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遠端工作管理:4個訣竅找到節奏、提高效率,讓遠端工作也能高效

遠端工作好煩躁?快接受變化,用4個訣竅找到工作節奏、提高效率

作者 / 彭建文

隨著疫情的影響,遠端工作管理已成為現代企業不可或缺的一環。從去年到今年,疫情對我們的工作和生活帶來了巨大的變化,變成了一種常態。無論你是否願意,改變已經成為必然。

如果你仍然堅持維持過去的工作模式和思維方式,認為這種變化只是暫時的,很快就會回歸正常,那麼你的工作很可能在不久的將來遇到大的危機。

接受工作形式「改變」是常態

讓我來分享一個與遠端工作管理有關的例子。我是一位企業職業講師兼顧問,過去我們都是經由線下培訓課程來協助企業內部培訓同仁,透過人與人之間的互動,讓上課過程更加有趣。

但隨著疫情的爆發,我們不得不暫時停止或延期線下培訓。如果我們堅持原有的方式,一直期待疫情過去,回到過去的培訓方式,那麼企業改變了內部培訓方式時,我們就會遇到危機。

當企業窗口詢問講師是否有線上培訓的可能性時,如果沒有嘗試過遠端工作管理,我們就會失去機會。一旦有講師開始嘗試線上培訓,而企業也在這期間習慣了線上培訓,當疫情舒緩後,企業的培訓就絕對不會只有線下課程。

這樣的改變不僅會影響每個人的培訓想法與思維,還會讓他們重新思考對企業而言,什麼樣的培訓成本最低,最能達到學習目的。而如果疫情來回波動幾次,一下子進入疫情高峰,一下子回到正常狀態,接著又進入疫情高峰,這樣的改變就會更加劇烈。

因此,適應遠端工作管理,將會是未來企業培訓的趨勢。我們必須接受改變,學習適應新的環境,並且隨時調整自己的思維與策略。只有這樣,才能在不確定的環境中生存與發展。

4個訣竅,遠端工作管理有效率

很多公司為了因應疫情擴大,開始採用遠端上班的方式,讓同仁可以在家裡上班。然而,如何在遠端工作時仍能夠保持高效工作,是一個需要面對的問題。以下提供4個遠端工作管理的訣竅,幫助你提高工作效率。

每天遠端工作前先「開早會」

在我過去於台積電任職時,所屬的生產線部門,每日的首要任務便是召開早晨會議。進行早晨會議有助於確認當天的生產工作重點。提到的早晨會議制度,與此相似。

遠端工作管理方面,僅工作地點不同,工作時間保持不變。實施早晨會議制度,可以迅速掌握每個人當天的工作計劃。

早晨會議的核心目標是協調當日工作,每位成員可分享3分鐘,互相提醒工作事宜,增強工作專注力。

次日的早晨會議需報告上一天的成果:哪些產出已完成?各項工作達成到何程度?遭遇了哪些工作上的困境?結合當日工作計劃,每人分享時間約5分鐘,以利會議中討論。

早晨會議制度不必固定進行,初期可設定為每日一次或兩次,隨後逐漸調整為每兩日一次。重要的是培養紀律。

會議平均安排,預留休息時間

在遠端工作管理中,電腦視訊會議相較於實體會議,更容易讓人感到疲勞,特別是對身體和眼睛的負擔。因此,建議避免排定過密的會議時間。

這意味著,不宜安排整個下午從1點至6點連續開5個小時的會議。最佳做法是,每1小時的會議後至少休息0.5小時,讓眼睛得以休息。

另外,視訊會議時間越長,專注力消耗越快。因此,在遠端工作管理中,建議將會議安排在每週工作天內,而非集中在一天或兩天。

此外,提高會議效率變得更加重要。視訊會議應盡量控制在1小時左右。

拆解項目,遠端工作更明確

遠端工作管理與專案管理的工作分解結構(Work Breakdown Structure,WBS)相似,都是將工作、任務或目標拆解成更小的單元,以確保各個小目標得以順利完成。

以公司網站更新為例,若需修改近50個工作項目,作為遠端工作管理者,需專注於每日和每週要完成的工作事項。

將工作項目拆解為天為單位的任務,有助於提高達成率和工作效率。同時,這種遠端工作管理方式也能培養員工管理工作的能力。

加強定期、不定期的「互動」

遠端工作管理下的在家辦公,可能缺少了辦公室的熱鬧氛圍,以及人與人之間的互動。為了緩解這種狀況,建議可以規劃一些讓自己放鬆的時間,例如參加線上課程、輕鬆閱讀和學習。

在遠端工作管理中,員工可以找人交流、享受音樂,每天分配20分鐘讓心情平靜。身為員工,可以每天花10分鐘與同事閒聊;而作為主管,也可以不定期與員工一起聊天,即使無法立即提供幫助,至少能了解員工的想法。這些看似「浪費時間」的行為,實際上對提升工作效率具有正面影響。

找到遠端工作管理的節奏

遠端工作管理已成為日常生活的一部分,我們需要思考如何保持遠端工作的高效能。

我們可能需要審視自己的工作習慣、合適的遠端辦公空間,以及一天中生產力的變化。在每次調整中,都要細心檢視並重新詮釋,找到最適合自己的工作節奏。如此一來,高效遠端工作管理將成為必然。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:在家工作,該學台積電:定期開早會!為什麼?