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別急著做SOP流程改善? 2個方法,調整「思維模式」運用正確工具

三位穿著正式商務服裝的人士在會議室中討論SOP流程改善與系統性思維工具的使用

作者 / 彭建文

今年我們公司在輔導一家中小企業時,先訪談了他們的總經理,才發現這家公司在某個領域已經是產業的佼佼者。

不過,由於該產業的成長趨緩,為了公司的長期經營,他們決定進軍半導體行業,同時也希望學習台積電的管理與工作方法。透過我們輔導的舊客戶介紹,雙方開始了這次合作的緣分。

在授課過程中,我們注意到一個有趣的現象:這群年輕的主管素質很高,可以稱得上是優秀的經理人。然而,由於公司過去幾乎沒有進行過任何培訓,這次學習機會對他們來說非常珍貴。

通過互動得知,他們非常希望提升工作效率,更渴望優化他們的標準作業程序(SOP),但缺乏具體的方法和做法。

我曾出版過《思維的良率》和《思維的製程》,這兩本書內容主要介紹了台積電教我的高效工作法與管理進階法。我決定萃取其中的概念,為這群經理人提供解決方案。接下來,提供兩個實用的思維方法來幫助他們改善SOP流程。

1.找到標竿,學會對方思考方式

要改善SOP流程,我們首先需要找到標竿,學習他們的思考方式。比如說,你可能想成為國際級的人才、高效率的人才、跨領域的人才,或是像我們公司總經理一樣邏輯清晰的人才。

找到一個標竿,會讓你有一個明確的目標和方向,然後你就會努力去達成它。

接著,你要進一步釐清這個方向。舉個例子,如果你想成為一個高效率的人才,你需要考慮一下,身邊有沒有值得你效法的高效率人才。有了具體的目標,你的學習會更有方向。

我記得我在台積電工作的時候,身邊有幾位同事特別高效率,他們做事迅速,產出結果的品質也非常好。我常常觀察他們在工作上的方法和技巧,並不斷請教他們。

久而久之,我也學會了一些高效率的方法。比如,他們接到任務時,不會急著馬上去做,而是先花一些時間思考這個任務的目的、主管的期待、完成時間,以及可以使用的資源。

這樣的思考能確保做對的事,而不是接到任務就馬上執行,結果卻不是主管想要的,造成重工,心情也會受影響。

2.運用「系統思考」的正確工具

要改善SOP流程,最好的方法就是從現在開始,把所有的問題分析和解決都盡可能地用邏輯來處理。

而最快、最好的架構邏輯方法,就是使用系統性工具。

舉個小例子,有一次我在一家企業幫主管上課,課程名稱是「系統思考與效率決策」。我問他們,大家有聽過SWOT分析嗎?結果80%的主管都聽過。但當我問他們,有沒有用過SWOT分析來解決工作或生活中的問題時,只有10%的人舉手。

細問之下發現,雖然大家都聽過這個工具,但遇到問題時還是習慣用自己的思維邏輯來解決,永遠只有一套SOP。

而那些使用過SWOT分析的人則表示,這個工具讓他們的思維和想法更完整。

我相信每個人都有自己的一套SOP,而每件事情的源頭其實都是為了解決一個問題。如果你能學習一套系統性的解決問題方法,就可以更新你的SOP流程。

問題分析與決策《國際PJ法》」就是這樣一套系統性解決問題的方法,它結合了台積電解決問題的SOP,加上我十幾年來的企業輔導經驗,形成了一個完整的系統。

在《國際PJ法》中,我特別喜歡一個思考工具,叫做「系統圖」,透過這個有系統地展開「目的」與「手段」的工具,可以更好地了解問題的本質。

舉個例子,最近有個客戶來諮詢他們公司要導入Power BI的系統。

我問他們為什麼要做這件事,他回答說,「是我們處長說要做的」。我接著問,「你了解為什麼你們的主管要建構Power BI這個系統嗎?」他無奈地回答,「我們公司的文化就是老闆說什麼就做什麼,不太允許有其他的聲音」。這讓我感到很驚訝,心裡想,如果是我在這家公司,應該早就離職了。

然後,我用「目的與手段」這個思考工具跟他分享,公司想推行Power BI不是目的,而是手段,背後應該有一個更大的目的。

比如,可能的目的就是要讓高階主管更快做出管理決策,因為目前決策時間很長,原因是很多資料散落在各個系統,希望透過Power BI的建立,讓決策效率更高。因此,釐清「目的」比思考「手段」更重要。

以上就是兩個實用的方法,幫助那些想要改善SOP流程的人找到合適的起點。值得一提的是,台積電在解決問題上非常注重方法論,因為這樣可以快速解決問題,並發現自己在工作和解決問題上的盲點。

隨著時間的推移,解決問題的方法和工具也在不斷進步,每個人的SOP也應該隨之更新和優化。

最後,希望所有想改善自己SOP的經理人或職場工作者,能夠善用這篇文章中提到的兩個方法,找到標竿,並學習許多實事求是的方法和工具。

在日常工作中,讓自己的邏輯工具更精確,提升自己的思維良率。高良率自然會帶來高報酬。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。