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台積電開會被主管問倒,絕不能說事後回報!一流企業用3種會議培養人才

開會被主管問倒,絕不能說事後回報!

作者 / 彭建文

近年來,我在兩岸協助企業授課輔導,經常被問及一個問題:

學員:「老師,您解決問題的能力那麼厲害,是不是台積電的同仁都很厲害呢?」我:「當然了,台積電培養出來的人當然都很厲害啊!」

這句話也許有點自我吹噓的成分,但說實在的,台積電確實在很多方面都很擅長培養員工的問題解決能力。

在十年的工作歲月中,台積電的會議形式不僅僅是簡單的開會,公司利用多種不同的會議形式來培養人才。台積電的會議非常刺激,換句話說,參與台積電的會議,是提升問題解決能力的最快捷途徑。

公司內部會議形式非常多樣化,以下是我印象深刻的三種會議形式,每種會議的方式和參與者都不同,但每種會議都有可以成長的知識,讓我們看看台積電如何利用會議來培養人才。

一、部門例行性會議

在許多公司的會議中,報告人報完後通常只有主管會提問,其他同事不太會問問題,好像與自己無關。你的部門會議也是這樣嗎?

但在台積電,當一個人報告完畢後,主管會問每一個人:「對這個報告有沒有什麼看法?」每個人都必須發言並提問,這是規定。

這種「強迫提問」的會議形式,同仁之間也在學習如何訓練邏輯思考,同時聽取別人的觀點和見解。

同事在報告時,大家專心聆聽,如果問題沒有切中要害,其他人也會在旁提出更好的問題。每個同仁提問時,大家互相討論、分享彼此的答案,這樣可以培養更多的問題解決能力。

此外,因為同事做的事情自己沒參與,一開始開這樣的會議其實沒有太多問題。因此,每次開會之前,大家都會先看過別人的報告,才有辦法在真正開會時提出問題。

這種會議形式不僅可以訓練邏輯思考,還可以加深了解同事們的工作內容。如果一週開會一次,假設一次問3個問題,一年開會48次,你就可以問150個問題;如果5年開會240次,就可以問將近750個問題。

這樣的會議形式可以培養人才,同事之間也可以互相學習,提高整個部門的問題解決能力。

二、部門專案進度會議 

假設某企業的研發處長要向副總或甚至總經理報告專案進度,如果處長被總經理問到答不出來的問題該怎麼辦?

有些公司的處長可能會說:「好,我再下去查一下,事後會再當面跟總經理回報,或者發信說明。」但在台積電,處長遇到這種狀況時,會利用會議的空檔,立刻打電話給部門主管。

部門主管會立刻開始尋找資料,幾十分鐘內就能找到答案,接著儘速致電或發信給處長,在會議結束前向總經理報告答案。

這種會議形式可以訓練員工如何在短時間內找到答案,讓資料和資訊的儲存更為重要。任何問題都應該能在專案進度會議上即時得到答案,而不需要每次都把問題再帶回去,花更多時間去蒐集資料來解釋說明。

總之,這種會議形式可以在會議中快速處理問題,同時加強部門之間的合作與溝通,更重要的是提升人才培養與專案進度的效率。

三、跨部門專案會議  

在台積電任職時,每位員工每年都需要參與專案,作為績效評估的一部分,因此跨部門專案會議成為每年不可或缺的工作場景。

在這些跨部門的專案會議中,我們有機會學習到其他部門的專業知識。這類跨部門專案不僅涉及各部門的執行者,有時甚至主管也會參與其中。

正因如此,在這種會議形式中,我們可以與多個部門的主管互動,發現他們觀察事物的角度各不相同。

這是多麼美妙的事情!你將擁有更多元的視角,使你看待問題的方式更加全面。

此外,由於跨部門專案往往要求如期完成,絕不能延遲,因此在專案執行過程中,我們也能夠培養專案管理的方法和技巧,如以下:

1.向上管理

當專案遇到困難或需要支援時,我們會適時尋求更高層主管的協助以解決問題。

2.跨部門溝通

各部門的同仁具有不同的個性、資歷和專業背景。如何領導這些人共同朝著目標邁進,也是一個寶貴的人才培養學習點。

3.邏輯整合能力

向高層主管報告專案進度本身就是一項挑戰。我們需要利用1-2頁的簡報來彙報每次專案的內容,這無疑考驗著我們的邏輯整合能力和簡報技巧。

總之,跨部門專案會議是一個很好的會議形式,可以讓你學到不同部門的專業,培養專案管理、跨部門溝通與邏輯整合能力,同時也加強了部門之間的合作與溝通,更重要的是提升了人才培養與專案效率。

會議形式對人才培養的影響

我在台積電的10年多歷程中,參與了大小約25個專案,這無疑是一個驚人的數字。那麼,在這漫長的過程中,我們的解決問題能力又怎能不被培養呢?每天都有許多不同規模的會議在進行,你是否曾想過如何通過這些會議來提升自己的問題解決能力呢?

會議形式多種多樣,每種形式帶來的學習成果也各有特色。或許你可以嘗試將手邊的會議按照類型進行歸類,然後從各種不同的會議形式中,全面地培養自己的解決問題能力。

我深信,會議不僅僅是會議本身,更是一個寶貴的人才培養學習場域。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。