作者 / 彭建文
- 企業需具備「問題解決」的方法與思維，以應對詭譎多變的當今局勢！本篇文章將由前台積電營運效率部門主管彭建文，提供8個步驟與4大心法，協助企業強化問題解決能力。
「變化」已經成為一種新常態，突發性問題接踵而至，緊急且無法預期的狀況越來越常發生，外在的變動環境逼得企業組織、個人生活，都必須隨之應變調整。
比方說，企業有同仁確診，該如何快速組織團隊，討論出應變措施？若公司的生計、員工的安全、合作廠商運作脫離正軌，你是否具備問題解決方法？
就算推行員工分流上班、居家遠距，打卡問題、工作效率問題、資安問題要如何解決？業務同仁，因無法群聚，難以親自拜訪廠商，該如何快速想出應對措施？
在如此關鍵的節點上，過往的方法讓人力不從心，已然無法「快狠準」解決問題，無論是生活中或工作上都迫切需要一套新工具與方法，來解決此類突發性的問題與狀況。
身為公司的管理者，該如何快速做出決策？這邊提供專用於應對變動環境的「動態問題解決方法」，請特別留意4大心法，每一個心法都可能是成敗的關鍵。
應對變動環境的「動態問題解決」心法
問題解決心法1：速度！速度！
由於外在的變化太快，在解決動態問題的時候，決策速度非常關鍵。我們不能再像過去慢慢搜集好方案，再細心、完整做出決策。
在時間妥協下，應該是找出幾個「較好方案」，就開始執行，然後根據外在環境的改變，隨時修正對策。
當決策的速度加快，在選擇方案的時候，也許會造成一些反彈，因此過程中也要快速進行溝通協調。
能兩天解決的，就不要拖到第三天；能一天解決，就不要拖到第二天；能夠1小時解決的，就不要超過1小時。
問題解決心法2：組成決策團隊
解決複雜問題，一定要建立一個團隊，集成員之力共同解決問題。
但要注意的是，動態解決問題的團隊成員，選定依據和過去不太一樣。
畢竟是要應付外在環境變動，建議在篩選成員時，要更強調勇氣、企圖心、主動性、衝勁、速度感等特質，專業能力強，甚至有跨領域技能的成員，也將是一時之選。
問題解決心法3：解題步驟快速循環
過去在解決問題的時候，是一個步驟接著一個步驟。
例如：問題分析完，就接著原因分析，原因分析完，就思考對策，若對策有效，問題就此解決。
但現在面對動態問題，因為環境變動大、解題速度重要，很有可能在做完問題分析之後，進入原因分析階段，但又馬上回到問題分析。
你會不斷在解決問題的步驟中來回循環修正。因此，在解決問題的過程中，快速循環修正是很重要的心法。
問題解決心法4：沙盤推演下一步
相信大家都遇過「同樣的問題反覆出現」的狀況，明明已經解決的問題，卻再度出現。
要徹底根除問題，確實有方法，不過這裡要強調的是，萬一問題真的再次發生了，我們該怎麼辦？
當外在環境不斷變化，我們不可能一直到等問題出現，才開始分析、解決，這樣只會疲於奔命。
因此，預先沙盤推演所有可能狀況，先擬好各種狀況的應付策略，當後續問題發生時，在解題效率上就會有所提升，不至於被問題追著跑。
動態問題解決方法：8個步驟徹底執行
除了4個心法之外，還需要搭配一套方法來解決：動態問題解決8步驟。
舉例來說，公司內部有人確診，你希望快速控制感染範圍，降低確診率。這是過去很少發生、甚至從沒發生過的狀況，但你必須快速解決，此時該怎麼做呢？
這類問題，就很適合使用動態問題解決8步驟來解決。在步驟中，有3種對策方式，分別為：立即處置對策、暫時（防堵）對策、治本對策。
其中關鍵不單是針對當下問題立即做出決策，更要預先將未來可能會發生的狀況事先安排好，才能在環境變化快速的時代，以最快的速度找出決策的最佳方案。
以下透過一個案例來簡單說明動態問題解決方式，學習「動態問題解決8步驟」找出最佳解決對策！
想像一下，疫情警戒從二級升到三級，公司除了讓員工分流上班，還可以想到什麼解決方案？
針對疫情警戒「二級升三級」這個狀況，企業大多採用分流上班對策，這個對策的重點是「立即、儘速」，雖然不一定能對症下藥，但有做有安心，後續步驟可以再依據情況變化進行校正。
分流上班，在8步驟中便是所謂「立即處置對策」。
但分流上班僅是解決問題的第一步，下一步更需要同步進行組建團隊、描述與分析問題，並實施暫時（防堵）對策。
也就是說，團隊應於24至48小時內，盡快分析問題、研討出暫時（防堵）對策。
此時的防堵對策，是強調100%杜絕問題，將問題的影響範圍縮至最小。
舉例來說，對內，要求全體同仁每天量體溫、紀錄足跡、暫時停止業務外出行程；對外，通知所有供應商暫時不能拜訪公司、通知客戶產品交期會受影響。
接下來，再以量化數據資料，尋找問題發生的原因，發散性思考出可能對策，並從中選定最適合而且可以治本的對策。
若是順利將8步驟實行完畢，決策者就該把眼界放得更遠了。預先設想可能的問題、應對措施，才能爭取時間，完善細緻地推演出下一步，這才是動態時代的生存之道。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：公司員工確診，如何快速應變、穩住營運？8步驟，台積電「動態問題解決法」
