在家工作也要寫工作日誌嗎?在家上班拚加薪!台積電主管會這樣做

寫工作日誌有必要嗎

如果企業主管對員工的產出原本就沒有信任,那WFH在家上班的情況下,彼此不信任的狀況會更加惡化;透過我在台積電的工作日誌經驗分享,我希望主管與員工都可以調整思維,先不要帶入情緒、預設立場。

1.如果主管本就對員工的工作產出沒有信心,推行遠距後,主管和員工之間的不信任感會逐漸擴大。

2.有些主管會要求員工填寫工作日誌,管理每日工作產出,這樣的做法有利有弊。

3.工作日誌的目的,不該是為了監督或控管員工,而是要了解大家在工作上有否遇到問題,並且一起改善。

目錄

疫情嚴重,企業都啟動在家上班模式,我發現很多朋友使用Line的回覆速度,可以說是秒讀秒回了。這表示即使在家上班,也都不敢離開電腦前。

我在網路上看到一篇文章,標題寫著:WFH在家上班,5分鐘內要回訊息、一天寫四次工作報告!這標題實在太聳動,我心裡想著:如果這是我目前的公司,我一定會瘋掉!

我們因疫情在家上班,不能外出、每天看著疫情肆虐的新聞備感壓力,這時被公司嚴格要求事事回報,非常讓人崩潰。

不過,被要求寫「工作日誌」到底是主管刻意的刁難?還是升職加薪的關鍵?我說說自己在台積電發生過的真實故事。

寫工作日誌的意義

主管為何要求寫工作日誌?

有一次我們的單位要盤點人力,主管想知道每個人做了哪些事情,而這些事情又佔了多少時間?他要求我們每個人、每天上班都要寫工作日誌,還必須精確到以「小時」為單位記錄下來。

內容不用寫很多字,但要清楚列出你的工作事項與內容;而且特別要求得區分是「專案的工作項目」或是「例行性的工作項目」。

寫工作日誌是找員工麻煩?

員工被要求寫工作日誌,內心都是非常不舒服的!原因也很簡單,台積電的高強度工作本身已經忙得半死,怎可能還有空去填寫工作日誌?這不就只是應付主管、做做樣子嗎?

當時大家都在猜測,或許是主管對我們還不夠信任,所以才會要求寫工作日誌…但事情真的是這樣嗎?

* 延伸閱讀:溝通好難!什麼都沒做卻成為主管眼中釘?5招轉化「烏煙瘴氣」溝通情境

大概寫了兩個禮拜後,從主管依據工作日誌的內容調整每個人的工作流來看,其實結果並不壞。

台積電工作日誌結構

依據工作日誌的內容,主管與員工進行各種深度探討,還真發現有許多工作是值得花費時間做改善;更有些工作過去都是自己默默在做,也不知這些工作對台積電是否有幫助。

直到這次透過工作日誌被主管知道,經過討論有機會可以把這個工作刪減掉,反而多了時間聚焦更有價值的工作。

基礎資訊列表

你做這項工作花了幾個小時?可以描述一下工作內容嗎?還有沒有可以改善的空間?

判讀價值與效率

這項工作價值性高不高?如果價值性不高是否就不要做?或是移轉給誰來做更有效率?

檢查問題、釐清因素

有些工作項目一看就很簡單,花費的時間應該是不長的;如果發現這樣的事還花大把時間處理,這時我們就得討論:造成這狀況真正的原因是什麼?需要如何協助?

優化流程、需求資源

若是例行性的工作項目,我們就會一起思考如何簡化自己的例行性工作項目的時間;如果是專案型的工作,光靠優化流程也很難減少工時,這時候可能就要考慮要投入更多的資源,以協助員工達成專案目標。

信任關係建立在溝通

上段故事開始時可能有不信任的氛圍,但最後結果也確實協助台積電員工提升了工作效率、把時間花在刀口上、刪減沒有價值的工作,在正常上班時間內提高生產力。

如果主管對員工的產出原本就沒有信任,那WFH在家上班的情況下,彼此不信任的狀況會更加惡化。透過台積電的工作日誌經驗分享,我希望主管與員工都可以調整思維,先不要帶入情緒、預設立場。

疫情期間每個人都在適應與調適中,新型態工作模式與過去單純的WFH不一樣。寫工作日誌不在監控你在家有無偷懶,而是用來了解你的工作是否遭遇困難?你得讓主管明白他才能發揮價值,提供有用的協助。

* 延伸閱讀:表達力測驗:晶片製造流程怎麼讓外行人聽懂?台積電主管教你表達力

而作為主管的人,我知道你是迫切希望WFH在家上班的狀況下同樣能具備團隊應有的工作效率;只是你在運用工作日誌盤點人力時,必須考慮員工的感受,透過溝通讓員工安心。

給主管的三個技巧

抓大放小言簡意賅

以小時為單位寫工作日誌,區分日常性工作與專案性質工作;為避免增加員工寫工作日誌的負荷,請以雙方能夠秒懂的用語來寫,不要過於口語化長篇大論。

近多遠少逐漸放寬

初期填寫工作日誌,可要求員工每天寫;等主管與員工彼此有更多的信任後,再改成每兩天寫一次、一週寫一次。

員工態度重於形式

你可以與員工討論工作日誌外的替代方案,只要員工有積極正面的態度,主動將他每天工作產出項目告知主管,便能有相同的效果。

當員工的產出較平常少的時候,養成主動向主管報告原因,共同想辦法調整工作流,長久良性互動下來,雙方就能彼此信任。
 

抗拒工作日誌你會更痛苦

寫工作日誌像是每天記帳,很多人都說他工作了一陣子都沒存到錢,錢都不知道花去哪裡了,因此他會每天紀錄金流進出明細。 
 
最後他收集一陣子後.就會發現原來我的錢都花在買衣服比較多;這個時候你如果要節省更多的錢.就要控制自己少買衣服。


若你沒有這樣子的紀錄,時間一久後,你很難想出錢花去哪裡了。俗話說:「你不理財,財不理你」寫工作日誌也是同樣的道理。

* 延伸閱讀:40分鐘會議,花5倍時間準備!在台積電上班是什麼樣子?我學到了什麼?

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【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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