當責、負責分不出差別,無法成為優秀PM?用阿喜法則(ARCIS)提升執行力

一個優秀的PM,如何做好分工與權責分配?關鍵是「當責」兩個字。

文 / 彭建文

一個成熟的PM,該如何做好分工與權責分配呢?關鍵觀念「當責」是你最該重視的。當責是很重要的核心價值,它會成為一種態度、行為,也會化成一種具體行動,行動終要致果。

1.ARCIS法則,能夠幫助專案經理、團隊主管釐清團隊成員的角色與責任,有效提升領導力及執行力。

2.阿喜法則(ARCI)是一種分配工作與職責範圍的工具,由4個單字組成:當責、負責、諮詢、知會。本文作者依據自身經驗,追加1個單字:支援,成為「ARCIS」法則。

3.本文整理了ARCIS的基本概念、運用範例,以及相關注意事項。

目錄

專案管理者的痛點

前陣子協助一家國際大廠,幫他們的資深PM上專案管理工作坊。課程結束前,學員P分享了他的學習心得,令我印象深刻,他是這麼說的:

「我從事PM工作7年多了,上完課後,我才發現,我之前整天都在幫人家擦屁股。我每次都想,完成這個專案,應該就是我離開公司的時候了。」

「每次專案開始前,我都會規劃一系列定期會議,每個會議安排好進度。但開會時,我都覺得自己沒達到進度,而有些工作,明明已經分配給同事,他們卻常沒按進度完成,以至於有些討論一而再、再而三地被拿出來講。」

「當次開會要產出的結論,有時候就被迫延到下一次會議來討論。」

學員J馬上回應,他認為P同事有時候沒把工作講得很清楚,對他來說,他不覺得這個工作應該是他負責:

「為什麼當時會分給我?之前你們在做工作分配的時候,根本沒告知我,也沒有我同意,就把工作丟給我做,這對我來說不公平。」

「另外,我也不知道這個專案的來龍去脈,因此我不太清楚這樣的工作項目,要做到何種程度才能銜接其他工作。」

P先生接著說:

「有時候,同仁負責的工作產出,不是他要的品質,他必須出面幫忙擦屁股。雖然最後還是完成了專案,但過程血淚只能含在內心深處。」

P先生的問題,是多數PM的痛點。

達成當責的工具

什麼是ARCIS法則?

一個成熟的PM,該如何做好分工與權責分配呢?

關鍵觀念是「當責」(accountability)。當責是很重要的核心價值,它會成為一種態度、行為,也會化成一種具體行動,行動終要致果。

這個過程中,當責及其衍生的方法論(methodology),即「阿喜法則」(ARCI),就變很重要。它是一個很重要的工具,能用以釐清角色與責任(Role and Responsibility),也能有效提升領導力與執行力。

之前在台積電當PM,這幾年出來協助企業輔導時,我都發現,做專案很常需要別人協助,例如收集資料。因此,我在ARCI加了一個元素「S」,變成ARCIS, 更貼近實務運作。

何謂ARCIS,簡單說明如下:

 •當責(Accountable)
對整件事情的成敗負上責任。

 •負責(Responsible)
負責執行該項工作的人員,負責回報進度與狀況。


 •諮詢(Consult)
提供工作或專案的諮詢,協助工作進行。


 •知會(Informed)
被告知工作的狀況與進度,但不直接負責該項工作。


 •支援(Support)
支援工作,使工作可以順利進行。

ARCIS的實際運用

接下來,我來舉例子。一般人在學責任分配矩陣的時候,都會面臨幾個問題,例如:

ARCIS責任分配表

 •為什麼市場調查這個任務,要有兩個執行者?工作上怎麼分配?

 •市場調查這件事,執行者要做到什麼程度,才算是完成工作?

 •當責者A與負責者R,在這一個市場調查的任務活動中,該如何區分權責與角色呢?

實務上運用這樣的責任分配表,其實是有瑕疵的。

專案運作的時候,只要看到一個任務項目有兩個負責者R,就代表工作項目分得不夠細。請大家看下面這張責任分配表:

ARCIS責任分配表-填寫方式

你會看到,市場調查的工作,我們把它分成兩個工作,一是競爭者調查,另一個是元宇宙的產業調查,每個任務都有一個負責者,這樣的工作分配比較清楚。

另外,我們規定競爭者調查至少要調查5間公司,而且每個競爭者的財報也要一起調查跟分析。

當你規定競爭者調查應該產出這樣子的內容時,負責者就會很清楚,知道這項工作要做到什麼程度。

而這個專案的當責者,也就是Mark,要讓負責者執行完工作後,把調查報告上交討論,畢竟市場調查是Mark來當責。

ARCIS責任分配表注意事項

負責者、當責者,差別在哪?

當責者跟負責者,在課堂解說時很簡單,但PM做工作分配的時候,這兩者常常會被混淆。

舉例來說,負責人會說,公司廠房已經做過安檢了,但當責者會說,我一定要讓公司廠房,100%安全無災害。

有看到這之間的差別嗎?負責是把事情做完,他追求的是一種活動或工作的完成,而當責者追求成果,他要為成果負責。

再舉一個例子:負責者會說,我已經去拜訪客戶8次了,而當責者會說,客戶剛已經下訂單了。

真正當責的人,要為最終成果負「完全」的責任。

換句話說,我們應該要從過去的思維「這個我有做」、「這件事我做完了」、「我已經把東西轉給承辦人了」轉換為:我既然做了,就一定要交出成果,而且為了這樣的成果,我願意多做一些。

當責者總會自問:我還能多做些什麼?

ARCIS這個工具,本質上是工作分工與角色權責,不僅專案管理需要這個工具,一般職場工作者和主管也能運用在管理上,在專案上,提升整體效能。

【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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