作者 / 彭建文
- 本文說明台積電的會議形式，透過不同的會議型態培養人才，提升解決問題能力。文中列舉三種會議型態：部門例行性會議、部門專案進度會議、跨部門專案會議。透過開會讓同仁互相討論、分享答案，訓練邏輯和聆聽他人見解。
近年來，我在兩岸協助企業授課輔導，經常被問及一個問題：
學員：「老師，您解決問題的能力那麼厲害，是不是台積電的同仁都很厲害呢？」我：「當然了，台積電培養出來的人當然都很厲害啊！」
這句話也許有點自我吹噓的成分，但說實在的，台積電確實在很多方面都很擅長培養員工的問題解決能力。
在十年的工作歲月中，台積電的會議形式不僅僅是簡單的開會，公司利用多種不同的會議形式來培養人才。台積電的會議非常刺激，換句話說，參與台積電的會議，是提升問題解決能力的最快捷途徑。
公司內部會議形式非常多樣化，以下是我印象深刻的三種會議形式，每種會議的方式和參與者都不同，但每種會議都有可以成長的知識，讓我們看看台積電如何利用會議來培養人才。
一、部門例行性會議
在許多公司的會議中，報告人報完後通常只有主管會提問，其他同事不太會問問題，好像與自己無關。你的部門會議也是這樣嗎？
但在台積電，當一個人報告完畢後，主管會問每一個人：「對這個報告有沒有什麼看法？」每個人都必須發言並提問，這是規定。
這種「強迫提問」的會議形式，同仁之間也在學習如何訓練邏輯思考，同時聽取別人的觀點和見解。
同事在報告時，大家專心聆聽，如果問題沒有切中要害，其他人也會在旁提出更好的問題。每個同仁提問時，大家互相討論、分享彼此的答案，這樣可以培養更多的問題解決能力。
此外，因為同事做的事情自己沒參與，一開始開這樣的會議其實沒有太多問題。因此，每次開會之前，大家都會先看過別人的報告，才有辦法在真正開會時提出問題。
這種會議形式不僅可以訓練邏輯思考，還可以加深了解同事們的工作內容。如果一週開會一次，假設一次問3個問題，一年開會48次，你就可以問150個問題；如果5年開會240次，就可以問將近750個問題。
這樣的會議形式可以培養人才，同事之間也可以互相學習，提高整個部門的問題解決能力。
二、部門專案進度會議
假設某企業的研發處長要向副總或甚至總經理報告專案進度，如果處長被總經理問到答不出來的問題該怎麼辦？
有些公司的處長可能會說：「好，我再下去查一下，事後會再當面跟總經理回報，或者發信說明。」但在台積電，處長遇到這種狀況時，會利用會議的空檔，立刻打電話給部門主管。
部門主管會立刻開始尋找資料，幾十分鐘內就能找到答案，接著儘速致電或發信給處長，在會議結束前向總經理報告答案。
這種會議形式可以訓練員工如何在短時間內找到答案，讓資料和資訊的儲存更為重要。任何問題都應該能在專案進度會議上即時得到答案，而不需要每次都把問題再帶回去，花更多時間去蒐集資料來解釋說明。
總之，這種會議形式可以在會議中快速處理問題，同時加強部門之間的合作與溝通，更重要的是提升人才培養與專案進度的效率。
三、跨部門專案會議
在台積電任職時，每位員工每年都需要參與專案，作為績效評估的一部分，因此跨部門專案會議成為每年不可或缺的工作場景。
在這些跨部門的專案會議中，我們有機會學習到其他部門的專業知識。這類跨部門專案不僅涉及各部門的執行者，有時甚至主管也會參與其中。
正因如此，在這種會議形式中，我們可以與多個部門的主管互動，發現他們觀察事物的角度各不相同。
這是多麼美妙的事情！你將擁有更多元的視角，使你看待問題的方式更加全面。
此外，由於跨部門專案往往要求如期完成，絕不能延遲，因此在專案執行過程中，我們也能夠培養專案管理的方法和技巧，如以下：
1.向上管理
當專案遇到困難或需要支援時，我們會適時尋求更高層主管的協助以解決問題。
2.跨部門溝通
各部門的同仁具有不同的個性、資歷和專業背景。如何領導這些人共同朝著目標邁進，也是一個寶貴的人才培養學習點。
3.邏輯整合能力
向高層主管報告專案進度本身就是一項挑戰。我們需要利用1-2頁的簡報來彙報每次專案的內容，這無疑考驗著我們的邏輯整合能力和簡報技巧。
總之，跨部門專案會議是一個很好的會議形式，可以讓你學到不同部門的專業，培養專案管理、跨部門溝通與邏輯整合能力，同時也加強了部門之間的合作與溝通，更重要的是提升了人才培養與專案效率。
會議形式對人才培養的影響
我在台積電的10年多歷程中，參與了大小約25個專案，這無疑是一個驚人的數字。那麼，在這漫長的過程中，我們的解決問題能力又怎能不被培養呢？每天都有許多不同規模的會議在進行，你是否曾想過如何通過這些會議來提升自己的問題解決能力呢？
會議形式多種多樣，每種形式帶來的學習成果也各有特色。或許你可以嘗試將手邊的會議按照類型進行歸類，然後從各種不同的會議形式中，全面地培養自己的解決問題能力。
我深信，會議不僅僅是會議本身，更是一個寶貴的人才培養學習場域。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：開會被主管問倒，為何不能說「事後回報」？3種會議，看台積電如何養才
