解決問題沒有具備這些要素, 你永遠無法跟強手並齊

怎麼樣成為一個解決問題的高手呢?

是過去的勤奮與勤學苦練,還是依照過去成功的經驗,還是跟在高手旁邊學習,還是找到一個成功解決問題的要素,然後透過不斷努力,最後就可以跟強手並齊呢?

由於這幾年我常在兩岸企業授課與行動學習落地輔導,2016年更把授課範圍擴到東南亞,因此比大家更有機會,認識到許多的高階主管。

不知道大家會不會覺得位階越高,解決問題的能力越強呢?至少這幾年我接觸到的企業,個人覺得是有正相關,也就是位階越高,解決問題的能力越強,位階越低,解決問題的能力沒有那麼強。

我也常常在企業授課時,問學員一個問題,就是解決問題的能力。如果要跟強手並齊,應該需要具備那些要素? 從這些學員的回答與接觸這些優秀的高階主管,歸納整理出來的答案,跟我這幾年的觀察與輔導授課經驗,幾乎不謀而合。

解決問題必須具備7大基本要素

如果解決問題,你有具備這7大基本要素,你就可以與強手並齊,接下來我就來說明這7大基本要素。

1.態度

我常說,就算你解決問題的專業強,邏輯也強,但是態度不對,不夠積極,不夠主動性,不夠正面思考,就算能把問題解決,長遠來看,解決問題的能力也不會提升。

另外批判性思考也是一種態度,遇到問題不馬上去解決,而是停下來,想一想,對不對,真的嗎?也就是對任何問題,都有批判性思維,擁有批判性思考習慣的人,反倒不會急著批判事情,而是在下定論之前,反向思考其他可能的原因。

2.專業

解決任何問題,一定要具備那個領域的專業或是具備基本的知識。如果你是設備工程師,你就需要具備基本設備結構的知識。如果你是資訊科技人員,你就需要具備基本寫程式的能力。那如果你是業務人員,你就需要具備基本業務開發的能力。

一般職場人士,專業的知識都是從工作上學習,在現在這個時代,學習專業的管道是非常多元的,因此不怕你不學習,就怕你不努力。另外也請記得,在解決問題上,專業這個元素是非常關鍵的。

3.方法

解決問題能力強的人,都有自己的一套方法,而且都已經融入自己的血液中,但是仔細了解這些方法後,幾乎跟台積電在用的方法一樣,那就是8D問題解決法(Eight Disciplines Problem Solving,縮寫:8D)。

所謂8D是指8個步驟,每個步驟還有小步驟,8D建構解決問題的縱向步驟與流程。8D方法以事實為基礎,不僅治標更要治本,各步驟的先後順序可視問題的困難度及複雜程度而異,不必拘泥順序。8D是一個思維,是一個工具,是一個方法,更是一種態度。

4.工具

解決問題使用的工具非常多,例如:SWOT、層別法、流程圖、柏拉圖、3*5 Why、魚骨圖、IS/IS-Not、關聯圖、TRIZ…等等。只是大家在使用這些工具時,都先射箭再畫紅心,也就是說,你的內心可能已經有答案了,只是用工具呈現出來,這樣子工具本身的功能,就沒有發揮出來。

我會建議大家簡單的問題,可以直接用經驗來解決,但是困難的問題,還是建議使用工具的邏輯來解決問題。另外當你知道更多解決問題的工具時,一旦遇到問題,你就會用最適合的工具來解決,活用這些工具才是最重要的。

 5.邏輯

常常會聽到有些主管說,你的解決問題邏輯不對,應該是這樣才對,或者說,你的結論也怪怪的,怎麼會是這個原因造成這個問題呢?所謂的「有邏輯」,是指根據和結論之間有著明確的脈絡關聯,而非憑空地將兩者硬湊在一起,簡單地說,所謂的邏輯是指「因果關係」。

常常我們都會覺得,高階主管的邏輯都特別強。記得有一次,我在大陸上完課程,當天晚上與學員吃飯的時候,我就問一位高階主管,他是如何訓練自己的邏輯能力,他就邊喝酒邊分享他這20幾年的工作經驗。

有兩個方法可以養成自己的邏輯能力,一個是每天問一個問題,然後去尋找答案,一年下來至少可以問200個問題以上,另一個是遇到問題,訓練自己舉一反三的能力,當然這兩個方法,一開始訓練自己會非常辛苦,但是有目標的學習,短時間還看不出來能力,等時間久之後,你的邏輯能力就會爆發出來。

6.速度

過去我們花太多時間收集資料,太晚才開始思考,這樣並不是不好,而是這樣解決問題就會變得沒有效率。這個時代除了要把問題解決,還要比誰用最快的速度把問題解決出來,所以假說思考法,就是能夠一開始就思考快速解決問題的方法。

先針對問題,初期建立假說,然後實作,最後驗證,如果驗證效果不好,就在進行第二次假說,然後實作,最後驗證,以此類推。根據個人經驗,假說思考法比較適用經驗豐富的職場人士使用,因為經驗不豐富的人,常常會會建立好多次的假說,所以針對經驗不豐富的職場人士,還是建議採用之前所提到的8D方法來解決問題。

7.創新

創新是跳出框框的思考,但光有一個新的點子不叫創新,真正的創新是指能將新點子具體實現的能力(不只要有想法,更要有做法),最後能帶來商業價值。

創新不限於產品、技術的突破,它可以是策略、商務流程的改革,也可以是思考及做事方法上的不同,而且每一個領域都有創新的可能,每個人都有創新的能力。
曾經有一次與某企業的執行長聊天,他提到,在30年前當他是工程師的時候,就常常使用魚骨圖這個工具來解決問題,30年後的今天我已經當上高階主管,但是我們的工程師解決問題還是使用魚骨圖,不是魚骨圖這個工具不好用,而是30年後的今天,問題已經比30年前複雜,我們是否可以用其他創新的工具來解決問題。因此解決問題還是要使用與時俱進的創新思維與工具方法。

重要解決問題的三大要素:態度、方法與工具

怎麼樣成為一個解決問題的高手呢?如果解決問題,你能具備這7大基本要素,分別為態度、專業、方法、工具、邏輯、速度與創新,你就可以與強手並齊。

這7大基本要素,個人覺得”態度”是最重要的,對解決問題採取正面態度,對於正向結果抱持希望感,另外態度還可以感染自己與他人,產生正面的影響力,所以”態度”是7大基本要素重中之重。

另外”方法與工具”,只要學習到適當的步驟與流程,就像是馬步般的基本功,每遇到問題,按步就班的依照方法論,一次兩次,漸漸地就會把它融入血液中,解決問題的邏輯與速度,自然而然地就會出來了。

如果你想要解決問題能力跟強手並齊,就讓我們從今天開始學習吧,成功是要付出代價的,祝福大家享受學習過程中的樂趣喔。

【品碩創新 彭建文顧問小檔案】

曾任台積電營運效率部門主管、內部講師,持續改善活動的內部顧問,也曾獲台積電「卓越工程師獎」殊榮(每年僅3-5位獲此獎項)。

現為品碩創新管理顧問公司執行長,帶領一群台積電出身及志同道合顧問講師群輔導協助企業,問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革,也是國際PJ(Problem&Judgement)法創辦人。主要授課與輔導的項目有「問題分析與解決/決策」、「創新思維突破」、「BPR流程改善與創新」、「教練式領導」、「組織變革」、「持續改善」等。