作者 / 彭建文
- 改善SOP流程時，先找標竿學習，並使用系統性工具來分析問題，這樣能讓你的工作更高效、更有質量。
今年我們公司在輔導一家中小企業時，先訪談了他們的總經理，才發現這家公司在某個領域已經是產業的佼佼者。
不過，由於該產業的成長趨緩，為了公司的長期經營，他們決定進軍半導體行業，同時也希望學習台積電的管理與工作方法。透過我們輔導的舊客戶介紹，雙方開始了這次合作的緣分。
在授課過程中，我們注意到一個有趣的現象：這群年輕的主管素質很高，可以稱得上是優秀的經理人。然而，由於公司過去幾乎沒有進行過任何培訓，這次學習機會對他們來說非常珍貴。
通過互動得知，他們非常希望提升工作效率，更渴望優化他們的標準作業程序（SOP），但缺乏具體的方法和做法。
我曾出版過《思維的良率》和《思維的製程》，這兩本書內容主要介紹了台積電教我的高效工作法與管理進階法。我決定萃取其中的概念，為這群經理人提供解決方案。接下來，提供兩個實用的思維方法來幫助他們改善SOP流程。
1.找到標竿，學會對方思考方式
要改善SOP流程，我們首先需要找到標竿，學習他們的思考方式。比如說，你可能想成為國際級的人才、高效率的人才、跨領域的人才，或是像我們公司總經理一樣邏輯清晰的人才。
找到一個標竿，會讓你有一個明確的目標和方向，然後你就會努力去達成它。
接著，你要進一步釐清這個方向。舉個例子，如果你想成為一個高效率的人才，你需要考慮一下，身邊有沒有值得你效法的高效率人才。有了具體的目標，你的學習會更有方向。
我記得我在台積電工作的時候，身邊有幾位同事特別高效率，他們做事迅速，產出結果的品質也非常好。我常常觀察他們在工作上的方法和技巧，並不斷請教他們。
久而久之，我也學會了一些高效率的方法。比如，他們接到任務時，不會急著馬上去做，而是先花一些時間思考這個任務的目的、主管的期待、完成時間，以及可以使用的資源。
這樣的思考能確保做對的事，而不是接到任務就馬上執行，結果卻不是主管想要的，造成重工，心情也會受影響。
2.運用「系統思考」的正確工具
要改善SOP流程，最好的方法就是從現在開始，把所有的問題分析和解決都盡可能地用邏輯來處理。
而最快、最好的架構邏輯方法，就是使用系統性工具。
舉個小例子，有一次我在一家企業幫主管上課，課程名稱是「系統思考與效率決策」。我問他們，大家有聽過SWOT分析嗎？結果80％的主管都聽過。但當我問他們，有沒有用過SWOT分析來解決工作或生活中的問題時，只有10％的人舉手。
細問之下發現，雖然大家都聽過這個工具，但遇到問題時還是習慣用自己的思維邏輯來解決，永遠只有一套SOP。
而那些使用過SWOT分析的人則表示，這個工具讓他們的思維和想法更完整。
我相信每個人都有自己的一套SOP，而每件事情的源頭其實都是為了解決一個問題。如果你能學習一套系統性的解決問題方法，就可以更新你的SOP流程。
「問題分析與決策《國際PJ法》」就是這樣一套系統性解決問題的方法，它結合了台積電解決問題的SOP，加上我十幾年來的企業輔導經驗，形成了一個完整的系統。
在《國際PJ法》中，我特別喜歡一個思考工具，叫做「系統圖」，透過這個有系統地展開「目的」與「手段」的工具，可以更好地了解問題的本質。
舉個例子，最近有個客戶來諮詢他們公司要導入Power BI的系統。
我問他們為什麼要做這件事，他回答說，「是我們處長說要做的」。我接著問，「你了解為什麼你們的主管要建構Power BI這個系統嗎？」他無奈地回答，「我們公司的文化就是老闆說什麼就做什麼，不太允許有其他的聲音」。這讓我感到很驚訝，心裡想，如果是我在這家公司，應該早就離職了。
然後，我用「目的與手段」這個思考工具跟他分享，公司想推行Power BI不是目的，而是手段，背後應該有一個更大的目的。
比如，可能的目的就是要讓高階主管更快做出管理決策，因為目前決策時間很長，原因是很多資料散落在各個系統，希望透過Power BI的建立，讓決策效率更高。因此，釐清「目的」比思考「手段」更重要。
以上就是兩個實用的方法，幫助那些想要改善SOP流程的人找到合適的起點。值得一提的是，台積電在解決問題上非常注重方法論，因為這樣可以快速解決問題，並發現自己在工作和解決問題上的盲點。
隨著時間的推移，解決問題的方法和工具也在不斷進步，每個人的SOP也應該隨之更新和優化。
最後，希望所有想改善自己SOP的經理人或職場工作者，能夠善用這篇文章中提到的兩個方法，找到標竿，並學習許多實事求是的方法和工具。
在日常工作中，讓自己的邏輯工具更精確，提升自己的思維良率。高良率自然會帶來高報酬。
* 本篇文章發表於《天下學習》彭建文專欄：想改善SOP，為何不要馬上做？ 用這兩方法改變思維，才能有高效率！
