文 / 彭建文
遠端工作有訣竅，相信你也爬了不少文，瞭解各種遠端工作的重點，本篇文章將提供不一樣的觀點。
由前台積電營運效率部門主管的「彭建文」老師，分享台積電過去如何管理遠端工作、提升工作效率。
1.許多人可能認為，遠端工作僅只為期兩週，不久就會回歸正常。這樣的想法，可能會讓你的工作遭遇危機。
2.當改變成為常態，我們該思考：遠端工作該如何實行？有什麼方法，能讓遠端辦公保持高效率？
3.本文整理了遠端工作的4個建議：每天開早會、會議時間安排平均、工作分解、加強定期與不定期互動。
文章目錄
從去年到今年，因為疫情的關係，「變」已經變成一種常態。雖然大家都不喜歡改變工作或生活模式，但改變與否，已經不是一種選擇，而是必然。
假設你還是維持一樣的工作模式、思維想法，你還是一直認為這個「變」，過一陣子就會回歸正常狀態，那你的工作，很可能在不久的將來遇到大危機。
接受「變」是一種常態
我舉我個人的例子好了，我是企業職業講師兼顧問。兩年前，我和同事們都是用線下培訓課程，我們會到企業內部，協助企業培訓同仁，人跟人之間的互動非常多。
因為有這樣的互動，上課過程就會顯得有趣。但倘若碰上疫情，培訓可能就會暫時停止或延期。
如果不去改變任何事情，一直期待疫情過去，期待回到過去的培訓方式，一樣進到公司內部的訓練教室，跟學員面對面培訓，那一旦企業改變了內部培訓方式，你就會遇到危機。
怎麼說呢？因為疫情暴發的時候，企業窗口可能就會詢問講師，有沒有線上培訓的可能性。一旦有講師開始嘗試線上培訓，而企業也在這期間習慣了線上培訓，當疫情舒緩後，企業的培訓就絕對不會只有線下課程。
因為改變的過程，會改變每個人的培訓想法跟思維，也會讓他們重新思考：對企業而言，什麼樣的培訓成本最低？最能達到學習目的？
大家想像一下，如果疫情來回波動幾次，我們一下子進入疫情高峰，一下子回到正常狀態，接著又進入疫情高峰。
每一次改變，都會有不同因素加進來，而原本以為的「正常」，也逐漸不會再是我們想像中的模樣。
高效「遠端工作」4個訣竅
其實從上週開始，心裡就有不祥預感，隨著感染人數越擴越大，越是發覺可能疫情有破洞。
雖然內心這樣想，但總是不希望發生。直到星期六早上聽到本土確診人數高達180人，雙北進入第三級防疫，一時之間變得非常緊張，但靜下心想，這是目前可以阻斷傳染鏈的做法，至少減少人跟人之間互動，讓確診人數慢慢舒緩。
擔心疫情擴大，很多公司開始採用遠端上班的方式，讓同仁可以在家裡上班，但到底要如何在遠端工作，還可以有高效工作呢？在此，提出4個訣竅讓你遠端工作更有效率。
每天遠端工作前先「開早會」
之前我在台積電上班時，我所在的生產線部門，每天上班第一件事就是開早會。
開早會，能了解今天的生產工作方向。這裡提到的開早會制度，就有點類似如此。
遠端工作，其實只是工作地點換了，工作時間沒有改變。若能建立早會制度，就能快速了解所有人當天工作內容。
早會的主要目的是溝通當天工作，可以讓每個人講3分鐘，讓大家互相提醒工作事項，讓工作更聚焦。
隔天的早會，則需要報告前一天完成事項：前一天有哪些產出？每件事做到什麼程度？在工作上遇到哪些困難？結合當天要做的工作，一人可以控制在5分鐘左右，在早會提出討論。
早會制度，不一定要定期召開，初期可以一天一次、一天兩次，而後慢慢變成兩天一次，重點是讓養成紀律。
會議平均安排，預留休息時間
由於是透過電腦視訊開會，比起實體會議，身體跟眼睛更容易疲勞。所以建議開會時間不能安排太密。
什麼意思呢？就是不要整個下午，從1點到6點，整整5個小時都在開會。最好的方式就是，1小時開完之後，至少休息0.5小時。這樣才可以讓眼睛好好休息。
另外，由於是透過視訊開會，視訊會議開得越久，越容易消耗專注力。因此建議不要把會議密集辦在一天、兩天，盡量平均安排在每週工作天。
此外，會議效率的重要性也會提升，視訊會議要盡量控制在1小時左右。
拆解項目，遠端工作更明確
這有點類似專案管理的工作分解結構（Work Breakdown Structure, WBS），把一個工作、任務、目標，拆解成更小的工作。為求達成目標，每個小目標都要執行到位。
舉個例子，如果公司網站要做更新，有近50個工作項目要修改。身為專案管理者，就要把目標聚焦到每日與每週要完成的工作事項。
最好能把工作項目，拆解為以天為單位的任務，拆分過的工作項目更有機會達成，效率也會更高。而這樣的工作方式，也是在訓練上班族管理工作的能力。
加強定期、不定期的「互動」
在家上班，可能沒有辦公室那麼熱鬧，會少了一些人跟人之間的互動。建議可以安排一些讓自己放鬆的時間，或是進行一些線上課程，輕鬆閱讀、學習，
你可以找人聊聊、聽聽音樂，每天撥出20分鐘時間，讓心情安定。作為員工，可以每天花個10分鐘找同事聊天；作為主管，也可以不定期跟員工相揪閒聊，就算沒辦法幫上什麼忙，至少也能聽到員工的想法。這些看似「浪費時間」的事，其實對工作效率都大有幫助。
找到遠端工作的節奏
如果「變」已是常態，遠端工作已經不能避免，大家不妨思考：如何讓遠端工作維持高效？
或許是要檢視自己的工作習慣、適合的辦公地點、一天當中的生產力變化，在每一次的改變中，都仔細檢視、重新詮釋，找到自己的工作節奏，高效就是必然的結果。
【文章作者介紹】
品碩創新執行長
彭建文
你好，我是彭建文，管理顧問品牌創辦人；我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群，協助亞太地區企業轉型與人才培育。
彭建文：「用台積電的方式管理公司，成為世界第一將指日可待！」
本篇文章授權於商業商刊發表：
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