工作上解決問題總是拖延?3個方法,打造「職場高手」的成長心態

使用筆電工作的專業男性,專注於解決職場問題。

作者 / 彭建文

我在企業培訓課程中不斷強調,問題解決高手與一般人之間的差距之一,在於他們擁有強大的「見微知著」能力,能夠在問題剛出現時就立即採取行動,以低成本為公司解決問題。

這些高手特別厲害的地方在於他們能夠尋找到「內心動力」。

當需要解決的問題越來越多時,難免會感到無從下手,因而「提不起勁」,下意識地選擇拖延。例如,老闆要你在一週內改善產品良率的問題,或許你只需三天就能完成,但根據我的經驗,很多人習慣拖到最後一刻才開始動手處理。

為什麼員工會有拖延症?

這種情況往往會錯過解決問題的黃金時機,一旦問題出現其他變數,就沒有時間進行調整。這一切的根源在於「缺乏動力」,導致問題一拖再拖。

為什麼會出現這種情況?根據我的觀察,主要有三個原因:

原因一:缺乏誘因

如果能夠獲得獎金或提升個人績效,我相信員工「提不起勁」的情況就不會發生。

但在現實中,解決問題本來就是我們的職責,完成了也不會帶來額外的好處。因此,當待辦清單堆滿了問題時,人們自然容易提不起勁。

原因二:問題不夠緊急

大多數人平時都很忙,必須優先處理那些「迫在眉睫」的問題,導致「明明重要但不緊急」的問題被擱置。畢竟眼下還有更緊急的事需要我們優先處理。

這樣做的後果是,我們錯過了解決問題的黃金時間,被擱置的問題會逐漸惡化,最終需要投入大量成本來解決。

原因三:工作權責分配不清

有時,雖然同事們都知道存在問題,但在權責上屬於灰色地帶,或者主管忽略,沒有特別指派負責人,導致沒有人主動承擔解決問題的任務。

這種「工作權責分配不清」的狀況,源於每個人都覺得「有人會處理」。

積極解決問題的人,在想什麼?

根據我的經驗,這些情況幾乎每個上班族都會遇到。有趣的是,總是有一兩位同事,無論主管是否指派,他們總是樂於帶頭,帶領他人一起解決問題。

以我實際遇到的同事Peter為例,他是我在台積電的同事,我們的資歷和背景差不多。但他需要解決的問題和承擔的壓力明顯比我多得多,然而我很少看到他意志消沉。

這讓我很好奇:明明工作壓力這麼大,為什麼Peter能這麼快「充電」呢?

詢問Peter後我才知道,原來他一直把解決問題當作「提升專業能力和開拓視野」的機會。因此,只要看到問題,無論是否在他的職責範圍內,Peter都願意主動參與解決。

隨著他解決的問題越來越多,他的能力也不斷增長,獲得了更多的升遷機會。

及早解決問題的3個訣竅

Peter的分享給了我極大的鼓舞。在後來的職涯中,我不僅以他為榜樣,也逐漸累積出三個技巧,幫助自己克服缺乏動力去解決問題的狀況:

技巧1:將眼光放長遠

試著思考,成功解決問題後,你能獲得哪些好處?無論是獎金、年度績效加分,還是成就感、提升專業能力等,都可以成為你的動力來源。

技巧2:同理他人處境

你也可以觀察周圍的人,在問題被解決後,他們的處境會有什麼改變。

例如,假設你是一家連鎖家具店的客服人員,最近連續接到幾通顧客的投訴電話,抱怨看不懂書桌的組裝說明書。於是,你親自按照說明書組裝一遍,發現說明書確實不清楚。這促使你想辦法通報產品部門,來解決這個問題。

試著轉換視角,通過「感同身受」的方式,同理他人的處境,便能激發解決問題的動力。

技巧3:利用LCA工具,為自己創造誘因

你可以使用LCA(List列舉、Clarify釐清、Award誘因)工具,為自己創造更多解決問題的誘因。

第一步是列舉(List):

拿出紙筆,整理出有哪些問題等待你去解決。

第二步是釐清(Clarify):

面對列出的清單,可能會產生抗拒感,因此思考一下,你不想行動的原因是什麼?可以從前面提到的三個原因開始分析。

第三步是誘因(Award):

用什麼作為誘因,取決於你的個人偏好。可以是一頓美食、一場小旅行,只要對你有吸引力,就是好的誘因。

缺乏動力去解決問題是人之常情,連職場高手也不例外。然而,與其消極拖延,把事情拖到無法再拖,高手會適時喊停,重新調整心態,為自己重新找回解決問題的動力。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:小問題不管,越放越嚴重!職場高手成長思維:把解題當練功