只要學會MECE思考架構,解決問題能力立即與高手對齊

MECE思考架構

MECE分析法 (Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) 是「相互獨立,沒有遺漏」的意思。

對於一個重大的議題,能夠做到不重疊、不遺漏的分類,並藉此有效把握問題核心、解決問題的方法。

我在兩岸的企業授課時,學員或主管經常這麼問我:「彭老師,請問在解決問題的過程中,如何完整性思考,而不會只偏向單一角度思考?」

這個問題非常好,意思是:假設發生狀況,為什麼同仁思考的面向總是人的問題?難道除了人,就沒有其他面向的問題嗎?

目錄

這幾年我傳授『問題分析與解決-PJ法』的課程中,在思考問題分析、原因分析與對策思考的完整性,我常用MECE的概念。

在課後滿意度問卷裡,學員們都對MECE印象非常深刻;他們覺得這個概念,完全可以100% 突破他們在思考問題時的盲點。

有趣的是,我在台積電公司擔任「問題分析與解決」內部講師時,我們早已經運用這個概念來解決問題。

我直接這麼說吧:只要解決問題有用到MECE思考架構,你的主管肯定超喜歡你的!

MECE分析法(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)是「相互獨立,沒有遺漏」的意思。

對於一個重大的議題,能夠做到不重疊、不遺漏的分類,並藉此有效把握問題核心、解決問題的方法。

MECE的兩個原則

完整性

完整性指的是你在進行分解工作、原因、問題或對策的過程裡,不要遺漏掉某項,要確保思考的完整性。

獨立性

獨立性則是強調每項工作、原因、問題或對策之間要彼此獨立思考,切記每項工作之間不要有交叉重疊的情況發生。

像是我用性別來做練習題目,詢問在座的學員:是男生的請舉手、是女生的請舉手、有沒有人沒有舉手呢?或是有沒有人早上是男生下午是女生呢?都沒有喔?那你們這一班還蠻正常的喔。

從性別的分類我們看出,每一個人都有舉手,因此有做到MECE的獨立性;而判斷有沒有人沒有舉手呢,驗證沒有,那就代表我們符合MECE的完整性。

因此用性別來做分類,完全符合MECE的原則,資料跟資料之間獨立沒有交叉重疊,也沒有人漏掉,確保了資料的完整性。

這樣一個簡單的說明,每個人都能快速理解資料分類符合MECE原則有多重要;因為若資料有遺漏,你在做任何分析跟決策就可能有盲點,資料與資料間有交互作用,任何分析跟決策可能就徒勞無功。

接著,我就講兩個小故事,來讓大家運用MECE的概念,突破思考的盲點。

思考盲點小故事

故事一:對策思考的盲點

林小姐在一家電商平台上班,而她的工作就是跟很多供應商簽合約。

因為這個電商平台上產品賣的非常好,很多供應商都想在這個平台賣自己家的產品,所以林小姐需要跟大量供應商進行簽約。

但是她碰到一個問題,就是「合約量太多」讓她消化不了得每天加班;而林小姐思考的對策是「降低供應商簽定合約的數量」。

我追問她說:如果合約量還是那麼多,妳的對策會是什麼?

她則回答:那就要想一些方法「提升人員審核合約量的效率」,也許可以讓整個合約審核的作業時間再縮短30%以上。

或者從審核過程中分析,是否有些合約裡的產品其實沒什麼賣點,可以考慮刪減掉,降低合約的數量。

透過對策思考,釐清可以熱銷的產品來簽定合約並排除可能滯銷的產品,就能讓合約數量減少,提高工作效率。

這就是運用MECE概念,以「合約數量的增加或減少」來做分類的類別。

透過這個分類的類別,再個別思考對策,就會發現我們思考的角度能更加多元,也不會有盲點。

故事二:問題思考的盲點

有一家餐廳非常好吃, 顧客經常都要長時間排隊等待,且餐廳也無法再增加額外的人力。

這陣子餐廳的營收大幅度成長,因此他們內部同仁開始討論,希望有一些好的對策,可以讓顧客的等待時間縮短。

後來他們一致都認為是人力不夠的問題,因此想跟老闆來爭取;但真的只有人力不夠的問題嗎?也許可以多面向進行深度思考。

像是除了人力不夠,有沒有可能製作餐點的效率也不好?現有的人力有沒有充分的被應用?有沒有可能現有供應的餐點非常多項,但是顧客買氣好的總是那幾個,應該找出主力的產品、刪去滯銷餐點。

以上思考的面向就多了好幾個,這些都可以運用MECE的原則,讓自己思考問題的時候不要太單一。

如同餐廳的案例,就運用了「人、流程、餐點、管理制度」四個面向進行思考,減少因思考不周全而產生盲點的狀況發生。

MECE分析法小結

這兩個小故事,都是我在企業輔導或授課時,經常看到的學員盲點;當大家學到MECE的概念時,都會驚呼:怎麼會有那麼好用的方法!

最後特別提一下,我經常用「二維矩陣」的方式來做分析。

例如你可以盤點自己的工作,依據重要性與急迫性,運用二維矩陣的方式,把你的工作排放在這四個象限:

1、重要性與急迫性都高
2、重要性低與急迫性高
3、重要性高與急迫性低
4、重要性與急迫性都低

這樣就一目了然,哪些工作落在哪些象限都清清楚楚,這也是MECE的概念運用方式,透過二維矩陣做到完整性跟獨立性。

最後,希望大家心中有MECE,解決問題不漏掉;心中有MECE,讓老闆更愛你。

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品碩創新管理顧問/執行⻑

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