在家工作,該學台積電:定期開早會!為什麼?

從去年到今年,因為疫情的關係,「變」已經變成一種常態。雖然大家都不喜歡改變工作或生活模式,但改變與否,已經不是一種選擇,而是必然。假設你還是維持一樣的工作模式、思維想法,你還是一直認為這個「變」,過一陣子就會回歸正常狀態,那你的工作,很可能在不久的將來遇到大危機。

接受「變」是一種常態

我舉我個人的例子好了,我是企業職業講師兼顧問。兩年前,我和同事們都是用線下培訓課程,我們會到企業內部,協助企業培訓同仁,人跟人之間的互動非常多。因為有這樣的互動,上課過程就會顯得有趣。但,倘若碰上疫情,培訓可能就會暫時停止或延期。

如果不去改變任何事情,一直期待疫情過去,期待回到過去的培訓方式,一樣進到公司內部的訓練教室,跟學員面對面培訓,那一旦企業改變了內部培訓方式,你就會遇到危機。

怎麼說呢?因為疫情暴發的時候,企業窗口可能就會詢問講師,有沒有線上培訓的可能性。一旦有講師開始嘗試線上培訓,而企業也在這期間習慣了線上培訓,當疫情舒緩後,企業的培訓就絕對不會只有線下課程。因為改變的過程,會改變每個人的培訓想法跟思維,也會讓他們重新思考:對企業而言,什麼樣的培訓成本最低?最能達到學習目的?

大家想像一下,如果疫情來回波動幾次,我們一下子進入疫情高峰,一下子回到正常狀態,接著又進入疫情高峰。每一次改變,都會有不同因素加進來,而原本以為的「正常」,也逐漸不會再是我們想像中的模樣。

遠端高效工作養成術的4個訣竅

其實從上週開始,心裡就有不祥預感,隨著感染人數越擴越大,越是發覺可能疫情有破洞。雖然內心這樣想,但總是不希望發生。直到星期六早上聽到本土確診人數高達180人,雙北進入第三級防疫,一時之間變得非常緊張,但靜下心想,這是目前可以阻斷傳染鏈的做法,至少減少人跟人之間互動,讓確診人數慢慢舒緩。

擔心疫情擴大,很多公司開始採用遠端上班的方式,讓同仁可以在家裡上班,但到底要如何在遠端工作,還可以有高效工作呢?在此,提出4個訣竅讓你遠端工作更有效率。

1. 每天開早會

之前我在台積電上班時,我所在的生產線部門,每天上班第一件事就是開早會。開早會,能了解今天的生產工作方向。這裡提到的開早會制度,就有點類似如此。

遠端工作,其實只是工作地點換了,工作時間沒有改變。若能建立早會制度,就能快速了解所有人當天工作內容。

早會的主要目的是溝通當天工作,可以讓每個人講3分鐘,讓大家互相提醒工作事項,讓工作更聚焦。隔天的早會,則需要報告前一天完成事項:前一天有哪些產出?每件事做到什麼程度?在工作上遇到哪些困難?結合當天要做的工作,一人可以控制在5分鐘左右,在早會提出討論。

早會制度,不一定要定期召開,初期可以一天一次、一天兩次,而後慢慢變成兩天一次,重點是讓養成紀律。

2. 會議時間安排平均

由於是透過電腦視訊開會,比起實體會議,身體跟眼睛更容易疲勞。所以建議開會時間不能安排太密。什麼意思呢?就是不要整個下午,從1點到6點,整整5個小時都在開會。最好的方式就是,1小時開完之後,至少休息0.5小時。這樣才可以讓眼睛好好休息。

另外,由於是透過視訊開會,視訊會議開得越久,越容易消耗專注力。因此建議不要把會議密集辦在一天、兩天,盡量平均安排在每週工作天。此外,會議效率的重要性也會提升,視訊會議要盡量控制在1小時左右。

3.工作分解

這有點類似專案管理的工作分解結構(Work Breakdown Structure, WBS),把一個工作、任務、目標,拆解成更小的工作。為求達成目標,每個小目標都要執行到位。

舉個例子,如果公司網站要做更新,有近50個工作項目要修改。身為專案管理者,就要把目標聚焦到每日與每週要完成的工作事項。最好能把工作項目,拆解為以天為單位的任務,拆分過的工作項目更有機會達成,效率也會更高。而這樣的工作方式,也是在訓練上班族管理工作的能力。

4. 加強定期、不定期溝通

在家上班,可能沒有辦公室那麼熱鬧,會少了一些人跟人之間的互動。建議可以安排一些讓自己放鬆的時間,或是進行一些線上課程,輕鬆閱讀、學習,

你可以找人聊聊、聽聽音樂,每天撥出20分鐘時間,讓心情安定。作為員工,可以每天花個10分鐘找同事聊天;作為主管,也可以不定期跟員工相揪閒聊,就算沒辦法幫上什麼忙,至少也能聽到員工的想法。這些看似「浪費時間」的事,其實對工作效率都大有幫助。

如果「變」已是常態,遠端工作已經不能避免,大家不妨思考:如何讓遠端工作維持高效?或許是要檢視自己的工作習慣、適合的辦公地點、一天當中的生產力變化,在每一次的改變中,都仔細檢視、重新詮釋,找到自己的工作節奏,高效就是必然的結果。

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