如果企業主管對員工的產出原本就沒有信任，那WFH在家上班的情況下，彼此不信任的狀況會更加惡化；透過我在台積電的工作日誌經驗分享，我希望主管與員工都可以調整思維，先不要帶入情緒、預設立場。
1.如果主管本就對員工的工作產出沒有信心，推行遠距後，主管和員工之間的不信任感會逐漸擴大。
2.有些主管會要求員工填寫工作日誌，管理每日工作產出，這樣的做法有利有弊。
3.工作日誌的目的，不該是為了監督或控管員工，而是要了解大家在工作上有否遇到問題，並且一起改善。
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疫情嚴重，企業都啟動在家上班模式，我發現很多朋友使用Line的回覆速度，可以說是秒讀秒回了。這表示即使在家上班，也都不敢離開電腦前。
我在網路上看到一篇文章，標題寫著：WFH在家上班，5分鐘內要回訊息、一天寫四次工作報告！這標題實在太聳動，我心裡想著：如果這是我目前的公司，我一定會瘋掉！
我們因疫情在家上班，不能外出、每天看著疫情肆虐的新聞備感壓力，這時被公司嚴格要求事事回報，非常讓人崩潰。
不過，被要求寫「工作日誌」到底是主管刻意的刁難？還是升職加薪的關鍵？我說說自己在台積電發生過的真實故事。
寫工作日誌的意義
主管為何要求寫工作日誌？
有一次我們的單位要盤點人力，主管想知道每個人做了哪些事情，而這些事情又佔了多少時間？他要求我們每個人、每天上班都要寫工作日誌，還必須精確到以「小時」為單位記錄下來。
內容不用寫很多字，但要清楚列出你的工作事項與內容；而且特別要求得區分是「專案的工作項目」或是「例行性的工作項目」。
寫工作日誌是找員工麻煩？
員工被要求寫工作日誌，內心都是非常不舒服的！原因也很簡單，台積電的高強度工作本身已經忙得半死，怎可能還有空去填寫工作日誌？這不就只是應付主管、做做樣子嗎？
當時大家都在猜測，或許是主管對我們還不夠信任，所以才會要求寫工作日誌…但事情真的是這樣嗎？
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大概寫了兩個禮拜後，從主管依據工作日誌的內容調整每個人的工作流來看，其實結果並不壞。
台積電工作日誌結構
依據工作日誌的內容，主管與員工進行各種深度探討，還真發現有許多工作是值得花費時間做改善；更有些工作過去都是自己默默在做，也不知這些工作對台積電是否有幫助。
直到這次透過工作日誌被主管知道，經過討論有機會可以把這個工作刪減掉，反而多了時間聚焦更有價值的工作。
基礎資訊列表
你做這項工作花了幾個小時？可以描述一下工作內容嗎？還有沒有可以改善的空間？
判讀價值與效率
這項工作價值性高不高？如果價值性不高是否就不要做？或是移轉給誰來做更有效率？
檢查問題、釐清因素
有些工作項目一看就很簡單，花費的時間應該是不長的；如果發現這樣的事還花大把時間處理，這時我們就得討論：造成這狀況真正的原因是什麼？需要如何協助？
優化流程、需求資源
若是例行性的工作項目，我們就會一起思考如何簡化自己的例行性工作項目的時間；如果是專案型的工作，光靠優化流程也很難減少工時，這時候可能就要考慮要投入更多的資源，以協助員工達成專案目標。
信任關係建立在溝通
上段故事開始時可能有不信任的氛圍，但最後結果也確實協助台積電員工提升了工作效率、把時間花在刀口上、刪減沒有價值的工作，在正常上班時間內提高生產力。
如果主管對員工的產出原本就沒有信任，那WFH在家上班的情況下，彼此不信任的狀況會更加惡化。透過台積電的工作日誌經驗分享，我希望主管與員工都可以調整思維，先不要帶入情緒、預設立場。
疫情期間每個人都在適應與調適中，新型態工作模式與過去單純的WFH不一樣。寫工作日誌不在監控你在家有無偷懶，而是用來了解你的工作是否遭遇困難？你得讓主管明白他才能發揮價值，提供有用的協助。
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而作為主管的人，我知道你是迫切希望WFH在家上班的狀況下同樣能具備團隊應有的工作效率；只是你在運用工作日誌盤點人力時，必須考慮員工的感受，透過溝通讓員工安心。
給主管的三個技巧
抓大放小言簡意賅
以小時為單位寫工作日誌，區分日常性工作與專案性質工作；為避免增加員工寫工作日誌的負荷，請以雙方能夠秒懂的用語來寫，不要過於口語化長篇大論。
近多遠少逐漸放寬
初期填寫工作日誌，可要求員工每天寫；等主管與員工彼此有更多的信任後，再改成每兩天寫一次、一週寫一次。
員工態度重於形式
你可以與員工討論工作日誌外的替代方案，只要員工有積極正面的態度，主動將他每天工作產出項目告知主管，便能有相同的效果。
抗拒工作日誌你會更痛苦
若你沒有這樣子的紀錄，時間一久後，你很難想出錢花去哪裡了。俗話說：「你不理財，財不理你」寫工作日誌也是同樣的道理。
【成為企業想投資的人才】
【本篇文章作者介紹】
彭建文
品碩創新管理顧問／執行⻑
你好，我是彭建文，管理顧問品牌創辦人；我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群，協助亞太地區企業轉型與人才培育。
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本篇文章授權於商業週刊發表：
→ 台積電也用過！擔心員工變「薪水小偷」⋯工作日誌盯遠距進度，是好方法嗎？
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