』的課程中,在思考問題分析、原因分析與對策思考的完整性,我常用MECE的概念。

在課後滿意度問卷裡,學員們都對MECE印象非常深刻;他們覺得這個概念,完全可以100% 突破他們在思考問題時的盲點。

有趣的是,我在台積電公司擔任「問題分析與解決」內部講師時,我們早已經運用這個概念來解決問題。

我直接這麼說吧:只要解決問題有用到MECE思考架構,你的主管肯定超喜歡你的!

認識MECE的兩個主要原則

MECE分析法(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)是「相互獨立,沒有遺漏」的意思。

對於一個重大的議題,能夠做到不重疊、不遺漏的分類,並藉此有效把握問題核心、解決問題的方法。

MECE有兩條主要原則:

1.完整性:拆解工作、問題,思考對策的過程,要保證完整性。

2.獨立性:工作、原因、對策的細分,要互相獨立,不得有交叉重疊。

每次在上課的時候,我都會舉一個簡單的例子來說明MECE:今天上課的學員總共35位,請問這35位學員,可以怎麼分類呢?

這個時候,很多學員會快速舉手回答,可以用性別、學歷、職位、部門、薪水,大家很厲害,這些變項確實可以用來分類。

接著,我會從中舉出一個類別來說明。

例如:用性別做練習,詢問在座的學員是男生的請舉手、是女生的請舉手、有沒有人沒有舉手呢?或是有沒有人早上是男生下午是女生呢?都沒有喔?那你們這一班還蠻正常的喔。

從性別的分類我們看出,每一個人都有舉手,因此有做到MECE的獨立性;而判斷有沒有人沒有舉手呢,驗證沒有,那就代表我們符合MECE的完整性。

因此用性別來做分類,完全符合MECE的原則,資料跟資料之間獨立沒有交叉重疊,也沒有人漏掉,確保了資料的完整性。

這樣一個簡單的說明,每個人都能快速理解資料分類符合MECE原則有多重要;因為若資料有遺漏,你在做任何分析跟決策就可能有盲點,資料與資料間有交互作用,任何分析跟決策可能就徒勞無功。

接著,我就講兩個案例,來讓大家運用MECE的概念,突破思考的盲點。

MECE案例1:合約堆積如山怎麼辦?

林小姐在一家電商平台上班,而她的工作就是跟很多供應商簽合約。

因為這個電商平台上產品賣的非常好,很多供應商都想在這個平台賣自己家的產品,所以林小姐需要跟大量供應商進行簽約。

但是她碰到一個問題,就是「合約量太多」讓她消化不了得每天加班;而林小姐思考的對策是「降低供應商簽定合約的數量」。

我追問她說:如果合約量還是那麼多,妳的對策會是什麼?

她則回答:那就要想一些方法「提升人員審核合約量的效率」,也許可以讓整個合約審核的作業時間再縮短30%以上。

或者從審核過程中分析,是否有些合約裡的產品其實沒什麼賣點,可以考慮刪減掉,降低合約的數量。

透過對策思考,釐清可以熱銷的產品來簽定合約並排除可能滯銷的產品,就能讓合約數量減少,提高工作效率。

以上思考對策,就是運用MECE分析。

我們將分類的類別,分成「合約數量的增加」和「合約數量的減少」,透過這兩個類別,各自思考對策。這兩個類別,具備獨立性、完整性,對策的思考因此能具備整體性,不會有盲點出現。

MECE案例2:如何縮短顧客等候時間?

第二個案例發生在一家餐廳,由於餐點非常好吃,而餐廳人力無法增加,前來用餐的顧客,常常要等上一段時間。

這陣子,餐廳營收大幅成長,內部同仁開始討論,希望想出一些對策,縮短顧客的等待時間。

討論過後,他們一致認為是人力不夠的問題,因此想跟老闆爭取人手。但真的只有「人力不夠」這個面向嗎?

在思考這個問題時,可以先從多個面向發想。

例如:除了人力不夠,餐點製作的效率是否夠好?內外場人力有沒有充分運用?提供餐點品項是否太多?有沒有哪些品項,幾乎沒有顧客點餐?

從這幾個面向,結合MECE概念,就可以用「人、流程、餐點、管理制度」4個面向來思考這個案例,宏觀俯瞰整個狀況。

用MECE搭配二維矩陣的作法

這兩個小故事,都是我在企業輔導或授課時,經常看到的學員盲點;當大家學到MECE的概念時,都會驚呼:怎麼會有那麼好用的方法!

最後特別提一下,大家常提到的二維矩陣分類「艾森豪矩陣」,也有運用到MECE概念。我經常用這個的方式來做分析。

例如你可以盤點自己的工作,依據重要性與急迫性,運用二維矩陣的方式,把你的工作排放在這四個象限:

1、重要性與急迫性都高
2、重要性低與急迫性高
3、重要性高與急迫性低
4、重要性與急迫性都低

這樣就一目了然,哪些工作落在哪些象限都清清楚楚,這也是MECE的概念運用方式,透過二維矩陣做到完整性跟獨立性。

最後,希望大家心中有MECE,解決問題不漏掉;心中有MECE,讓老闆更愛你。

* 延伸閱讀:避免「問題分析盲點」ATA思考法!相同基準用蘋果比蘋果,比較才有意義

【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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