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如何擁有敏捷式思維?疫情時代,你該會的動態問題分析與決策能力

作者 / 彭建文

在新的疫情時代,許多事情都在發生改變,接受這些變化已經不再是選擇,而是必然的趨勢。

我想分享一個近期發生的事件。我有一位朋友原本計劃在五月中旬舉行婚禮,但是因為疫情快速惡化,他們在婚禮前三天緊急決定取消宴客。雖然婚禮取消了,但他們還有300個禮盒需要處理。他們決定把禮盒分送給親朋好友,並且一一收集收件地址和電話號碼。

花了幾天時間後,他們開始準備寄送禮盒,但是遇到了物流問題。疫情的影響讓物流公司忙得不可開交,他們陷入了困境,這確實是一個嚴重的問題。

我想,如果我是他們,我可能會先查看禮盒的保質期,如果禮盒的保質期還很長,那麼可以考慮等到疫情減緩再寄送。或者,他們可以自己開車挨家挨戶送禮盒。另外,他們也可以考慮將禮盒捐贈給需要的機構,同時做一些善事。

動態性問題分析與決策

大家是否也曾遇到疫情期間類似的問題呢?當然,每個人遇到的問題都不同。但在疫情下,外部環境持續變動,不斷需要更改決策,這種狀況或許與你的經驗有些相似。我把處理此類問題的能力稱為「動態性問題分析與決策」的能力。

什麼是動態性呢?指的是「某事物或系統永遠處於持續發展或變化過程中」的狀態。正因為處於這種狀態,需要不斷更改決策,直到整個事物或系統停止發展,你才能說你已解決問題。

在疫情期間,必須具備動態性的問題分析與決策能力。這種能力可以細分為4種思維。只有具備這些思維,才能因應外部的變化,快速解決問題。

1.敏捷式思維

敏捷思維在動態性問題分析與決策中扮演著關鍵角色。所謂敏捷思維,是指縮短開發循環,強調快速分批產出,並快速取得回饋並進行修正。

當面臨動態性問題時,必須具備敏捷思維。換言之,當問題發生時,應快速提出解決方案並實施,接著獲得回饋並進行修正。不需要等待完美的解決方案才開始行動,這樣只會延長解決問題的時間並放大問題。

當問題出現時,應立即採取解決方案,然後考慮短期對策以避免再次發生問題,當問題已經得到控制後,才考慮長期解決方案。

2.彈性與同步思維

在過去的解決問題過程中,我們總是先進行問題分析和原因分析,再思考解決方案。但當事態變化迅速時,我們需要更大的靈活性來解決問題。決策速度必須更快,因此在問題分析階段,可以先考慮對策或者先想出暫時的防堵措施。

解決問題的邏輯步驟需要更具有彈性。因為目的是快速解決問題,所以彈性和同步思考顯得格外重要。

3.無限思維

市場瞬息萬變,缺乏固定的解題規則和思維框架,因此在面對問題時,過去的經驗和成敗判定並不一定適用。

很多問題可能是從未遇過的,也沒有經驗可供參考。因此,必須有跳脫思維框架的勇氣,才能解決問題。

多元團隊也是跳脫思維框架的方式之一。它能夠讓個人的思維得到解放,並且透過團隊的多元性,每個人都可以提出不同的觀點和想法,從而激發出更多的創新思維。

4.滾動思維

滾動式思維是指能夠根據外在變化或組織環境即時調整及修正決策的能力。

我曾在台積電深刻體驗到滾動式思維的重要性。當時半導體市場需求經常變化,因此我們會根據市場變化制定滾動式的產能預測,以貼合市場需求,同時用此預測作為做決策的依據。

由於市場需求經常變化,我們的決策也不斷地進行滾動式修正,每次修正越來越貼近實際市場需求,越來越有效。

在疫情下,餐飲業受到很大的衝擊,但仍有不少餐廳及時應對,以防止損失擴大。這是動態問題分析與決策的實際案例。例如美式餐廳貳樓,動態調整策略,超前部署,快速找到折價點,因應疫情調整取餐方式,優化取餐流程,減少員工和客人的接觸機會。他們相信餐廳仍可經營,並提供預約取餐以增加營收。最重要的是,餐廳服務需成為民生必需品,能讓消費者一次購足所有所需。

動態性問題分析與決策需要時刻關注外在變化,及時修正決策。由於事態變化非常迅速,因此必須在有限時間內廣泛搜集相關案例,以供決策參考。

本文提供了四種思維,希望能幫助每位職場人士在疫情下培養動態性問題分析與決策的能力,成為能夠適應衝擊的「新物種」。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。