作者 / 彭建文
- 學習「問題分析與解決」的第一步,就是辨識問題!如果連問題的存在都無法確認,後續的分析和解決更無從談起。彭建文老師分享一套獨創的AIG法,幫助職場人提升自己辨識問題的能力。
當主管向你提出一個問題時,你的第一步會是什麼?立即著手解決問題,還是先停下來仔細思考,這「真的是」問題的核心嗎?
多年來,不論是在企業內訓還是在問題分析與解決《國際PJ法》方法論輔導中,我都深刻體會到一個挑戰:確認「問題是不是問題」,才是最讓人頭痛的關鍵!
分辨「是不是問題」並不簡單
許多人在「問題分析與解決」的第一關就卡關了,因為分辨主管交付的問題「是不是問題」沒想像中簡單;加上我們已經習慣看到問題就急著解決,因此掉入陷阱中。
比如學員A說「機器不穩定」是問題:
- 那麼我就會問:「為什麼機器不穩定是問題?」
- 學員A接著說:「因為是機器老舊。」
- 而學員B則說:「因為機器有問題。」
這個時候我會再問學員:
- 我:「這些答案是不是大家已經在探討原因了?大家的答案跳太快了,我只是想回到問題的原點,為什麼機器不穩定是問題?」
當我講完突然教室一片安靜,然後有些學員才慢慢的討論:
- 學員:「對喔...為什麼機器不穩定是問題?」
另外一個例子,是某企業同仁曾經提出的問題:
- 他說:「目前公司人才短缺是問題。」
- 這個時候我問全班學員:「你覺得這是問題嗎?」
有些人認為是問題,有些人則不這麼認為,認為這是問題的稀稀落落,只有少數幾位…怎麼會這樣?明明是同一間公司,竟然對同樣的問題有如此大的認知差異。
我請學員們重新檢視這個問題,運用以下兩個方式再看一次:
- 目標是什麼?現況是什麼?儘量有量化的數字。
- 整組討論後有一共識。
各組討論後,各自提出他們的討論如下:
- 第一組的答案:2018 年人員編製 18 人,現況 9 人。
- 第二組的答案:目前編制約為滿編的70%,目標是滿編。
經過這些討論後,我再重新問一次:
- 我:「對公司而言,人才短缺是不是問題?」
這次竟然100%都一致認同是問題了。為什麼經過以上的分析後,一開始認為是問題的只有少數幾位,重新分析確認後,就有100%都一致認同這是問題呢?
這之間的關鍵,就是大家沒有量化的數字來分析,都用主觀的意識或經驗來判斷,這是非常危險的,也是一般職場人士常犯的錯誤。
解決問題的第一步:確認問題
那麼何謂問題?問題就是「現況(actual)」與「目標或理想狀態(ideal)」的「差距(gap)」
接下來我來舉個例子,以「採購作業時間太長」作為例子,我們使用「AIG法」來判斷這是不是真正的問題:
- 採購作業時間的現況「一次2個小時」,而預設的目標「一次是1小時」。如此一來「差距是1小時」,所以採購作業時間太長就是一個問題。
如同上面的例子,未來如果你們在工作上常常聽到,像是:能力不足、開會沒有效率等等,記住一定要讓它有「量化的數字」,然後用「AIG法」來看出他有沒有落差。
因為「AIG法」的精神是「量化的數字」,有四個原則重點,如下圖:
- 現況描述要盡量全面
- 目標高低決定問題多寡
- 問題要達成共識
- 目標設定要合理
所以任何一個問題,只要運用以上的四個原則,要辨識這是不是問題,就變得相對簡單許多;一旦確認是問題,接著做問題分析與原因探討才有意義,時間才不會白白浪費,還可以讓你的工作很有成就感。
所以請大家想想,重新盤點一下你在工作上處理的問題,真的是問題嗎?
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄:同公司卻對「是不是問題」沒共識…在台積電超過十年的主管會這樣做