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透過流程管理制度塑造團隊企圖心!台積電CIT活動的成功經驗分享

作者 / 彭建文

「持續改善」,這個詞語讓人想到哪些企業呢?有人可能會提到台積電、豐田汽車、鴻海等等。這些企業之所以能夠成功,其中一個非常重要的因素,就是他們擁有「持續改善」的企業文化。持續不斷地進行改進和優化,是他們成為領先企業的重要因素之一。

我曾在台積電擔任持續改善的內部講師與顧問,我見證了台積電在這條路上所付出的努力。其中,「CIT活動」是台積電持續改善的重要支柱。

CIT代表「Continual Improvement Team」,這個團隊的目的是改善公司的體質,增進公司的競爭力。CIT活動已經在公司內推行了20多年,是一個有系統且能持續不斷改善的活動機制。不論是同部門或跨部門,遇到問題都可以組成CIT團隊,共同解決問題。

塑造團隊企圖心的CIT活動

在介紹CIT之前,我要分享一個故事。我在離開台積電之後,一直試圖幫助台灣的中小企業,透過輔導的方式,重新建立起持續改善的文化。有一次,我協助一家規模約幾百人的企業,這家公司之前並沒有導入持續改善的制度或系統性的解決問題工具。但在我們開始協助輔導後,發生了一個讓我印象深刻的小事:

這家公司的一位新員工,在之前曾在一家大型科技公司工作數年,但因個人因素轉職到這家中小企業。他對於這家企業的環境、辦公室和餐廳都感到失望,甚至打電話給女友表示不知道自己能在這家公司待多久,可能很快就會離職。

但在一週後,公司舉辦了CIT競賽,部門主管邀請這位新員工一起參加,他感受到了競賽緊張的氛圍,也順便聽了其他部門的專案改善經驗。

聽說他聽完整場競賽之後,打電話給女友說,很難想像在一家中小企業的活動中,竟然能看到同事如此熱忱、有著高度向心力。他看到了團隊的企圖心,以及在過去的公司沒有看過的熱情與氛圍。因此,他決定留在這家公司。

這個小故事讓我很感動。因為CIT需要時間,很難在短期內看到效果。許多台灣企業希望達到短期效益,較不注重這種無形的東西。但這位新員工從內部實際感受到了持續改善的氛圍,因此更願意投入,一同參與。

CIT活動推動:5個重點

如果當年台積電也因為短期看不到效益而放棄推動CIT活動,那麼公司可能會失去這項文化。

以下是5個推動CIT活動的要點,供想要實施的中小企業主管參考:

1.指派專責部門執行CIT

公司推動任何活動都需要有專人負責,台積電的CIT活動也不例外。品質部門在當時負責推動CIT活動,包括教育訓練、品質改善和統計工具協助等。此外,該部門還負責監督活動進度和成效的整理。

我當時作為台積電持續改善部門的一員,負責教育訓練和各廠區CIT競賽的評審工作。

2. 成立CIT活動推行委員會

「CIT活動推行委員會」由各部門主管組成,以部門為執行辦公室,在各部門設置執行幹事。

該委員會於每年年底舉行CIT審查會議,檢討過去一年公司CIT活動推行成效,並根據外在環境變化、評審建議、客戶回饋及公司競爭策略,制定該年度專案工作重點及目標。執行幹事則根據年度工作目標,進行各單位CIT活動的推行作業。

3. 鼓勵同仁參與CIT活動

公司會舉辦全公司性的改善案例發表會(Total Quality Excellence, TQE),讓員工跨部門觀摩學習,提升員工問題解決及創新的能力。公司也會設立各種獎項以表揚表現卓越的員工,期望藉由公開表揚的方式,激勵同仁積極參與CIT活動。

4. 建置CIT案例管理及經驗分享平台

公司為了有效管理CIT案例,擴大經驗分享的漣漪效應,建置了CIT活動註冊管理系統及內部網站,提供員工進行標竿學習。網站內容包括歷屆得獎優良案例、品質改善統計等工具正確使用方式,以及當年度持續改善競賽辦法等資訊。

5. 開設CIT相關課程

公司設計了與解決問題和品質改善相關的線上課程,要求所有參與CIT的成員完成相關課程。其中部分課程還提供現場實體課程。

此外,公司在整個事業體的運作中,設置了與CIT Leader和CIT輔導員相關的培訓實戰課程。針對輔導員,設計了認證制度和流程,並聘請外部的專家講師,協助同仁進一步提升解決問題的能力。

我曾被問到,每年有多少CIT專案在台積電推動。當我回答時,大家都感到驚訝。事實上,每年大約有1500件CIT專案。當公司全面形成持續改善的文化,團隊解決問題的能力就會不斷提升,整個組織的競爭力也會形成很大的競爭優勢,帶來驚人的效益。這也是台積電能成為台積電的原因。

在CIT活動中,最核心的解決問題方法論就是台積電8D方法。如果想了解台積電8D方法,可以參考《彭建文PJ法:高效工作者的問題分析與決策》。這本書詳細介紹了8D方法的步驟與工具。

疫情總是會過去,但學習與成長的腳步不能停止。讓我們共同努力、共同學習,攜手度過這段困難的時刻。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。