作者 / 彭建文
- 本篇文章分享了台積電遠推行的工作日誌填寫制度，並介紹工作日誌的好處。通過填寫工作日誌，主管和員工可以更好地判讀價值與效率、檢查問題、釐清因素、優化流程、需求資源等。
在 WFH 的環境下，我發現很多同事都會在工作時間回覆 Line 訊息，這讓我感到有些驚訝，也有點擔心他們的工作量。某天，我在網路上看到一篇聳動的文章標題：「WFH 在家上班，5 分鐘內要回訊息、一天寫四次工作報告！」，我不禁心想，如果我們公司也這樣要求，我一定會瘋掉！
對於在家上班的環境，我們難免會受到疫情的影響，每天面對著新聞報導，也感受到巨大的壓力。如果公司還要求我們事事回報，那真的是太崩潰了。
不過，被要求寫「工作日誌」到底是主管刻意的刁難？還是升職加薪的關鍵？我說說自己在台積電發生過的真實故事。
寫工作日誌的意義
1.主管為何要求寫工作日誌？
在某次盤點人力的過程中，主管想了解每個員工所負責的工作項目及其所需時間。因此，他要求我們每天都要撰寫工作日誌，以「小時」為單位紀錄。
雖然內容不必詳細，但必須清楚地列出工作事項與內容，並區分「專案的工作項目」與「例行性的工作項目」。
2.寫工作日誌是找員工麻煩？
面對被要求撰寫工作日誌，許多台積電員工感到不滿。高強度的工作已經讓他們疲憊不堪，編寫工作日誌似乎是增加了他們的負擔。大家猜測這是否是因為主管對員工的信任不足。然而，事實真的如此嗎？
撰寫工作日誌約兩周後，主管根據日誌內容對每個人的工作流進行調整，結果顯示工作日誌的實施其實並非無益。
台積電工作日誌結構
根據工作日誌的記錄，台積電主管與員工進行各種深度探討，發現許多工作有改善的空間。其中，有些工作過去僅由個人負責，透過主管的了解與討論，有機會調整或刪除，讓員工能夠專注於更具價值的任務。
1.基礎資訊列表
你做這項工作花了幾個小時？可以描述一下工作內容嗎？還有沒有可以改善的空間？
2.判讀價值與效率
這項工作價值性高不高？如果價值性不高是否就不要做？或是移轉給誰來做更有效率？
3.檢查問題、釐清因素
有些工作項目一看就很簡單，花費的時間應該是不長的；如果發現這樣的事還花大把時間處理，這時我們就得討論：造成這狀況真正的原因是什麼？需要如何協助？
4.優化流程、需求資源
若是例行性的工作項目，我們就會一起思考如何簡化自己的例行性工作項目的時間；如果是專案型的工作，光靠優化流程也很難減少工時，這時候可能就要考慮要投入更多的資源，以協助員工達成專案目標。
信任關係建立在溝通
上段故事開始時可能有不信任的氛圍，但最後結果也確實協助台積電員工提升了工作效率、把時間花在刀口上、刪減沒有價值的工作，在正常上班時間內提高生產力。
如果主管對員工的產出原本就沒有信任，那WFH在家上班的情況下，彼此不信任的狀況會更加惡化。透過台積電的工作日誌經驗分享，我希望主管與員工都可以調整思維，先不要帶入情緒、預設立場。
疫情期間每個人都在適應與調適中，新型態工作模式與過去單純的WFH不一樣。寫工作日誌不在監控你在家有無偷懶，而是用來了解你的工作是否遭遇困難？你得讓主管明白他才能發揮價值，提供有用的協助。
而作為主管的人，我知道你是迫切希望WFH在家上班的狀況下同樣能具備團隊應有的工作效率；只是你在運用工作日誌盤點人力時，必須考慮員工的感受，透過溝通讓員工安心。
給主管的三個技巧
1.抓大放小言簡意賅
以小時為單位寫工作日誌，區分日常性工作與專案性質工作；為避免增加員工寫工作日誌的負荷，請以雙方能夠秒懂的用語來寫，不要過於口語化長篇大論。
2.近多遠少逐漸放寬
初期填寫工作日誌，可要求員工每天寫；等主管與員工彼此有更多的信任後，再改成每兩天寫一次、一週寫一次。
3.員工態度重於形式
你可以與員工討論工作日誌外的替代方案，只要員工有積極正面的態度，主動將他每天工作產出項目告知主管，便能有相同的效果。
當員工的產出較平常少的時候，養成主動向主管報告原因，共同想辦法調整工作流，長久良性互動下來，雙方就能彼此信任。
抗拒工作日誌你會更痛苦
寫工作日誌像是每天記帳，很多人都說他工作了一陣子都沒存到錢，錢都不知道花去哪裡了，因此他會每天紀錄金流進出明細。
最後他收集一陣子後．就會發現原來我的錢都花在買衣服比較多；這個時候你如果要節省更多的錢．就要控制自己少買衣服。
若你沒有這樣子的紀錄，時間一久後，你很難想出錢花去哪裡了。俗話說：「你不理財，財不理你」寫工作日誌也是同樣的道理。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄： 台積電也用過！擔心員工變「薪水小偷」⋯工作日誌盯遠距進度，是好方法嗎？
