搜尋
Close this search box.

別急著處理問題!進行問題分析與解決前,先用「AIG法」釐清問題

使用「AIG法」來判斷是不是真正的問題

作者 / 彭建文

當主管向你提出一個問題時,你的第一步會是什麼?立即著手解決問題,還是先停下來仔細思考,這「真的是」問題的核心嗎?

多年來,不論是在企業內訓還是在問題分析與解決《國際PJ法》方法論輔導中,我都深刻體會到一個挑戰:確認「問題是不是問題」,才是最讓人頭痛的關鍵!

分辨「是不是問題」並不簡單

許多人在「問題分析與解決」的第一關就卡關了,因為分辨主管交付的問題「是不是問題」沒想像中簡單;加上我們已經習慣看到問題就急著解決,因此掉入陷阱中。

比如學員A說「機器不穩定」是問題:

這個時候我會再問學員:

當我講完突然教室一片安靜,然後有些學員才慢慢的討論:

另外一個例子,是某企業同仁曾經提出的問題:

有些人認為是問題,有些人則不這麼認為,認為這是問題的稀稀落落,只有少數幾位…怎麼會這樣?明明是同一間公司,竟然對同樣的問題有如此大的認知差異。

我請學員們重新檢視這個問題,運用以下兩個方式再看一次:

各組討論後,各自提出他們的討論如下:

經過這些討論後,我再重新問一次:

這次竟然100%都一致認同是問題了。為什麼經過以上的分析後,一開始認為是問題的只有少數幾位,重新分析確認後,就有100%都一致認同這是問題呢?

這之間的關鍵,就是大家沒有量化的數字來分析,都用主觀的意識或經驗來判斷,這是非常危險的,也是一般職場人士常犯的錯誤。

解決問題的第一步:確認問題

那麼何謂問題?問題就是「現況(actual)」與「目標或理想狀態(ideal)」的「差距(gap)」

辨識問題是解決問題的第一步

接下來我來舉個例子,以「採購作業時間太長」作為例子,我們使用「AIG法」來判斷這是不是真正的問題:

如同上面的例子,未來如果你們在工作上常常聽到,像是:能力不足、開會沒有效率等等,記住一定要讓它有「量化的數字」,然後用「AIG法」來看出他有沒有落差。

因為「AIG法」的精神是「量化的數字」,有四個原則重點,如下圖:

所以任何一個問題,只要運用以上的四個原則,要辨識這是不是問題,就變得相對簡單許多;一旦確認是問題,接著做問題分析與原因探討才有意義,時間才不會白白浪費,還可以讓你的工作很有成就感。

所以請大家想想,重新盤點一下你在工作上處理的問題,真的是問題嗎?

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。