文 / 彭建文
遠端工作有訣竅,相信你也爬了不少文,瞭解各種遠端工作的重點,本篇文章將提供不一樣的觀點。
由前台積電營運效率部門主管的「彭建文」老師,分享台積電過去如何管理遠端工作、提升工作效率。
1.許多人可能認為,遠端工作僅只為期兩週,不久就會回歸正常。這樣的想法,可能會讓你的工作遭遇危機。
2.當改變成為常態,我們該思考:遠端工作該如何實行?有什麼方法,能讓遠端辦公保持高效率?
3.本文整理了遠端工作的4個建議:每天開早會、會議時間安排平均、工作分解、加強定期與不定期互動。
文章目錄
從去年到今年,因為疫情的關係,「變」已經變成一種常態。雖然大家都不喜歡改變工作或生活模式,但改變與否,已經不是一種選擇,而是必然。
假設你還是維持一樣的工作模式、思維想法,你還是一直認為這個「變」,過一陣子就會回歸正常狀態,那你的工作,很可能在不久的將來遇到大危機。
接受「變」是一種常態
我舉我個人的例子好了,我是企業職業講師兼顧問。兩年前,我和同事們都是用線下培訓課程,我們會到企業內部,協助企業培訓同仁,人跟人之間的互動非常多。
因為有這樣的互動,上課過程就會顯得有趣。但倘若碰上疫情,培訓可能就會暫時停止或延期。
如果不去改變任何事情,一直期待疫情過去,期待回到過去的培訓方式,一樣進到公司內部的訓練教室,跟學員面對面培訓,那一旦企業改變了內部培訓方式,你就會遇到危機。
怎麼說呢?因為疫情暴發的時候,企業窗口可能就會詢問講師,有沒有線上培訓的可能性。一旦有講師開始嘗試線上培訓,而企業也在這期間習慣了線上培訓,當疫情舒緩後,企業的培訓就絕對不會只有線下課程。
因為改變的過程,會改變每個人的培訓想法跟思維,也會讓他們重新思考:對企業而言,什麼樣的培訓成本最低?最能達到學習目的?
大家想像一下,如果疫情來回波動幾次,我們一下子進入疫情高峰,一下子回到正常狀態,接著又進入疫情高峰。
每一次改變,都會有不同因素加進來,而原本以為的「正常」,也逐漸不會再是我們想像中的模樣。
高效「遠端工作」4個訣竅
其實從上週開始,心裡就有不祥預感,隨著感染人數越擴越大,越是發覺可能疫情有破洞。
雖然內心這樣想,但總是不希望發生。直到星期六早上聽到本土確診人數高達180人,雙北進入第三級防疫,一時之間變得非常緊張,但靜下心想,這是目前可以阻斷傳染鏈的做法,至少減少人跟人之間互動,讓確診人數慢慢舒緩。
擔心疫情擴大,很多公司開始採用遠端上班的方式,讓同仁可以在家裡上班,但到底要如何在遠端工作,還可以有高效工作呢?在此,提出4個訣竅讓你遠端工作更有效率。
每天遠端工作前先「開早會」
之前我在台積電上班時,我所在的生產線部門,每天上班第一件事就是開早會。
開早會,能了解今天的生產工作方向。這裡提到的開早會制度,就有點類似如此。
遠端工作,其實只是工作地點換了,工作時間沒有改變。若能建立早會制度,就能快速了解所有人當天工作內容。
早會的主要目的是溝通當天工作,可以讓每個人講3分鐘,讓大家互相提醒工作事項,讓工作更聚焦。
隔天的早會,則需要報告前一天完成事項:前一天有哪些產出?每件事做到什麼程度?在工作上遇到哪些困難?結合當天要做的工作,一人可以控制在5分鐘左右,在早會提出討論。
早會制度,不一定要定期召開,初期可以一天一次、一天兩次,而後慢慢變成兩天一次,重點是讓養成紀律。
會議平均安排,預留休息時間
由於是透過電腦視訊開會,比起實體會議,身體跟眼睛更容易疲勞。所以建議開會時間不能安排太密。
什麼意思呢?就是不要整個下午,從1點到6點,整整5個小時都在開會。最好的方式就是,1小時開完之後,至少休息0.5小時。這樣才可以讓眼睛好好休息。
另外,由於是透過視訊開會,視訊會議開得越久,越容易消耗專注力。因此建議不要把會議密集辦在一天、兩天,盡量平均安排在每週工作天。
此外,會議效率的重要性也會提升,視訊會議要盡量控制在1小時左右。
拆解項目,遠端工作更明確
這有點類似專案管理的工作分解結構(Work Breakdown Structure, WBS),把一個工作、任務、目標,拆解成更小的工作。為求達成目標,每個小目標都要執行到位。
舉個例子,如果公司網站要做更新,有近50個工作項目要修改。身為專案管理者,就要把目標聚焦到每日與每週要完成的工作事項。
最好能把工作項目,拆解為以天為單位的任務,拆分過的工作項目更有機會達成,效率也會更高。而這樣的工作方式,也是在訓練上班族管理工作的能力。
加強定期、不定期的「互動」
在家上班,可能沒有辦公室那麼熱鬧,會少了一些人跟人之間的互動。建議可以安排一些讓自己放鬆的時間,或是進行一些線上課程,輕鬆閱讀、學習,
你可以找人聊聊、聽聽音樂,每天撥出20分鐘時間,讓心情安定。作為員工,可以每天花個10分鐘找同事聊天;作為主管,也可以不定期跟員工相揪閒聊,就算沒辦法幫上什麼忙,至少也能聽到員工的想法。這些看似「浪費時間」的事,其實對工作效率都大有幫助。
找到遠端工作的節奏
如果「變」已是常態,遠端工作已經不能避免,大家不妨思考:如何讓遠端工作維持高效?
或許是要檢視自己的工作習慣、適合的辦公地點、一天當中的生產力變化,在每一次的改變中,都仔細檢視、重新詮釋,找到自己的工作節奏,高效就是必然的結果。
【文章作者介紹】
品碩創新執行長
彭建文
你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。
彭建文:「用台積電的方式管理公司,成為世界第一將指日可待!」
本篇文章授權於商業商刊發表:
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