作者 / 彭建文
- 經常遇到在下班前被主管臨時交辦緊急任務的人,彭建文老師為此提供了實用的應對技巧,包含如何與主管溝通、調整工作順序,從而更有效地處理突發任務。
上班族多多少少都有過這樣的經驗:當你準備下班時,主管突然找你,說有件事情很急,能否請你先處理。我相信,此刻的你一定會無語問蒼天:為什麼不早點說呢?
當年我在台積電工作時,也遇過類似的情況。當下自然很生氣,但生氣過後,還是得切換思維。
有一天晚上七點多,我正準備下班回台北,主管突然找我說:「建文,今天早上開會時,處長要求的資料,你能不能留下來幫忙整理?因為明天處長就要。」
我很了解主管的個性,他每次要資料都很急。詢問情況後,發現這個任務有難度。
處長要的是三家競爭者的相關交叉分析,可是我手邊根本沒有資料,還需要上網查詢相關分析。於是我問主管,如果明天中午左右交件,可以嗎?主管表示可以,並說到時再去跟處長做簡短的報告。
但我晚上家裡有事,便回覆主管:「我先回家,把家裡的事情處理好,晚一點在家裡完成工作。而且,我明天早上還有一個會議,能否請同事代我參加,讓我有更多時間完成競爭者分析報告?」
主管同意了,並指派另一位同事代替我去開會。
當天晚上,我花了三個小時,隔天早上又花了三個小時,總共六個小時,才完成了第一版的競爭者分析報告,順利在中午前提交給主管。
這份報告因為時間有限,部分收集的資訊仍不夠完整,之後我會繼續補齊,再提供給處長。
在這段經歷中,其實包含了一些應對主管的技巧。這些技巧經過歷練,成為非常實用的方法。
主管為何在下班前才指派工作?
這幾年,我擔任企業顧問時,許多學員也問過我類似的問題,想知道該怎麼處理比較好。
我的看法很簡單:如果這是突發狀況,情況單純,就100%協助主管達成目標;但如果經常發生,可能就有問題了。試著和主管聊一聊,找出問題所在,才能知道如何協助他。
常見的原因有五個:
- 1.主管白天都在開會,只有傍晚才有空,所以在下班前指派任務。
- 2.主管認為指派的工作很簡單,不會耽誤你太多時間,因此習慣在這個時間點交辦。
- 3.對下班時間的認知不同:主管認為你不會那麼早下班,但你最近剛好比較早離開。
- 4.主管個人因素,他工作到很晚,希望同仁也能和他一樣晚下班,於是下班時指派任務,期待大家留下來一起打拚。
- 5.大主管臨時指派任務,主管照單全收,再臨時交辦給你。
其實,這五種情況都有相應的方法,但前提是你得和主管溝通、釐清,找出原因。我相信,只要你和主管有良好的溝通,是有機會解決問題的。
下班前臨時被交辦任務怎麼辦?
接下來和大家分享,應對主管在下班前臨時交辦任務的四個步驟:
步驟一:以同理心站在主管的角度思考
詢問主管,臨時交辦任務的原因是什麼?當你更了解主管的目的,或許就不會那麼不開心。也可以想想,若主管願意把臨時任務交給你,代表他很信任你,因為這種工作通常會交給他信任的同仁。
步驟二:清楚了解任務內容與完成時間
詢問工作的內容,並排出優先順序,哪些項目一定要先完成,之後再協助主管補齊。預估工作時間,然後與主管協調何時可以完成。
步驟三:調整工作順序
盤點手頭上是否有其他緊急且重要的事情,提出來和主管討論,資源如何調配、工作順序如何調整。
畢竟主管可能不知道你手上有哪些工作,所以你需要讓他知道。否則就會顧此失彼,這樣的做法並不好。
步驟四:檢討與反省
在臨時任務完成後,找時間與主管聊聊,如何協助他會更好、交辦能否提早,這樣才能有更充足的作業時間。
我個人認為,其實大部分的主管也不喜歡在下班前臨時交辦任務給同仁,他們也有他們的難處。如果你能協助你的主管,久而久之就能產生信任關係,未來有好事也會想到你。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:主管下班前才丟緊急任務⋯厲害的職場工作者會怎麼回?