作者 / 彭建文
- 商業簡報有其目的，可能是要銷售一個產品、賣一個服務或是賣一個idea。在台積電，每天有太多的問題必須要做簡報來跟主管報告。而台積電內部的簡報，比較偏向解決問題的簡報，因此，是在訓練你的邏輯、思考以及批判思維。
你看過史蒂夫·賈伯斯的商業簡報嗎？他的簡報技巧非常厲害，被譽為產品行銷之王。如果我們將他的商業簡報技巧應用在公司內部的簡報中，是否能提升我們的簡報能力呢？
事實上，這兩種簡報方式完全不同。賈伯斯的簡報屬於「產品簡報」，但在商業簡報中，大多數都是「問題解決簡報」。
商業簡報有其目的，可能是要銷售產品、服務，或推銷一個想法。商業簡報的目的在於打動聽眾，讓對方接受提供的解決方案。
在台積電，每天都有很多問題需要透過簡報向主管報告。因此，台積電的簡報更偏向解決問題的簡報，透過這樣的簡報訓練邏輯思考、批判思考等能力。
每個人都可以對你的簡報提出挑戰，但這並非要打倒你或讓你難堪，而是反映出台積電實事求是的精神。因此，如果簡報無法清楚傳達，或是觸犯了主管的大忌，可能會影響當天的氣氛，甚至在主管心中留下不良印象。
因此，簡報時必須清楚說明數據來源、邏輯流暢度、是否包含結論與發現等要點，因為這是主管必定會挑戰的。在我個人的簡報經驗中，有五個簡報雷區必須避免。
1.簡報動畫太多、太華麗
在商業簡報中，切勿花太多時間在美編上，而忽略了解決問題的目的。
我曾有一次經驗，流程規劃部門的同事來我們部門做商業簡報。然而，當他們的簡報第一頁出現了大量的動畫和聲音效果時，我們的主管立刻變得面色不悅。
- 果不其然，沒過幾秒，主管就生氣地說：『我叫你來簡報是要解決問題，不是要看這些花拳繡腿，我的時間有限，你可以快速報告重點嗎？給你3分鐘時間，如果3分鐘沒講完重點，麻煩下一次再來報告。』
千萬不要忘記，不要花太多時間在簡報美編上，因為主管更期望你將時間花費在真正的問題或解決問題的過程上。在簡報中，只報告重點聽起來容易，但實際上需要花時間思考。
2.簡報前兩頁聽不到重點
簡報必須要有重點，而且這些重點要簡潔有力，最好放在前幾頁呈現。
我曾經有一次經驗，我們的客戶一直要求降價，因此業務主管要求我們做一份整體分析報告。在簡報的第一頁，我們就先呈現了結論：不降價。
當時部門主管看到我們的結論，面帶微笑地說：「很好喔，你們的結論跟我一樣，那可以告訴我為什麼不降價嗎？」接著，簡報的第二頁呈現了不降價的三個理由。
主管只花了三分鐘聽完，心情非常好。當其他人報告時，由於前面幾頁都是鋪陳，看不到重點，主管就開始沒有耐心了。當時我心裡慶幸：還好我們在前兩頁就呈現了重點，讓他立刻看到。
因此，在做解決問題的報告時，我們會在第一頁呈現重點。主管會根據這個結論提問，這時我們才會呈現其他附件資料來做結論的佐證。
3.看不出簡報的邏輯架構
解決問題的步驟、邏輯、依據等，都需要在簡報上清楚呈現。
我還記得有一陣子，我們部門的伺服器經常出問題，這個問題屢次發生，導致生產線資料無法顯示在自動報表上。因此，主管要求負責伺服器的工程師製作一份簡報來解釋問題的原因。
當時，很多主管都參與了這場會議。但在工程師報告伺服器經常出問題的原因時，他的報告邏輯並不太清楚，整份簡報也看不出解決問題的主要步驟。
在解決問題的簡報中，最好的呈現方式是使用「放主標」。這有助於我們在閱讀報告時，清楚看到解決問題的思維。
以下是建議主標須包含的內容：
- 問題描述
- 現況分析
- 暫時對策
- 原因分析
- 對策思考
- 效果確認
- 如何防範再度發生
- 類似產品是否有同樣問題
只要有工作項目，一定要有負責人跟完成時間，這些在簡報中都需要呈現。
4.簡報只有圖表沒有結論
每一頁簡報都應該要有結論，特別是單頁簡報，結論應該放在第一行，而且要有相應的依據。很多工程師在簡報時，或多或少都會放一些圖表，最常見的圖表就是趨勢圖、直條圖或圓餅圖。
但如果簡報只有圖表，沒有結論，將無法提供足夠的信息給聽眾，而且也無法有效地傳達你要表達的主要訊息。
- 這時主管可能會說：『請問你秀這一個趨勢圖，想呈現的結論是什麼？』
- 也可能會說：『請不要讓我來猜你的結論，你可不可以寫一下你的結論？』
換句話說，我們需要專注於每一頁簡報的內容，圖表分析只是過程，分析出的結論才是重點。而分析過程的邏輯是否合理，以及是否有相應的支持證據，這些都是製作簡報時需要注意的重要點。
5. 簡報內容沒有完全弄懂
簡報中所呈現的文字和資料必須百分之百正確。我曾經有一次在與大客戶開會時，客戶的產品交期延遲了半天，我的主管要我寫一份報告解釋原因。在會議上，有好幾位主管對報告中的數據提出了質疑。
當時我並不清楚這些數據的來源，我只是從公司系統上複製下來的。我沒有去質疑這些數據的正確性，直接把它們放到了報告中。
我也沒有從報告的結論反推，思考這些數據的意義。主管們問的都是一些很基本的邏輯問題，而我居然無法回答。這次會議讓我受到了很大的打擊，但也帶給了我很好的學習機會。
本文中提到的5個禁忌，其實也可以看作是5個簡報技巧。許多人在職場上都需要使用簡報，但他們可能不擅長解決問題的邏輯思考，或簡報能力不佳，也想提高自己的批判性思維能力。
事實上，每天在公司內所發生的問題都可以用簡報來呈現，並利用本文中提到的5個技巧來進行練習。通過提升解決問題的邏輯思考能力和簡報能力，可以從日常的簡報練習中開始。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：前兩頁聽不到重點，直接被打斷！台積電十年，我領悟的5個「簡報地雷」
