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EP57|開會流程避免5禁忌,升職加薪離你更近一步!彭建文(節目主持人)

彭建文:開會流程5個關鍵

主持人 / 彭建文

節目主持人

彭建文

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

彭建文:「用台積電的方式管理公司,成為世界第一將指日可待!」

本集重點摘要 »

有些人進公司久了可能會有想升遷的想法,卻不知道要怎麼做。其實只要把「開會流程」爬梳清楚,你的老闆就會對你刮目相看!

這一集職場冰淇淋Podcast節目,彭建文老師將分享過去在台積電時「觀察到升遷速度快的人,在開會時都會避免的五個禁忌。」

開會是我們日常會碰到的事情,如果能在開會流程中避免這五個禁忌,就能夠提升同仁或主管對你的好感,有效提升開會效率。

職場冰淇淋節目即將開始,讓我們跟著主持人「彭建文」一起周末輕聽吧!

時間段落導讀 »

🍨會議管理3步驟,開會流程的核心 > 03:13

🍨開會流程禁忌1:老闆來了會議卻無法開始 > 05:10

過去在台積電開會時,當老闆進到會議室時,電腦、連線軟體、檔案等相關資料都會提前準備好,與會成員也全部到齊。

因為主管時間非常寶貴,所謂2點開會,就是2點開始,會議所有東西都要準備好,等主管一進來,馬上要開始會議。

所以,2點的會議,會議主持人大概1點40分就會進入會議室準備,當天會用到的所有報告資料都預先打開,檔案也可以先進行編碼。

而開會常遲到的同仁,一定會在主管心中留下不好的印象。

🍨開會流程禁忌2:沒有制定會議議程 > 08:30

會議開始前,所有與會者都要清楚今天開會的目的。

會議主持人需要在會議之前,向所有與會者報告:這2個小時的會議,會討論什麼?有幾個主題?每個主題大概需要多久時間?

而議程內容也不建議口頭敘述,會議的主持人可以製作一頁的議程,讓大家都知道開會的目的與時間控制。

如果會議連議程都沒有,或者實際進行時間沒有照議程控制,整個會議的效率就會大打折扣。

🍨開會流程禁忌3:決策者沒參與會議 > 10:50

會議上需要做很多決定,如果決策者都沒有在會議上,老闆會非常生氣,甚至馬上宣布終止會議。

而如果臨時請決策者進會議室也會影響會議運作與效率。

有時與會同仁根本不清楚這次會議上會有哪些決策者參加,會議紀錄可能也沒寄給這些人。

這都是會議主持人的責任,舉凡會議目的、與會者名單、相關決策者,會議之前要全部了解,在會議正式開始前做好相關準備。

🍨開會流程禁忌4:沒有充分準備資料 > 14:40

開會時如有要討論的議題,必須事前準備資料,就算是不熟悉的議題,也要盡力籌備,並在開會前詢問主管或同事準備方向是否正確。

以「在這場會議上結束討論」為目標,否則,討論會不斷往後延,積壓議程,往後的會議會有越來越多懸而未決的事項。

這就會導致開會頻率變高、效率下降,老闆對你的印象也會非常的不好。

🍨開會流程禁忌5:與會者分心不提問 > 17:40

在會議時許多人都會默默打開自己的電腦,做自己的事,也不會針對會議內容發問。

在會議中,與會者一定要注意:盡量不要做自己的事,要專心聽。

與會者的專心態度、對議程內容進行的提問,都是能讓部門主管對你留下好印象的要點。

🍨開會流程5個禁忌小結 > 18:53

大家在工作上都非常忙碌,要讓主管時時刻刻留下好印象,最重要的是把握每天接觸的機會,而開會就是一個很好的機會點。

透過避開開會禁忌,你的升遷之路一定不會寂寞。

那麼,職場冰淇淋 Podcast 下一集,我們 2022/7/14 早上 8:00 見囉!

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職場冰淇淋主持人彭建文

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本集幕後

執行策畫

林祖寧

清華大學心理諮商學系碩士,為本集《職場冰淇淋》Podcast節目製作人。

編輯協作

品碩創新團隊

一群年輕的課程規劃培訓師團隊,決心要為廣大的職場工作者帶來創新思路。