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發現工作日誌的高效價值!在家上班拚加薪,前台積電主管經驗分享

寫工作日誌有必要嗎

作者 / 彭建文

在 WFH 的環境下,我發現很多同事都會在工作時間回覆 Line 訊息,這讓我感到有些驚訝,也有點擔心他們的工作量。某天,我在網路上看到一篇聳動的文章標題:「WFH 在家上班,5 分鐘內要回訊息、一天寫四次工作報告!」,我不禁心想,如果我們公司也這樣要求,我一定會瘋掉!

對於在家上班的環境,我們難免會受到疫情的影響,每天面對著新聞報導,也感受到巨大的壓力。如果公司還要求我們事事回報,那真的是太崩潰了。

不過,被要求寫「工作日誌」到底是主管刻意的刁難?還是升職加薪的關鍵?我說說自己在台積電發生過的真實故事。

寫工作日誌的意義

1.主管為何要求寫工作日誌?

在某次盤點人力的過程中,主管想了解每個員工所負責的工作項目及其所需時間。因此,他要求我們每天都要撰寫工作日誌,以「小時」為單位紀錄。

雖然內容不必詳細,但必須清楚地列出工作事項與內容,並區分「專案的工作項目」與「例行性的工作項目」。

2.寫工作日誌是找員工麻煩?

面對被要求撰寫工作日誌,許多台積電員工感到不滿。高強度的工作已經讓他們疲憊不堪,編寫工作日誌似乎是增加了他們的負擔。大家猜測這是否是因為主管對員工的信任不足。然而,事實真的如此嗎?

撰寫工作日誌約兩周後,主管根據日誌內容對每個人的工作流進行調整,結果顯示工作日誌的實施其實並非無益。

台積電工作日誌結構

根據工作日誌的記錄,台積電主管與員工進行各種深度探討,發現許多工作有改善的空間。其中,有些工作過去僅由個人負責,透過主管的了解與討論,有機會調整或刪除,讓員工能夠專注於更具價值的任務。

1.基礎資訊列表

你做這項工作花了幾個小時?可以描述一下工作內容嗎?還有沒有可以改善的空間?

2.判讀價值與效率

這項工作價值性高不高?如果價值性不高是否就不要做?或是移轉給誰來做更有效率?

3.檢查問題、釐清因素

有些工作項目一看就很簡單,花費的時間應該是不長的;如果發現這樣的事還花大把時間處理,這時我們就得討論:造成這狀況真正的原因是什麼?需要如何協助?

4.優化流程、需求資源

若是例行性的工作項目,我們就會一起思考如何簡化自己的例行性工作項目的時間;如果是專案型的工作,光靠優化流程也很難減少工時,這時候可能就要考慮要投入更多的資源,以協助員工達成專案目標。

信任關係建立在溝通

上段故事開始時可能有不信任的氛圍,但最後結果也確實協助台積電員工提升了工作效率、把時間花在刀口上、刪減沒有價值的工作,在正常上班時間內提高生產力。

如果主管對員工的產出原本就沒有信任,那WFH在家上班的情況下,彼此不信任的狀況會更加惡化。透過台積電的工作日誌經驗分享,我希望主管與員工都可以調整思維,先不要帶入情緒、預設立場。

疫情期間每個人都在適應與調適中,新型態工作模式與過去單純的WFH不一樣。寫工作日誌不在監控你在家有無偷懶,而是用來了解你的工作是否遭遇困難?你得讓主管明白他才能發揮價值,提供有用的協助。

而作為主管的人,我知道你是迫切希望WFH在家上班的狀況下同樣能具備團隊應有的工作效率;只是你在運用工作日誌盤點人力時,必須考慮員工的感受,透過溝通讓員工安心。

給主管的三個技巧

1.抓大放小言簡意賅

以小時為單位寫工作日誌,區分日常性工作與專案性質工作;為避免增加員工寫工作日誌的負荷,請以雙方能夠秒懂的用語來寫,不要過於口語化長篇大論。

2.近多遠少逐漸放寬

初期填寫工作日誌,可要求員工每天寫;等主管與員工彼此有更多的信任後,再改成每兩天寫一次、一週寫一次。

3.員工態度重於形式

你可以與員工討論工作日誌外的替代方案,只要員工有積極正面的態度,主動將他每天工作產出項目告知主管,便能有相同的效果。

當員工的產出較平常少的時候,養成主動向主管報告原因,共同想辦法調整工作流,長久良性互動下來,雙方就能彼此信任。

抗拒工作日誌你會更痛苦

寫工作日誌像是每天記帳,很多人都說他工作了一陣子都沒存到錢,錢都不知道花去哪裡了,因此他會每天紀錄金流進出明細。 
 
最後他收集一陣子後.就會發現原來我的錢都花在買衣服比較多;這個時候你如果要節省更多的錢.就要控制自己少買衣服。

若你沒有這樣子的紀錄,時間一久後,你很難想出錢花去哪裡了。俗話說:「你不理財,財不理你」寫工作日誌也是同樣的道理。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。