作者 / 彭建文
- 一個成熟的PM，該如何做好分工與權責分配呢？關鍵觀念「當責」是你最該重視的。當責是很重要的核心價值，它會成為一種態度、行為，也會化成一種具體行動，行動終要致果。
專案管理者的痛點
前陣子協助一家國際大廠，幫他們的資深PM上專案管理工作坊。課程結束前，學員P分享了他的學習心得，令我印象深刻，他是這麼說的：
- 「我從事PM工作7年多了，上完課後，我才發現，我之前整天都在幫人家擦屁股。我每次都想，完成這個專案，應該就是我離開公司的時候了。」
- 「每次專案開始前，我都會規劃一系列定期會議，每個會議安排好進度。但開會時，我都覺得自己沒達到進度，而有些工作，明明已經分配給同事，他們卻常沒按進度完成，以至於有些討論一而再、再而三地被拿出來講。」
- 「當次開會要產出的結論，有時候就被迫延到下一次會議來討論。」
學員J馬上回應，他認為P同事有時候沒把工作講得很清楚，對他來說，他不覺得這個工作應該是他負責：
- 「為什麼當時會分給我？之前你們在做工作分配的時候，根本沒告知我，也沒有我同意，就把工作丟給我做，這對我來說不公平。」
- 「另外，我也不知道這個專案的來龍去脈，因此我不太清楚這樣的工作項目，要做到何種程度才能銜接其他工作。」
P先生接著說：
- 「有時候，同仁負責的工作產出，不是他要的品質，他必須出面幫忙擦屁股。雖然最後還是完成了專案，但過程血淚只能含在內心深處。」
P先生的問題，是多數PＭ的痛點。
達成當責的工具
什麼是ARCIS法則？
一個成熟的PM，該如何做好分工與權責分配呢？關鍵觀念是「當責」（accountability）。當責是很重要的核心價值，它會成為一種態度、行為，也會化成一種具體行動，行動終要致果。
這個過程中，當責及其衍生的方法論（methodology），即「阿喜法則」（ARCI），就變很重要。它是一個很重要的工具，能用以釐清角色與責任（Role and Responsibility），也能有效提升領導力與執行力。
之前在台積電當PM，這幾年出來協助企業輔導時，我都發現，做專案很常需要別人協助，例如收集資料。因此，我在ARCI加了一個元素「S」，變成ARCIS， 更貼近實務運作。
何謂ARCIS，簡單說明如下：
- 當責（Accountable） 對整件事情的成敗負上責任。
- 負責（Responsible） 負責執行該項工作的人員，負責回報進度與狀況。
- 諮詢（Consult） 提供工作或專案的諮詢，協助工作進行。
- 知會（Informed） 被告知工作的狀況與進度，但不直接負責該項工作。
- 支援（Support） 支援工作，使工作可以順利進行。
ARCIS的實際運用
接下來，我來舉例子。一般人在學責任分配矩陣的時候，都會面臨幾個問題，例如：
- 為什麼市場調查這個任務，要有兩個執行者？工作上怎麼分配？
- 市場調查這件事，執行者要做到什麼程度，才算是完成工作？
- 當責者A與負責者R，在這一個市場調查的任務活動中，該如何區分權責與角色呢？
實務上運用這樣的責任分配表，其實是有瑕疵的。專案運作的時候，只要看到一個任務項目有兩個負責者R，就代表工作項目分得不夠細。請大家看下面這張責任分配表：
你會看到，市場調查的工作，我們把它分成兩個工作，一是競爭者調查，另一個是元宇宙的產業調查，每個任務都有一個負責者，這樣的工作分配比較清楚。
另外，我們規定競爭者調查至少要調查5間公司，而且每個競爭者的財報也要一起調查跟分析。
當你規定競爭者調查應該產出這樣子的內容時，負責者就會很清楚，知道這項工作要做到什麼程度。
而這個專案的當責者，也就是Mark，要讓負責者執行完工作後，把調查報告上交討論，畢竟市場調查是Mark來當責。
負責者、當責者，差別在哪？
當責者跟負責者，在課堂解說時很簡單，但PM做工作分配的時候，這兩者常常會被混淆。舉例來說，負責人會說，公司廠房已經做過安檢了，但當責者會說，我一定要讓公司廠房，100%安全無災害。
有看到這之間的差別嗎？負責是把事情做完，他追求的是一種活動或工作的完成，而當責者追求成果，他要為成果負責。
再舉一個例子：負責者會說，我已經去拜訪客戶8次了，而當責者會說，客戶剛已經下訂單了。真正當責的人，要為最終成果負「完全」的責任。
換句話說，我們應該要從過去的思維「這個我有做」、「這件事我做完了」、「我已經把東西轉給承辦人了」轉換為：我既然做了，就一定要交出成果，而且為了這樣的成果，我願意多做一些。當責者總會自問：我還能多做些什麼？
ARCIS這個工具，本質上是工作分工與角色權責，不僅專案管理需要這個工具，一般職場工作者和主管也能運用在管理上，在專案上，提升整體效能。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：ARCIS法則》當責vs負責？分不出其中差別，別說你是優秀PM
