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分不出當責、負責無法成為好PM?用阿喜法則(ARCIS)提升執行力

一個優秀的PM,如何做好分工與權責分配?關鍵是「當責」兩個字。

作者 / 彭建文

專案管理者的痛點

前陣子協助一家國際大廠,幫他們的資深PM上專案管理工作坊。課程結束前,學員P分享了他的學習心得,令我印象深刻,他是這麼說的:

學員J馬上回應,他認為P同事有時候沒把工作講得很清楚,對他來說,他不覺得這個工作應該是他負責:

P先生接著說:

P先生的問題,是多數PM的痛點。

達成當責的工具

什麼是ARCIS法則?

一個成熟的PM,該如何做好分工與權責分配呢?關鍵觀念是「當責」(accountability)。當責是很重要的核心價值,它會成為一種態度、行為,也會化成一種具體行動,行動終要致果。

這個過程中,當責及其衍生的方法論(methodology),即「阿喜法則」(ARCI),就變很重要。它是一個很重要的工具,能用以釐清角色與責任(Role and Responsibility),也能有效提升領導力與執行力。

之前在台積電當PM,這幾年出來協助企業輔導時,我都發現,做專案很常需要別人協助,例如收集資料。因此,我在ARCI加了一個元素「S」,變成ARCIS, 更貼近實務運作。

何謂ARCIS,簡單說明如下:

ARCIS的實際運用

接下來,我來舉例子。一般人在學責任分配矩陣的時候,都會面臨幾個問題,例如:

ARCIS責任分配表

實務上運用這樣的責任分配表,其實是有瑕疵的。專案運作的時候,只要看到一個任務項目有兩個負責者R,就代表工作項目分得不夠細。請大家看下面這張責任分配表:

ARCIS責任分配表-填寫方式

你會看到,市場調查的工作,我們把它分成兩個工作,一是競爭者調查,另一個是元宇宙的產業調查,每個任務都有一個負責者,這樣的工作分配比較清楚。

另外,我們規定競爭者調查至少要調查5間公司,而且每個競爭者的財報也要一起調查跟分析。

當你規定競爭者調查應該產出這樣子的內容時,負責者就會很清楚,知道這項工作要做到什麼程度。

而這個專案的當責者,也就是Mark,要讓負責者執行完工作後,把調查報告上交討論,畢竟市場調查是Mark來當責。

負責者、當責者,差別在哪?

當責者跟負責者,在課堂解說時很簡單,但PM做工作分配的時候,這兩者常常會被混淆。舉例來說,負責人會說,公司廠房已經做過安檢了,但當責者會說,我一定要讓公司廠房,100%安全無災害。

有看到這之間的差別嗎?負責是把事情做完,他追求的是一種活動或工作的完成,而當責者追求成果,他要為成果負責。

再舉一個例子:負責者會說,我已經去拜訪客戶8次了,而當責者會說,客戶剛已經下訂單了。真正當責的人,要為最終成果負「完全」的責任。

換句話說,我們應該要從過去的思維「這個我有做」、「這件事我做完了」、「我已經把東西轉給承辦人了」轉換為:我既然做了,就一定要交出成果,而且為了這樣的成果,我願意多做一些。當責者總會自問:我還能多做些什麼?

ARCIS這個工具,本質上是工作分工與角色權責,不僅專案管理需要這個工具,一般職場工作者和主管也能運用在管理上,在專案上,提升整體效能。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:ARCIS法則》當責vs負責?分不出其中差別,別說你是優秀PM