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SWOT分析報告寫不好?運用二分思考法,正確撰寫不再被主管退件

在會議中進行討論的企業主管和員工

作者 / 彭建文

最近在培訓國內某大金控公司的中階主管時,我讓學員們用便利貼寫下工作上遇到的問題,以便在課程中討論並找到解決方法。

有一位業務部的學員Peter提到,他的主管要求他做一份產業SWOT分析。然而,主管看完他的SWOT報告後,覺得內容不夠完整,要求他補上遺漏的部分。經過幾天的沉澱,他仍找不出到底哪裡有遺漏,因此非常苦惱。

另一位客服部的學員Lisa則表示,每年客戶抱怨的比例都維持在一定的水準,始終無法下降。他們過去一直認為客訴的主因出在產品身上,但即使產品品質提升了,客訴案件依然沒有減少,因此她想瞭解還有哪些可能原因被忽略了。

為了解決這些問題,我向他們介紹了「二分思考法」(Dichotomous Thinking,簡稱DT),並強調建立解決問題的思考框架及突破思維慣性的重要性。

看懂SWOT分析的底層邏輯

進行SWOT分析其實就是利用二分思考法來分析公司內部與外部的因素。公司內部是分析「優勢」與「劣勢」,而外部則分析「機會」與「威脅」。

內部還可以進一步分成「制度」與「非制度」兩部分,並將SWOT的優勢與劣勢結合起來思考:公司制度上有哪些優勢及劣勢?非制度面的優勢與劣勢又是什麼?

Peter在聽了這些後,終於理解到SWOT分析的底層邏輯就是二分思考法。他表示,以後遇到任何問題,都可以用二分思考法來分解,例如:人事問題與非人事問題、制度問題與非制度問題、流程問題與非流程問題等。

接著,我請Peter用二分思考法提供一些建議給客服部的Lisa。

用二分思考法突破慣性思維

Peter指出,Lisa提到的問題集中在產品上。根據二分思考法的邏輯,非產品的部分是否也有問題?有可能是在服務客戶的過程中存在問題。

從產品相關問題再往下思考,找出價格或非價格的問題。可能產品品質不錯,但價格太高。非價格的部分,會不會是產品功能過於複雜,而消費者實際上並不需要這麼複雜的功能?從服務相關問題再往下思考,也許在線上、線下服務的過程中存在問題,導致客戶抱怨。

Peter說完這些,發現自己過去的思考邏輯有很大的盲點。以前他總是受限於經驗和思維慣性,習慣把問題歸因於某一個面向。現在他終於明白為什麼他的SWOT分析報告會被主管退件。

二分法可以看清問題的全貌

透過這兩個案例,各位是否有所啟發?

如果我們在評估問題時,都能用二分思考法拆解,就不會陷入只看某一個面向的框架,反而能看到問題的全貌。學會二分思考法,你的思考邏輯廣度將大幅提升,解決問題的速度也會更快。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:前台積電講師教你SWOT正確寫法,報告不再被退件