同公司卻對「是不是問題」沒共識…在台積電超過十年的主管會這樣做-AIG法

原來分辨「是不是問題」沒想像中的簡單

當你一拿到問題時,你的第一步是什麼?馬上著手解決問題?還是好好思考一下,這是不是問題?

平日不管是在企業內訓或者是方法論輔導,這麼多年下來,深深的發現一件事:原來,確認是不是問題是大家一致的痛!

有非常多的人在問題分析與解決的第一關就有很有問題,因為分辨「是不是問題」沒想像中的簡單,大家都已經習慣看到問題就急著想要解決

比如學員A說機器不穩定是問題,那麼我就會問,為什麼機器不穩定是問題?學員A接著會說因為是機器老舊,學員B則說是因為機器有問題。

這個時候我會再問學員,這些答案是不是大家已經在探討原因了?大家的答案跳太快了,我只是想回到問題的原點,為什麼機器不穩定是問題?

當我講完突然教室一片安靜,然後有些學員才慢慢的討論:對喔…為什麼機器不穩定是問題?

另外一個例子,是某企業同仁曾經提出的問題,他說,目前公司人才短缺是問題。

這個時候我問全班學員,你覺得這是問題嗎?有些人認為是問題,有些人則不這麼認為,認為這是問題的稀稀落落,只有少數幾位。怎麼會這樣?明明是同一間公司,竟然對同樣的問題有如此大的認知差異

我請學員們重新檢視這個問題,運用以下兩個方式再看一次:

1.目標是什麼?現況是什麼?儘量有量化的數字。
2.整組討論後有一共識。

各組討論後,各自提出他們的討論如下:

第一組的答案:2018 年人員編製 18 人,現況 9 人。第二組的答案:目前編制約為滿編的 70%,目標是滿編。

經過這些討論後,我再重新問一次:對公司而言,人才短缺是不是問題?竟然 100%都一致認同是問題了。

為什麼經過以上的分析後,一開始認為是問題的只有少數幾位,重新分析確認後,就有 100%都一致認同這是問題呢?

這之間的關鍵,就是大家沒有量化的數字來分析,都用主觀的意識或經驗來判斷,這是非常危險的,也是一般職場人士常犯的錯誤

學習「AIG法」,就可以馬上分辨出是不是「問題」

那麼何謂問題呢?「現況」(actual)與「目標或理想狀態」(ideal)的差距(gap),就是問題所在。

接下來我來舉個例子,例如採購作業時間太長,那我們就用AIG法,現況一次兩個小時,目標一次1小時,他的差距是1小時,所以採購作業時間太長就是一個問題。

因此未來如果你們在工作上常常聽到,例如:能力不足、開會沒有效率等等,記住一定要讓他有量化的數字,然後用AIG法來看出他有沒有落差。

因此AIG法的精神是量化的數字,另外「AIG法」有四個原則重點,如圖所示。

所以任何一個問題,只要運用以上的四個原則,要辨識這是不是問題,就變得相對簡單許多;一旦確認是問題,接著做問題分析與原因探討才有意義,時間才不會白白浪費,還可以讓你的工作很有成就感。

所以請大家想想,重新盤點一下你在工作上處理的問題,真的是問題嗎?

【更多課程】學會AIG法之後,接下來你要提升的就是系統性問題分析與解決的能力,問題分析與決策的PJ法認證班是你可以來精進的課程,相關課程請連結:高效能工作者的問題分析與決策實戰班-PJ法L1認證班(第5期)

你也可以購買20集問題分析與決策的線上課程,相關連結如下:提升你解決問題的邏輯思考能力-PJ法20集關鍵技術​