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找不到問題有那些可能原因?用Why-Why分析法,打破砂鍋問到底

一位專注工作的男性坐在桌前,背景有兩位正在討論的女性同事。

作者 / 彭建文

在解決問題的路上,我們常常只圍繞一個角度尋找根本原因,結果往往是問題重複出現,永遠解決不了。

這裡有個真實案例來說明:某公司推出新產品線,目標年營收3億,卻只達到1億。他們希望釐清導致新產品未達目標的具體原因。

他們運用「5 Why分析法」來尋找原因,這個方法就是對一個問題不斷追問「為什麼」,通常在問到第五次時就能發現問題的核心所在。

面對複雜問題,5Why的不足

他們的分析路徑是這樣的:

這種分析看似合理,但可能會忽略其他重要因素。在尋找原因時,如果只依循單一思維模式,可能會遺漏其他重要的影響因素。

例如這家公司的分析,除了「市場因素」的影響之外,難道沒有第二個、第三個其他角度的因素導致銷售不佳?

Why-Why分析法,更加全面

過去我從台積電學到的,也是企業輔導授課時常用的工具——「Why-Why分析法」,可以幫助你透過一次又一次的分析和思考,找到問題的根本原因,對症下藥解決問題。

「Why-Why 分析法」的核心要點,就是要透過連續詢問多個「為什麼」,從一問一答中,找到可能的根本原因。

此方法運用「水平與垂直思考」來分析。舉例來說,垂直思考就是挖一個洞,然後越挖越深;水平思考是不要執著這個洞,再去挖掘第二個、第三個洞。

善用水平思考,能讓你尋找原因的面向更廣闊;之後再利用垂直思考法,越挖越深挖,找到問題最深層的根本原因。

本質上來說,「Why-Why分析法」就是實踐「打破砂鍋問到底」的求知精神!

3步驟,用對Why-Why分析法

概念雖然簡單,卻不容易用出效果。除了反覆提問、回答,在使用「Why-Why分析法」的時候,你還有一些細節需要留意,並且視情況結合其他工具,才能發揮它的價值。

回到前面的例子,用3步驟找出新產品營收不足的根本原因,分別是:

1. 針對問題,思考2個面向以上的原因

善用水平思考法,例如:為什麼A產品的營收不足?一個原因是市場需求低迷外,也可以思考「產品的面向」,可能是產品沒有競爭力。

2. 多次問答深入分析

接著善用垂直思考法,也就是越挖越深找到最深層的原因。為什麼公司的A產品沒有競爭能力?透過連續詢問「為什麼」,從一問一答中,找到可能的根本原因。

根據我的輔導經驗,如果把一問一答算成一次,通常在經過3~6次的問答後,根本原因就會出現。

不過在這個過程中,我還是要提醒:盡量多方思考,找出更多可能的根本原因。在解決問題的時候,你才會有更多對策可以選擇。實際的做法是,你可以在結束每一次問答後,就多問一句「還有其他原因嗎?」來刺激思考。

3. 前後驗證,推理過程是否有遺漏

最後要快速檢查,這一問一答的過程,是否有邏輯不合理的地方?在檢查時,你可以把握機會多問幾次「還有其他原因嗎?」盡量多找出幾個可能的根本原因。

如果你遇到問題一再發生,主管、客戶都希望你能徹底解決問題,就可以運用「Why-Why分析法」。在思考可能的根本原因時,「Why-Why分析法」是一套思考全面又好用的工具。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。