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想成為教練引導型主管?2個技巧,用ChatGPT訓練帶團隊的談話術

一位穿著藍色西裝的主管在會議中使用文件進行溝通,與兩位同事討論工作。

作者 / 彭建文侯安璐

你是否想知道如何有效利用ChatGPT來提升主管帶領團隊的能力?

近年來,在企業變革的推動現場,我們常常看到很多資深中高階主管,他們在處理任務和執行上非常出色,忠誠度也高,但一旦涉及與人有關的議題,如糾錯或激發部屬潛力,他們就顯得困難重重,遲遲無法有效開始,或僅依賴數據和事項,缺乏與部屬之間的情感交流,幾次談話後,部屬內心的火花依然未被點燃。

這時候,正是利用ChatGPT幫助自己的好機會!有一次,我在一家公司內幫助中高階主管培訓教練式領導的談話技巧,其中一位在公司有十多年資歷的研發高階主管,學習態度極為認真,他認識到必須培養新的對談技巧,不再僅僅關注進度和任務檢討,而是通過對話來激發同仁的熱情和創造力。

因此,他每次上課後都會仔細研讀課堂內容並進行練習,與中階主管對談前重新設定對談目標,撰寫提問稿和回應稿,並在對談後進行反思與調整,和我進行一對一的教練會談。

經過幾個月的學習、撰寫、實作和反思修正,同事們都能明顯察覺到他的變化,他變得更加關懷同仁,能在對話中留出更多空間給同仁發揮,適時提出啟發性的問題,這些改變讓他的團隊成員更加積極主動,提出更多創新的想法,使團隊變得更強。

在這個真實案例中,這位高階主管意識到要養成新的對話模式需要刻意練習,他當時每份對話稿都是手寫的,耗費大量時間和精力,而現在有了ChatGPT,只要掌握重要心法和兩個技巧,就可以迅速產出對話稿,可能只需幾分鐘或半小時!

ChatGPT中高階主管對話實務

這邊舉一個上週我在企業內授課時,和中高階主管示範的三個運用ChatGPT的實例:

1. 脈絡性提問做引導

Prompt:你是輔導員,成員說很忙沒時間,請列出五個『脈絡性提問』做引導。

ChatGPT:你可以使用以下五個脈絡性提問來引導他們思考和探索:

這些脈絡性提問可以幫助成員反思他們的時間管理方式,找出潛在的問題和改進的空間,並思考如何在忙碌的生活中創造更多的平衡。

2.賦能性提問做引導

Prompt:你是輔導員,成員說很忙沒時間,請列出五個『賦能性提問』做引導。

ChatGPT:你可以使用以下五個賦能性提問來引導他們思考和探索,以幫助他們找到解決問題的方法:

這些賦能性提問可以激發成員思考主動解決問題的方法,鼓勵他們尋找可行的解決方案並採取行動來改善他們的時間管理和生活平衡。

3. 建設性提問做引導

Prompt:你是輔導員,成員說很忙沒時間,請列出五個『建設性提問』做引導。

ChatGPT:你可以使用以下五個建設性提問來引導他們思考和找到解決方案:

這些建設性提問可以幫助成員審視他們的時間使用方式,鼓勵他們找到具體的解決方案和行動步驟,以改善時間管理並創造更好的平衡。

有時候,ChatGPT的回答可能不如預期,這時就需要調整指令。例如,其中一題本來我下的Prompt是「你是輔導員,成員說很忙沒時間,請列出五個挑戰性提問做引導」,結果回答不太貼切且無法使用,所以我改成「你是輔導員,成員說很忙沒時間,請列出五個挑戰性提問做引導,關於如何排除障礙與風險?」這樣回答的可用性就高了許多。

ChatGPT提升主管教練引導力

如何運用ChatGPT幫助自己成為更適任的教練引導型主管?以下整理了兩個重要技巧:

經常有剛接觸教練引導的主管跟我反映,他們已經在學習和練習後,逐漸掌握了開放和好奇傾聽的基本功,但不知道怎麼用提問來引導對話,或是啟發同仁從不同角度思考。

往往還是會不小心用命令或指導的方式來說話。這時候,ChatGPT可以成為你的一個好幫手,擴展你的提問資料庫。熟悉並實際演練後,再回頭修正。那怎麼下指令呢?這裡有兩個重要的技巧。

1. 開頭要塑造情境

下Prompt時,很關鍵的是要告訴ChatGPT你希望它模擬的角色和情境。

把人事時地問題狀態都描述清楚。例如:「你是剛上任的主管,遇到轄下同仁進度不如預期,你想要運用教練賦能式提問引導他提升自覺與動力,請列出五個提問。」或者:「你是一位廠長,月KPI檢核會議上,針對績效落後的一線主管,要如何提問促發他的發展?」

2. 埋入一些關鍵字

另一個技巧是在Prompt中埋入關鍵字。例如,在上述例子中,埋入「賦能性提問」、「挑戰性提問」、「脈絡性提問」。加上這些關鍵字,再搭配前一個技巧的情境描述,產出的內容就會更有實用性。

掌握這些心法和技巧後,在運用ChatGPT時,可以在團隊引導和日常管理中帶來具體的幫助和簡化困擾排除。

ChatGPT不只是一個好幫手,更是一個日常疑難雜症的專屬對答顧問。特別是對那些過去較少處理與人對話的主管,當他們進入新的團隊管理範疇時,ChatGPT會是很好的發想工具,激發同仁的動能。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

本篇文章作者

侯安璐

資深夥伴與創新突破教練,擅長以「人」為原點,透過互動與問答提升學員能力。身兼品碩創新的「執行長室顧問」,協助完善企業輔導專案。

* 本篇文章發表於《天下學習》彭建文專欄:兩大技巧運用ChatGPT幫助自己成為更適任的教練引導型主管