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彭建文觀點:透過從結果到方法的思考模式,培養解決問題的新思維

透過問題分析、目標設定、原因分析等角度出發,找到最有效的解決方法。

作者 / 彭建文

當我們處理問題時,常會慣性地使用過去的方法和思維模式去達成目標,但效果常常有限。即使成功了,也難以長期維持。

若要真正解決問題,我們應該轉換思考模式,從期望的結果出發,探索最佳解決方法。

從方法到結果的思考習慣

分享一個我輔導企業的小故事。某公司的人資部門近幾年一直面臨著一個頭痛問題:如何提高新人面試人數與報到率。

經過分析,我們發現『新人面試人數』始終不足,只有職缺數的1.3倍,而『新人報到率』也偏低,僅有45%。

這個問題已嚴重影響到人資部門的信心,也造成了面試成本的浪費,因為錄取後未報到的人需要反覆面試,進而影響到人力調度、加班時數與生產產能,最終影響公司業績。

過去,人資部門一直習慣性地使用過去的方法和思維模式去解決問題,認為是外部就業市場結構變化影響了求職者的任職意願,而他們最常採取的對策就是花錢尋找好的招募管道和強化公司形象。他們仍舊停留在從方法到結果的思考模式。當然,這樣的方法始終有限,即使真的達成目標,相信也難以維持太久。

在這個過程中,我看到了人資部門的無奈,即使他們真心想解決問題,仍受習慣做法的影響而無法成功解決。而且,有些問題可能無法用常用的習慣方法來解決。

從結果到方法的反向思考

從結果到方法的思考模式,可以有兩種方式,請大家跟我一起思考:

方式一:先設定目標再解決問題

第一種方式是先針對問題進行分析,設定目標,然後進行原因分析,最後根據原因選擇最有效的解決方法。

我建議企業設立一個專案,採用第一種方式來解決如何提高新人面試人數與報到率的問題。

經過深入問題分析,我們發現每個招募管道的履歷數均未達到需求數,報到率最高的是建教合作和離職回任,其次是親友介紹。分析未報到的新人原因,發現是因為未接電話以及找到其他工作或公司距離遠。

在原因分析時,打破思維框架是重要的關鍵。經過原因分析後,我們發現造成面試數偏低的真正原因是工作與福利不具吸引力,且求職者不知道公司有缺人。造成報到率偏低的真正原因是薪資不如預期,面試過程感受不佳,以及報到準備資料繁雜。

這些原因分析讓我們了解到不要只靠直覺或經驗來分析,只有佐證資料才能說服別人。

接下來我們針對每個真正的原因來思考對策。過去大家習慣針對一個原因思考1至2個對策,但這些對策都是過去所知道的,沒有任何創新的作法。我們需要打破思維框架,針對每個真正的原因,思考5個以上的對策,並運用創意工具或技巧來協助你想出有創意的方案。

其中一個對策的思考方法是運用標竿學習方法,然後進行改良,這樣就能形成你的創意。簡單的說,借用+改良=你的點子。

一個對策是強化招募廣告中的工作說明,我們參考其他產業的招募廣告,重新盤點並分類列出各項福利,增加各組工作內容的具體介紹。此外,我們還優化調整面談流程和面試通知錄取與否的流程。

實施這些對策後,新人面試人數從需求數的1.3倍成長到5倍,新人報到率從45%提高至80%。而且這些創意解決方案不需要花費任何成本。同事們事後表示,這麼簡單的創意,為什麼過去我們都沒有想到!

事實上,原因很簡單,就是大家都習慣過去的做法,不習慣反向思考方法。只要跳出框架,想出好的創意解決問題其實並不難。

方式二:打破思維框架收集點子

要達成目標或任務,最好的方法是什麼呢?

我常常在講授有關「創意思考」的企業內訓課程時,會向學員提出一個問題:「如果要在1小時內想出200個點子,你會採用哪些方法?」學員們的想法通常都是在公司內找部門同仁進行腦力激盪。然而,當我問大家是否有其他方法時,得到的答案都是沒有其他方法了。

這個問題讓我發現,大家的思維框架都限制在公司部門同仁的範圍之內。因此,大家還是習慣從方法到結果的思考模式,而不是從結果到方法的反向思考方式。

那麼要達成目標或任務,最好的方法會是什麼呢?除了在公司內找部門同仁進行腦力激盪之外,還有其他的方法可以嘗試。例如,將部門同仁擴大到公司所有同仁、利用Facebook和Line的社交功能、與萬人馬拉松活動或萬人橫渡日月潭活動合作,收集點子等等。

假設你在Facebook上有1800位朋友,你可以在Facebook上發布這個問題,並增加一些誘因,鼓勵朋友們提出自己的點子。我相信在短時間內收集到200個點子是非常容易的。

透過這個例子,我們可以發現,在解決問題的過程中,我們往往習慣性地使用過去的方法和思維來達成目標,而不習慣使用從結果到方法的思考模式。要達成目標或任務,我們應該打破思維框架,思考更多的創新方式和方法。

培養解決問題的全新思維

我們習慣性地用過去的方法與思維來達成目標,效果始終有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。

真正解決問題的新思維,都是反向的思考方式:從「結果」來思考最佳方法的思考模式。

  • 方式一:針對問題做問題分析、目標設定、原因分析,最後根據原因來選擇最有效的達成方法。

  • 方式二:思考要達成目標或任務,最好的方法是什麼?

面對新的一年,如果你想培養解決問題的新思維,成為解決問題的高手,不妨多多試試從結果到方法的思考模式,然後多加練習。這樣可以讓你成為解決問題的高手,並且在職場上得到更多的肯定。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。