作者 / 彭建文
- 問題解決總是治標不治本？本文將說明數據分析有哪些盲點，以及學習高手如何用「樣本數、平均數、變異數」3關鍵統計數字洞察真相，徹底解決問題。
前陣子，我到一家企業協助推行「持續改善活動PCIT（Professional Continuous Improvement Team）」。他們挑了4個專案，希望透過「AIG法」來辨識問題並加以量化，其中一個專案的目標是「縮短新產品的開發時間」。
我請負責這個專案的小組組長Ken說明一下問題的具體情況，他說：「根據我們用AIG法收集到的線索，目前新產品開發作業流程平均需要6個月，我們的目標是希望能縮短到4個月。」聽起來目標很明確，對吧？
但我接著問他：「你們目前說的6個月開發時間，是怎麼算出來的？」Ken回答：「我們是參考最近剛結束的一個案子，它總共的開發時間就是6個月。」
這時候，我心裡大概有了個底。我又追問：「那你們公司一年大概會開發多少個新產品呢？」Ken說：「一年大概會有10個，所以過去2年差不多開發了20個新產品。」
我繼續問「那這20個新產品的開發時間，你們都有記錄下來嗎？」
Ken想了一下，轉頭問了副組長May。May有點不太確定地說：「應該都有記錄才對，不過具體的數字我現在手邊沒有，得回電腦查查看。但我印象中每個案子的開發時間都有記錄，主管也會針對每個案子開會討論跟分析。」
聽完他們的對話，我便向他們點出了一個關鍵：「從剛才的對話來看，如果只依照你們剛才說的那個『6個月』，其實是有盲點的。就算你們現在針對這個『6個月』去解決問題，未來同樣的問題還是很可能再次發生，因為問題的根源沒有被真正挖出來。」
Ken聽完，臉上露出了困惑的表情，於是我進一步向他們解釋。
先看「樣本數」夠不夠，別讓經驗騙了你
在進行問題分析時，有三個非常重要、但常常被忽略的統計數字。第一個就是「樣本數」。
Ken提到新產品開發時間是6個月，但這個數字只來自「最近一個案子」。你想想看，這家公司在過去兩年其實開發了將近20個新產品。在分析現況時，你覺得只看1個案子的數據就下定論，跟把過去20個案子的數據都攤開來看，哪個會更準確、更能反映真實情況？
如果只拿1個樣本就想推斷整體狀況，很容易掉進「以偏概全」的陷阱，這就是分析上的一大盲點。所以，你應該盡可能收集過去一段時間的數據當作樣本，例如過去1到2年，甚至是3年內所有新產品的開發時間，這樣你的分析基礎才會穩固。
有足夠樣本，才能算出真正的「平均數」
當你只有1個樣本時，其實根本談不上什麼「平均數」。一旦你收集了足夠的樣本數，比如前面提到的20個新產品開發時間，那麼實際的「平均開發時間」可能就不是Ken一開始認定的6個月了。
也許有些案子開發得特別快，有些則花費了更長的時間。透過計算這20個樣本的平均數，我們才能得到一個更接近真實情況的基準值，而不是被單一特例或片面資訊給誤導。
用「變異數」看清穩定性，揪出隱藏魔鬼
除了樣本數和平均數，第三個你一定要懂的統計數字是「變異數」。變異數是用來衡量一群數據之間分散的程度。簡單來說，變異數越大，代表數據之間的差異很大，跳動得很厲害；變異數越小，則表示數據都相對集中在平均值附近，比較穩定。
舉個例子讓你更好理解。假設你是公司供應商管理部門的負責人，記錄了A、B兩家供應商過去5個月的交貨天數，想了解哪一家比較符合公司的標準：
- 供應商A： 10天、12天、11天、13天、12天。
- 供應商B： 15天、30天、5天、20天、10天。
從數字上可以感覺到，供應商A的交貨時間變動不大，大概都在10到13天之間；而供應商B的交貨時間就比較不穩定，有時候很快，有時候卻拖很久。
如果我們去計算它們的變異數，會發現供應商A的變異數比較小，代表交貨時間穩定；供應商B的變異數比較大，代表交貨時間非常不穩定。變異數能幫助我們判斷供應商交貨的穩定性，進而做出更明智的選擇。
回到新產品開發時間的例子，假設你們公司那20個新產品的開發時間，大多都落在5到7個月之間，那麼計算出來的變異數就會比較小，代表開發流程相對穩定。但如果有的產品開發只花了4個月，有的卻拖到7個月甚至更久，變異數就會很大。
這時候你就要特別小心了！這可能意味著不同類型產品的開發流程存在差異，或者在開發過程中出現了一些特殊狀況，必須針對這些變異大的情況個別去分析和改善，才能集中資源在真正有問題的環節進行優化。
別憑感覺做事！搞懂數字問題才能解決
所以當我們在分析一個問題時，如果沒有先搞懂「樣本數、平均數、變異數」這三個基本的統計量，你提出的問題分析和解決方案，不僅很難說服你的主管，更重要的是，這個問題很可能還會不斷重複發生，因為你根本沒有抓到問題的核心，沒有徹底解決它。
那些真正厲害、被稱為「問題解決高手」的人，都非常重視這3個統計數字背後的意義。下次遇到問題時，千萬不要只憑直覺或單一經驗就下判斷，記得先把這三個數字找出來、看清楚，你的分析才會精準，解決方案才會有效，問題才不會一再回來找你的麻煩！
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：真正的職場高手做事不只憑經驗，腦中隨時記住3個數字
