作者 / 彭建文
- 透過分析問題、找出根本原因、採取行動3個步驟，可幫助主管系統性的解決問題，並提升員工能力，避免重複錯誤。
很多主管發現，交辦任務後，部屬經常無法達標，該怎麼辦？這不僅讓主管感到挫折，也影響了團隊的整體績效。
設計部門的新任主管小楊，在上任第一天就面臨挑戰。一位長期合作的客戶下了緊急訂單，要求一週內完成多個設計專案。主管小楊把一部分任務交給部屬小陳，並特別叮囑：「客戶時間緊迫，我們必須提供高品質的設計！」然而，當主管小楊檢視部屬小陳的設計稿時，他的期待瞬間落空…部屬小陳的設計風格過於簡單、細節處理粗糙，完全不符合客戶需求。
主管小楊感到憤怒又無助，心想：「算了，我自己來吧！」像許多新手主管一樣，他選擇親自執行任務。然而，這樣的做法只會陷入一個惡性循環：主管小楊日復一日的忙碌，卻無法幫助部屬小陳提升能力，導致問題反覆發生。
主管常見的5個錯誤作法
那麼，面對這種情況，有哪些常見的解決方案？它們的後果又是什麼呢？
- 1. 主管親自執行：導致主管過勞，無法專注管理。
- 2. 檢討與責備員工：讓員工挫折感倍增，甚至可能選擇離職。
- 3. 設定KPI驅動員工：可能短期內有效，但忽略了員工的長期成長。
- 4. 要求加班：特別是對Z世代員工，這樣的做法只會引起反感。
- 5. 讓績效好的員工多做：表面上解決問題，實則加重了績效員工的壓力，可能累積不滿。
這些方法看似解決問題，實際上可能導致更高的離職率。在當前人力短缺的環境中，找到合適的員工並不容易，因此，主管必須學會更有效的管理方式。
PRA高效解題三部曲說明
團隊的能力弱，往往是因為缺乏「系統化的問題解決方法」來建立強大的工作思維。接下來我要分享的是一個能解決這類問題的方法：PRA高效解題三部曲。
PRA高效解題三部曲是一套源自台積電，專為「年輕職場上班族」設計，旨在培養系統性解決問題的能力。這套方法圍繞問題（Problem）、根本原因（Root Cause）與行動對策（Action）三個核心要素，幫助快速分析問題並提出有效解決方案。
這三部曲的關鍵在於引入系統思維。系統思維是一種從全局視角審視問題的方法，強調各個因素之間的相互關聯，而非只聚焦於單一問題或事件。其核心在於理解整個系統中各要素如何交互影響，並預測長期結果。透過這樣的全局視角，我們不僅能看清當前的挑戰，還能深入挖掘其背後的根本原因，進而採取針對性對策，從根本上解決問題。
PRA三部曲的價值在於它幫助主管和職場新人以結構化方式處理複雜問題，不僅解決眼前困境，還能為未來打造更穩健的解決方案。對於希望提升團隊績效與個人領導力的人而言，這是一套不可或缺的思考工具。
運用PRA，提升部屬績效
回到前面的設計部門案例，透過PRA高效解題三部曲，可以系統性的解決主管小楊遇到的問題：
1. Problem問題
主管小楊發現部屬小陳的設計稿未達標準，風格過於簡單，細節處理不夠精緻，無法滿足客戶需求。
2. Root Cause根本原因
深入分析後發現，部屬小陳可能未完全理解客戶的需求和主管小楊的標準。此外，主管小楊在交付任務時未提供足夠的設計指導或範例，導致部屬小陳的執行方向偏差。
3. Action行動對策
主管小楊可以透過以下3點進行改進：
- 1. 先明確與部屬小陳進行深入溝通，確保他理解客戶的需求和設計標準。
- 2. 定期檢視設計進度，給予實時反饋，確保小陳的設計方向與需求一致。
- 3. 如果小陳是技術不足，便可安排他參加相關設計培訓或課程，提升技能。
運用系統化的PRA解題流程，主管不僅能快速解決眼前的問題，還能有效幫助下屬提升專業能力，從根本上避免類似問題的重複發生。
在當前人力短缺與高離職率的大環境下，培養團隊的解決問題能力已成為每位主管的關鍵任務。通過這種系統性方法，主管不僅能顯著提升自己的管理能力，還能帶領團隊成員共同進步，實現更高效、更穩定的工作成果。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：下屬老是沒達標，主管該怎麼教？
