新的一年,你要如何培養解決問題新思維?

當我們在解決問題的時候,我們習慣性用過去的方法與思維來達成目標,當然效果有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。

真正解決問題的新思維,是從結果來思考最佳方法的思考模式。

習慣從方法到結果的思考模式

分享一個自己輔導企業的小故事。

有一家公司的人資部門最近幾年都有一個頭痛的問題,就是要如何『提高新人面試人數與報到率』。

分析後發現
『新人面試人數』始終不足,僅需求數的1.3倍。
『新人報到率』也偏低,只有45%。

這個問題已經嚴重影響人資部門的信心,也造成面試成本浪費,錄取後未報到須反覆面試,人力調度吃緊,加班時數攀高、生產產能受限,進而影響公司的業績。

這個問題,過去公司的人資部門,都是習慣性的用過去的方法與思維來達成目標,他們認為是外部就業市場結構變化,影響求職者任職意願,而他們最常實施的對策都是,花錢尋找好的招募管道與持續強化公司的形象,也就是他們還是習慣於從方法到結果的思考模式。當然效果始終有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。

在這個過程中,我也看得出來人資部門的無奈,即使你真心想解決問題,卻依然受到習慣做法的影響而無法順利解決,而且有些問題可能無法用常用的習慣方法來解決。

反向的思考方式:從結果到方法

從結果到方法的思考模式,有兩種方式。

方式一:

先針對問題做問題分析、目標設定、原因分析,最後根據原因來選擇最有效的達成方法。

因此我建議企業設立一個專案,採用方式一來解決如何『提高新人面試人數與報到率』。

深入問題分析發現,每一招募管道履歷數均未達需求數。報到率以『建教合作、離職回任』最高,其次為「親友介紹」。錄取後未報到原因,經過分析,發現未報到的新人都未接電話,因此無法知道原因,還有就是對方已經找到其他工作以及公司距離家裡比較遠。

問題分析後接著原因分析,而這個步驟的原因發散是打破思維框架的重要關鍵。

經過原因分析後,我們有重大發現,原來造成面試數偏低的真正原因是,“工作與福利不具吸引力與不知道公司有缺人”。

造成報到率偏低的真正原因是,“薪資不如預期、面試過程感受不佳與報到準備資料繁雜”。

這些的原因分析,讓大家真正了解到不要只靠直覺或經驗來分析,只有佐證資料才能說服別人。

接下來我們需要針對每一個真因來思考對策,過去大家習慣,針對一個真因思考1~2對策,而想出來的這些對策也都是過去所知道的對策,沒有任何創新的作法,但其實他們都很用力去想,就是想不出來。

我常說如果過去這些對策有效果,問題還會不能解決嗎?
就是因為過去這些做法有限,所以問題才會都沒有解決。

因此我要大家打破思維框架,針對每一個真因,思考5個對策以上,而且要運用創意的工具或技巧來協助你想出有創意的方案

其中有一個對策的思考,就是運用標竿學習方法,然後改良一下,這形成你的創意。
簡單的說,借用+改良=你的點子

對策就是”強化招募廣告之工作說明”,我要大家去參考其他產業的招募廣告之工作說明,是否有些我們可以參考的,過程中我們重新盤點並分類列出各項福利,然後增加各組工作內容具體介紹。另外我們也針對”面談流程”與“面試直接通知錄取與否的流程”等進行優化調整。

對策實施後,『新人面試人數』從需求數的1.3倍,大幅成長到5倍。『新人報到率』從只有45%,提高至80%

而且這個創意根本都沒有花費任何成本。事後同仁都說,這麼簡單的創意,為什麼過去我們都沒有想到!

其實理由很簡單,就是大家都習慣過去的做法,不習慣反向的思考方法,因此只要跳出框架,其實要想出好的創意解決問題,真的不難。

方式二:

要達成目標或任務,最好的方法會是什麼?

我常常在講授”創意思考”相關的企業內訓課程,我都會丟一個問題問學員,

「如果一個問題,要在1小時想出200個點子」,我要學員去思考哪些方法可以達成此目標?
大家的想法都是在公司裡找部門同仁來腦力激盪,然後我問大家,還有其它方法嗎?還有其它方法嗎?
結果得到的答案都是,就這個方法,也想不出其他方法。

從這個問題,就發現大家,思維框架都圍繞在公司部門同仁。

因此大家都還是習慣從方法到結果的思考模式,而不是從從結果到方法的反向思考方式。

上面的任務是,一個問題,要在1小時想出200個點子,有哪些方法可以達成此目標?
要達成目標或任務,最好的方法會是什麼?

方法除了在公司裡找部門同仁來腦力激盪,當然還有幾個方法可以試試,例如:把部門同仁擴大到公司全部同仁、Facebook的社交功能、Line的社交功能、可以與萬人馬拉松活動合作收集點子、可以與萬人橫渡日月潭活動合作收集點子…等等。

想像一下,Facebook的社交功能點子,如果你的Facebook有1800位朋友,
你把你的問題寫上去,然後增加一點誘因,鼓勵Facebook的朋友寫下他的點子,我相信要在短時間收集200個點子,應該不難才是。

從這個例子發現,當我們在解決問題的時候,我們還是很習慣性用過去的方法與思維來達成目標,而不習慣用從結果到方法的思考模式,要達成目標或任務,最好的方法會是什麼?

你要如何培養解決問題新思維?

我們習慣性的用過去的方法與思維來達成目標,效果始終有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。

真正解決問題的新思維,是反向的思考方式,從結果來思考最佳方法的思考模式。

從結果到方法的思考模式,有兩種方式。

方式一 : 針對問題做問題分析、目標設定、原因分析,最後根據原因來選擇最有效的達成方法。

方式二 : 要達成目標或任務,思考最好的方法會是什麼?

面對新的一年,如果你想培養解決問題新思維,成為解決問題的高手,不彷多多試試從結果到方法的思考模式,然後多加練習,你也可以成為解決問題的高手,進而幫助你在職場加分喔。

【品碩創新 彭建文顧問小檔案】

曾任台積電營運效率部門主管、內部講師,持續改善活動的內部顧問,也曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮(每年僅3-5位獲此獎項)。

現為品碩創新管理顧問公司執行長,帶領一群台積電出身及志同道合顧問講師群輔導協助企業,問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革,也是國際PJ(Problem&Judgement)法創辦人。主要授課與輔導的項目有「問題分析與解決/決策」、「創新思維突破」、「BPR流程改善與創新」、「教練式領導」、「組織變革」、「持續改善」等。