作者 / 彭建文
- 本篇文章介紹了管理遠端工作的4個訣竅，幫助讀者找到工作節奏、提高效率，讓遠端工作也能高效。本文強調接受變化是一種常態，並提供了每天開早會、會議時間安排平均、工作分解、加強定期與不定期互動等建議。
隨著疫情的影響，遠端工作管理已成為現代企業不可或缺的一環。從去年到今年，疫情對我們的工作和生活帶來了巨大的變化，變成了一種常態。無論你是否願意，改變已經成為必然。
如果你仍然堅持維持過去的工作模式和思維方式，認為這種變化只是暫時的，很快就會回歸正常，那麼你的工作很可能在不久的將來遇到大的危機。
接受工作形式「改變」是常態
讓我來分享一個與遠端工作管理有關的例子。我是一位企業職業講師兼顧問，過去我們都是經由線下培訓課程來協助企業內部培訓同仁，透過人與人之間的互動，讓上課過程更加有趣。
但隨著疫情的爆發，我們不得不暫時停止或延期線下培訓。如果我們堅持原有的方式，一直期待疫情過去，回到過去的培訓方式，那麼企業改變了內部培訓方式時，我們就會遇到危機。
當企業窗口詢問講師是否有線上培訓的可能性時，如果沒有嘗試過遠端工作管理，我們就會失去機會。一旦有講師開始嘗試線上培訓，而企業也在這期間習慣了線上培訓，當疫情舒緩後，企業的培訓就絕對不會只有線下課程。
這樣的改變不僅會影響每個人的培訓想法與思維，還會讓他們重新思考對企業而言，什麼樣的培訓成本最低，最能達到學習目的。而如果疫情來回波動幾次，一下子進入疫情高峰，一下子回到正常狀態，接著又進入疫情高峰，這樣的改變就會更加劇烈。
因此，適應遠端工作管理，將會是未來企業培訓的趨勢。我們必須接受改變，學習適應新的環境，並且隨時調整自己的思維與策略。只有這樣，才能在不確定的環境中生存與發展。
4個訣竅，遠端工作管理有效率
很多公司為了因應疫情擴大，開始採用遠端上班的方式，讓同仁可以在家裡上班。然而，如何在遠端工作時仍能夠保持高效工作，是一個需要面對的問題。以下提供4個遠端工作管理的訣竅，幫助你提高工作效率。
每天遠端工作前先「開早會」
在我過去於台積電任職時，所屬的生產線部門，每日的首要任務便是召開早晨會議。進行早晨會議有助於確認當天的生產工作重點。提到的早晨會議制度，與此相似。
遠端工作管理方面，僅工作地點不同，工作時間保持不變。實施早晨會議制度，可以迅速掌握每個人當天的工作計劃。
早晨會議的核心目標是協調當日工作，每位成員可分享3分鐘，互相提醒工作事宜，增強工作專注力。
次日的早晨會議需報告上一天的成果：哪些產出已完成？各項工作達成到何程度？遭遇了哪些工作上的困境？結合當日工作計劃，每人分享時間約5分鐘，以利會議中討論。
早晨會議制度不必固定進行，初期可設定為每日一次或兩次，隨後逐漸調整為每兩日一次。重要的是培養紀律。
會議平均安排，預留休息時間
在遠端工作管理中，電腦視訊會議相較於實體會議，更容易讓人感到疲勞，特別是對身體和眼睛的負擔。因此，建議避免排定過密的會議時間。
這意味著，不宜安排整個下午從1點至6點連續開5個小時的會議。最佳做法是，每1小時的會議後至少休息0.5小時，讓眼睛得以休息。
另外，視訊會議時間越長，專注力消耗越快。因此，在遠端工作管理中，建議將會議安排在每週工作天內，而非集中在一天或兩天。
此外，提高會議效率變得更加重要。視訊會議應盡量控制在1小時左右。
拆解項目，遠端工作更明確
遠端工作管理與專案管理的工作分解結構（Work Breakdown Structure，WBS）相似，都是將工作、任務或目標拆解成更小的單元，以確保各個小目標得以順利完成。
以公司網站更新為例，若需修改近50個工作項目，作為遠端工作管理者，需專注於每日和每週要完成的工作事項。
將工作項目拆解為天為單位的任務，有助於提高達成率和工作效率。同時，這種遠端工作管理方式也能培養員工管理工作的能力。
加強定期、不定期的「互動」
遠端工作管理下的在家辦公，可能缺少了辦公室的熱鬧氛圍，以及人與人之間的互動。為了緩解這種狀況，建議可以規劃一些讓自己放鬆的時間，例如參加線上課程、輕鬆閱讀和學習。
在遠端工作管理中，員工可以找人交流、享受音樂，每天分配20分鐘讓心情平靜。身為員工，可以每天花10分鐘與同事閒聊；而作為主管，也可以不定期與員工一起聊天，即使無法立即提供幫助，至少能了解員工的想法。這些看似「浪費時間」的行為，實際上對提升工作效率具有正面影響。
找到遠端工作管理的節奏
遠端工作管理已成為日常生活的一部分，我們需要思考如何保持遠端工作的高效能。
我們可能需要審視自己的工作習慣、合適的遠端辦公空間，以及一天中生產力的變化。在每次調整中，都要細心檢視並重新詮釋，找到最適合自己的工作節奏。如此一來，高效遠端工作管理將成為必然。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：在家工作，該學台積電：定期開早會！為什麼？
