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避開5大「商業簡報地雷」的技巧,提升你的表達力和邏輯思考能力

作者 / 彭建文

你看過史蒂夫·賈伯斯的商業簡報嗎?他的簡報技巧非常厲害,被譽為產品行銷之王。如果我們將他的商業簡報技巧應用在公司內部的簡報中,是否能提升我們的簡報能力呢?

事實上,這兩種簡報方式完全不同。賈伯斯的簡報屬於「產品簡報」,但在商業簡報中,大多數都是「問題解決簡報」。

商業簡報有其目的,可能是要銷售產品、服務,或推銷一個想法。商業簡報的目的在於打動聽眾,讓對方接受提供的解決方案。

在台積電,每天都有很多問題需要透過簡報向主管報告。因此,台積電的簡報更偏向解決問題的簡報,透過這樣的簡報訓練邏輯思考、批判思考等能力。

每個人都可以對你的簡報提出挑戰,但這並非要打倒你或讓你難堪,而是反映出台積電實事求是的精神。因此,如果簡報無法清楚傳達,或是觸犯了主管的大忌,可能會影響當天的氣氛,甚至在主管心中留下不良印象。

因此,簡報時必須清楚說明數據來源、邏輯流暢度、是否包含結論與發現等要點,因為這是主管必定會挑戰的。在我個人的簡報經驗中,有五個簡報雷區必須避免。

1.簡報動畫太多、太華麗  

在商業簡報中,切勿花太多時間在美編上,而忽略了解決問題的目的。

我曾有一次經驗,流程規劃部門的同事來我們部門做商業簡報。然而,當他們的簡報第一頁出現了大量的動畫和聲音效果時,我們的主管立刻變得面色不悅。

千萬不要忘記,不要花太多時間在簡報美編上,因為主管更期望你將時間花費在真正的問題或解決問題的過程上。在簡報中,只報告重點聽起來容易,但實際上需要花時間思考。

2.簡報前兩頁聽不到重點   

簡報必須要有重點,而且這些重點要簡潔有力,最好放在前幾頁呈現。

我曾經有一次經驗,我們的客戶一直要求降價,因此業務主管要求我們做一份整體分析報告。在簡報的第一頁,我們就先呈現了結論:不降價。

當時部門主管看到我們的結論,面帶微笑地說:「很好喔,你們的結論跟我一樣,那可以告訴我為什麼不降價嗎?」接著,簡報的第二頁呈現了不降價的三個理由。

主管只花了三分鐘聽完,心情非常好。當其他人報告時,由於前面幾頁都是鋪陳,看不到重點,主管就開始沒有耐心了。當時我心裡慶幸:還好我們在前兩頁就呈現了重點,讓他立刻看到。

因此,在做解決問題的報告時,我們會在第一頁呈現重點。主管會根據這個結論提問,這時我們才會呈現其他附件資料來做結論的佐證。

3.看不出簡報的邏輯架構

解決問題的步驟、邏輯、依據等,都需要在簡報上清楚呈現。

我還記得有一陣子,我們部門的伺服器經常出問題,這個問題屢次發生,導致生產線資料無法顯示在自動報表上。因此,主管要求負責伺服器的工程師製作一份簡報來解釋問題的原因。

當時,很多主管都參與了這場會議。但在工程師報告伺服器經常出問題的原因時,他的報告邏輯並不太清楚,整份簡報也看不出解決問題的主要步驟。

在解決問題的簡報中,最好的呈現方式是使用「放主標」。這有助於我們在閱讀報告時,清楚看到解決問題的思維。

以下是建議主標須包含的內容:

只要有工作項目,一定要有負責人跟完成時間,這些在簡報中都需要呈現。

4.簡報只有圖表沒有結論     

每一頁簡報都應該要有結論,特別是單頁簡報,結論應該放在第一行,而且要有相應的依據。很多工程師在簡報時,或多或少都會放一些圖表,最常見的圖表就是趨勢圖、直條圖或圓餅圖。

但如果簡報只有圖表,沒有結論,將無法提供足夠的信息給聽眾,而且也無法有效地傳達你要表達的主要訊息。

換句話說,我們需要專注於每一頁簡報的內容,圖表分析只是過程,分析出的結論才是重點。而分析過程的邏輯是否合理,以及是否有相應的支持證據,這些都是製作簡報時需要注意的重要點。

5. 簡報內容沒有完全弄懂      

簡報中所呈現的文字和資料必須百分之百正確。我曾經有一次在與大客戶開會時,客戶的產品交期延遲了半天,我的主管要我寫一份報告解釋原因。在會議上,有好幾位主管對報告中的數據提出了質疑。

當時我並不清楚這些數據的來源,我只是從公司系統上複製下來的。我沒有去質疑這些數據的正確性,直接把它們放到了報告中。

我也沒有從報告的結論反推,思考這些數據的意義。主管們問的都是一些很基本的邏輯問題,而我居然無法回答。這次會議讓我受到了很大的打擊,但也帶給了我很好的學習機會。


本文中提到的5個禁忌,其實也可以看作是5個簡報技巧。許多人在職場上都需要使用簡報,但他們可能不擅長解決問題的邏輯思考,或簡報能力不佳,也想提高自己的批判性思維能力。

事實上,每天在公司內所發生的問題都可以用簡報來呈現,並利用本文中提到的5個技巧來進行練習。通過提升解決問題的邏輯思考能力和簡報能力,可以從日常的簡報練習中開始。

簡報地雷

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。