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主管總是在下班前丟任務?職場高手的4個步驟,讓你不再手忙腳亂

主管在辦公室中下班前指派工作給員工,員工在電腦前執行任務

作者 / 彭建文

上班族多多少少都有過這樣的經驗:當你準備下班時,主管突然找你,說有件事情很急,能否請你先處理。我相信,此刻的你一定會無語問蒼天:為什麼不早點說呢?

當年我在台積電工作時,也遇過類似的情況。當下自然很生氣,但生氣過後,還是得切換思維。

有一天晚上七點多,我正準備下班回台北,主管突然找我說:「建文,今天早上開會時,處長要求的資料,你能不能留下來幫忙整理?因為明天處長就要。」

我很了解主管的個性,他每次要資料都很急。詢問情況後,發現這個任務有難度。

處長要的是三家競爭者的相關交叉分析,可是我手邊根本沒有資料,還需要上網查詢相關分析。於是我問主管,如果明天中午左右交件,可以嗎?主管表示可以,並說到時再去跟處長做簡短的報告。

但我晚上家裡有事,便回覆主管:「我先回家,把家裡的事情處理好,晚一點在家裡完成工作。而且,我明天早上還有一個會議,能否請同事代我參加,讓我有更多時間完成競爭者分析報告?」

主管同意了,並指派另一位同事代替我去開會。

當天晚上,我花了三個小時,隔天早上又花了三個小時,總共六個小時,才完成了第一版的競爭者分析報告,順利在中午前提交給主管。

這份報告因為時間有限,部分收集的資訊仍不夠完整,之後我會繼續補齊,再提供給處長。

在這段經歷中,其實包含了一些應對主管的技巧。這些技巧經過歷練,成為非常實用的方法。

主管為何在下班前才指派工作?

這幾年,我擔任企業顧問時,許多學員也問過我類似的問題,想知道該怎麼處理比較好。

我的看法很簡單:如果這是突發狀況,情況單純,就100%協助主管達成目標;但如果經常發生,可能就有問題了。試著和主管聊一聊,找出問題所在,才能知道如何協助他。

常見的原因有五個:

其實,這五種情況都有相應的方法,但前提是你得和主管溝通、釐清,找出原因。我相信,只要你和主管有良好的溝通,是有機會解決問題的。

下班前臨時被交辦任務怎麼辦?

接下來和大家分享,應對主管在下班前臨時交辦任務的四個步驟:

步驟一:以同理心站在主管的角度思考

詢問主管,臨時交辦任務的原因是什麼?當你更了解主管的目的,或許就不會那麼不開心。也可以想想,若主管願意把臨時任務交給你,代表他很信任你,因為這種工作通常會交給他信任的同仁。

步驟二:清楚了解任務內容與完成時間

詢問工作的內容,並排出優先順序,哪些項目一定要先完成,之後再協助主管補齊。預估工作時間,然後與主管協調何時可以完成。

步驟三:調整工作順序

盤點手頭上是否有其他緊急且重要的事情,提出來和主管討論,資源如何調配、工作順序如何調整。

畢竟主管可能不知道你手上有哪些工作,所以你需要讓他知道。否則就會顧此失彼,這樣的做法並不好。

步驟四:檢討與反省

在臨時任務完成後,找時間與主管聊聊,如何協助他會更好、交辦能否提早,這樣才能有更充足的作業時間。

我個人認為,其實大部分的主管也不喜歡在下班前臨時交辦任務給同仁,他們也有他們的難處。如果你能協助你的主管,久而久之就能產生信任關係,未來有好事也會想到你。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:主管下班前才丟緊急任務⋯厲害的職場工作者會怎麼回?