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彭建文觀點:運用解決問題的工具方法,幫職場人提升邏輯思考能力

本文探討解決問題的基本要素與工具方法,透過學習適當的步驟與流程,每遇到問題就能按部就班地依照方法論解決問題。

作者 / 彭建文

如何成為一個解決問題的高手呢?是靠過去的勤奮學習與刻苦練習,還是憑藉過去成功的經驗,或是跟隨高手學習,或是找到成功解決問題的關鍵,並通過不斷的努力,最終能夠與強者並肩呢?

由於近年來我經常在兩岸企業授課並協助實施學習方案,2016年更將授課範圍擴大至東南亞,因此我比許多人更有機會認識到許多高級主管。

不知道大家是否認為位階越高,解決問題的能力就越強呢?至少在我接觸的企業中,我認為這兩者是正相關的,也就是說,位階越高,解決問題的能力越強,而位階越低,解決問題的能力就不那麼強。

我也常常在企業授課時向學員提出解決問題的能力這個問題。如果要與強者並肩,需要具備哪些要素呢?從學員的回答以及我與這些優秀的高級主管接觸的經驗中歸納整理出來的答案幾乎一致。

解決問題的7個要素

如果你要解決問題,必須擁有以下七個基本要素,才能與強者並肩。接下來我將逐一說明這七大基本要素。

1. 態度

我經常說,即使你在解決問題的專業和邏輯方面很強,但如果態度不對、缺乏積極性、缺乏主動性和正面思考,即使你能夠解決問題,長遠來看,你的解決問題能力也不會提高。

此外,批判性思考也是一種態度。當遇到問題時,不要急著解決,而是停下來,思考問題是否正確,是否真的存在?換句話說,對於任何問題,都要有批判性思考,並且擁有批判性思考習慣的人,反而不會急著批評事情,而是在下定論之前,反向思考其他可能的原因。

2. 專業

要解決任何問題,都必須擁有該領域的專業知識或基本知識。例如,如果你是設備工程師,你需要具備基本的設備結構知識;如果你是資訊科技人員,你需要具備基本的編程能力;如果你是業務人員,你需要具備基本的業務開發能力。

一般職場人士的專業知識通常是從工作中學習的。在現今時代,學習專業知識的管道非常多樣化,因此不必擔心無法學習,唯一要做的就是努力學習。此外,請記住,專業知識在解決問題中是非常關鍵的一環。

3. 方法

解決問題能力強的人都有自己獨特的方法,而這些方法幾乎都與台積電所使用的8D問題解決法(Eight Disciplines Problem Solving,縮寫:8D)相同。8D指的是8個步驟,每個步驟還有小步驟,用於解決問題的縱向步驟與流程。

8D方法以事實為基礎,不僅著眼於解決問題的表面問題,更要從根本上解決問題。各步驟的先後順序可視問題的困難度及複雜程度而異,並不必拘泥於順序。

8D是一種思維方式、一種工具、一種方法,更是一種態度。

4. 工具

在解決問題時,可以使用的工具非常多,例如SWOT、層級分析法、流程圖、柏拉圖、3*5 Why、魚骨圖、IS/IS-Not、關聯圖、TRIZ等等。但是在使用這些工具時,需要注意的是,不能只射箭再畫紅心,也就是說,你內心可能已經有答案,只是用工具呈現出來,這樣工具的功能就無法充分發揮。

對於簡單的問題,建議可以直接使用經驗來解決,但對於困難的問題,建議還是使用工具的邏輯來解決。此外,當你了解更多解決問題的工具時,一旦遇到問題,你就能夠使用最適合的工具來解決,活用這些工具才是最重要的。

 5. 邏輯

有時候,主管會說你的解決問題邏輯不對,應該是這樣才對,或者說,你的結論有問題,這個問題不可能是由這個原因造成的。所謂的「有邏輯」,是指根據和結論之間有明確的脈絡關聯,而不是強行把兩者硬湊在一起。簡單來說,邏輯是指「因果關係」。

常常我們會覺得高階主管的邏輯特別強。我記得有一次在中國大陸上完課程,當天晚上與學員共進晚餐時,我問了一位高階主管,他是如何訓練自己的邏輯能力。他邊喝酒邊分享了他20多年的工作經驗。

他分享了兩個養成自己邏輯能力的方法。第一個是每天問一個問題,然後去尋找答案,一年下來至少可以問200個問題以上。第二個是遇到問題時,訓練自己舉一反三的能力。當然,這兩個方法一開始會很辛苦,但是有目標地學習,短期內難以看出進步,但經過一段時間的努力,你的邏輯能力就會有所提升。

6. 速度

過去,我們常花費太多時間收集資料,開始思考的時候已經太晚了。這並不是說這種方式不好,而是這樣解決問題的效率低下。在當今這個時代,我們不僅要解決問題,還要比別人更快速地解決問題。因此,假說思考法可以在一開始就思考如何快速解決問題。

假說思考法的步驟是先針對問題建立假設,然後進行實驗,最後進行驗證。如果驗證效果不好,就進行第二次假設,然後再實驗,最後再進行驗證,以此類推。

根據我的經驗,假設思考法適用於經驗豐富的職場人士,因為缺乏經驗的人常常會建立許多次假設。對於缺乏經驗的人,我仍然建議使用之前提到的8D問題解決法來解決問題。

7. 創新

創新是跳出框框的思考,但僅僅有一個新的點子不算是創新。真正的創新指的是能將新點子具體實現,並帶來商業價值的能力(不只需要有想法,更需要有實踐行動)。

創新不限於產品、技術的突破,也包含策略、商務流程的改革,甚至是思考及做事方法上的不同。每個領域都有創新的可能,每個人都有創新的能力。

曾經與某企業的執行長聊天時,他提到當他還是工程師時(30年前),就常使用魚骨圖這個工具來解決問題。而30年後的今天,他已經當上高階主管,但卻發現工程師仍在使用魚骨圖來解決問題。

不是魚骨圖這個工具不好用,而是現在的問題相對於30年前更複雜了,因此我們必須使用更具創新性的工具來解決問題。因此,在解決問題時,必須使用具有與時俱進的創新思維和工具方法。

態度、方法與工具最關鍵

要如何成為一個解決問題的高手呢?如果你能擁有以下七大基本要素:態度、專業、方法、工具、邏輯、速度和創新,你就能與強手並駕齊驅。

個人認為這七大基本要素中,「態度」是最為重要的。對解決問題持正面態度,懷抱正向結果的希望,同時也可以透過態度感染自己和他人,產生正面的影響力。因此,「態度」是七大基本要素中的重中之重。

另外,在「方法與工具」方面,只要學習到適當的步驟與流程,就像是馬步般的基本功,每當遇到問題時,只需按照方法論依序進行,漸漸地就會將其融入血液中,解決問題的邏輯與速度也自然而然地展現出來。

如果你想要提升自己的解決問題能力,就從今天開始學習吧。成功需要付出代價,但我們也可以享受學習過程中的樂趣。祝福大家能夠成為優秀的解決問題高手!

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

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