「從單點轉看全面」的流程分析、改善與創新

作者:郭仲倫/侯安璐

微輔導結案發表上,總經理站起身,拿起麥克風說:

「這不是結束,而是開始,期許大家怎樣可以大膽一點,重新設計一個流程,這東西是對工作的Develop,很開心大家都很心甘情願且用心投入地進行這樣的優化工具學習,這是值得大家驕傲的

辦在飯店中的發表會上,學員們每位都眼神奕奕,不只是因為環境好,而是在歷時五個月的「微輔導」專案中,真正學到了一些工具,紮紮實實的不只是上課,而是確實地把上課中工具運用在手邊工作上

用有系統的工具,重頭看自己原本很熟很熟的日常作業,日日夜夜的困擾,進而有新的啟發

總經理特別請學員們一一敘說一下這幾個月來的實作心得紀錄幾位:「學習到好工具,本來看的比較是老鳥的片面,新進同仁沒有過往包袱,在團隊討論過程中可以協助打破規則,每個人都可以提出他的可能性,例如我們這次的組員XX,就有很好的貢獻,例如跨部門的組員XX,思考邏輯跟我們不同,會反問我們問題,我們都太執著自己作業的慣性,學工業工程的,會比較有條理。另一位跨部門的XX,會提供Control point,可以藉由他們的努力增加我們的效益」~ 26年資同仁

「從很多問題找出真正原因」~半年新進同仁

「雖然在此部門,但對主題流程不算全面了解,這樣團隊實作後會更加了解」

「問題發生找到真因,然後解決,問題最多都是我提出的,過去沒想到原來大家都有這問題與困擾,原來大家以前都默默忍受,進而透過這次有了一些單據流程的新調整」

「這組吵得滿厲害的,流程只要畫出來,就可從裡面挖東西,老師有些TOOLS很有幫助

「過去只知道當下解決手上任務,從這團隊實作過程可以進一步看到與了解前前後後流程,以及知道每個步驟」~新同仁

「很幸運地是有跳跨組的經歷,除了新方法學習,讓我覺得很感動的是,如何用團隊方法妥協去完成一個共同議題」

「很高興參加這樣的學習,學到找出問題的方法,覺得很好,經過這堂課也發現,原來我們部門對你們部門作業影響很大,過去只是基於既定習慣與我們部門的便利性在作業,真沒想到會對你們有這樣大的影響,對不起」

整體來說,每位組成員都一致的覺得

1.學到新工具

2.對流程了解更全面,更有前前後後的串聯性

3.團隊運作可以激盪出意想不到的火花

總經理聽完第一組組長報告後,就說到:「XX的表現令人驚艷,非常好,這些都是很好的練習,改善工具也都是很好步驟與練習,提到用系統工具去處理,是很好的方向,接著可以往上走一兩層,例如,我把原有的十步流程變三步?原本的四十天變十天? 把這個流程拿掉看好不好玩? 可以多問問這過程中有沒挑戰自己?

過程很重要,要有章法,結果,也要有效果

郭仲倫老師也針對發表的簡報,再多補了一些思路的思考
「我總是強調不要花拳繡腿,所以我各組最後都會問一個問題,光S1與S4對策的貢獻度是否可達標?可以改善優化到幾個 %?夠滿意了嗎?先預估一下最好狀況可以到哪裡?過程很重要,要有章法,結果,也要有效果」

「XX這個項目可以做一些細部的分析,例如占比,影響多大,夠不夠達成你的KPI?如果不夠,是不是還要挑一個下去做?」

「技術面再補充一個思路,自然界都有異常,可能是3%-5% 左右,讓問題浮出來,找異常解,坦白說,有些現行做法,只是暫時短期解,大家可能忍一忍就過去了,還在接受範圍,但如果轉換一個產業角度來思考這流程,四十小時如果是在醫院等床呢? 是否就完全無法忍受?」

真因不對,對策不對,就會白做

「一個案子做到這地方,還有個更重要的精神,未來還可以做什麼? 或許這個就是我們進步的機會」

「找真因時沒寫到底,WHYWHY分析要問到可以下準確對策,所以我們可以再用這樣的角度重新看一下,或許應該可以再下一層,這是邏輯一種訓練,真因不對,對策不對,很可能就會白做,其他都做的很好,就這個部份可以再細緻一些」

最後
郭仲倫老師也做期許大家的結尾:

「很開心有機會跟這麼優秀的團隊合作,期許大家不是做完而已,而是成為典範,要讓人學習與模仿的,所以我才再多補充了一些方法應用層次與技術上的思路供大家參考。

大家態度都非常正確,也非常積極,一次一次都可以做即時修正,身為顧問老師,看到團隊成員很願意改,就全身充滿活力,過程中就會有團隊活力的展現,不管是稱做是吵架,或是討論,或是聲音比較大的溝通,都是非常良性的,大家合作還沒有到一個段落,將來還要做很多案子,現在剛開始,難免純熟度還有些精進空間,以目前狀況看來,之後的每一波成長都是可以很樂觀預期的!」

部門主管也跳出來主動拿麥克風到手上:
「很感謝總經理給這樣的資源,上課得到知識外,還有On-Job Training ,學習是個內化的過程,KJ法、矩陣圖、ECRS、流程圖、流程圖分析、創意九招等等,大家必須常常去做練習,否則不要浪費時間去學,內化包括了複習、練習、工作上實習,用過之後,就真正變成自己東西,期許未來我們這個部門可以將流程更加標準化與簡化,大家都有很好的突破。」

很開心一路從對焦會議
到選題輔導
到課程
到分組微輔導
到成果發表會

看到本來期初觀望陌生,感覺事不觀己的組員們到每一位都眼神肯定地打從心底認同與投入,這樣的流程改善與創新的重要性以及擁有相關改善創新工具的美好

祝福大家~

輕鬆能轉換視野觀點
擁有從單點轉看全面的流程分析改善優化能力!