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離職交接工作好頭痛?7步驟建立交接制度,寫好交接清單完美告別

交接清單的重要性

作者 / 彭建文

最近我聽一位朋友說,他所在的部門中有一位負責創新行銷企劃的員工已經離職了。儘管在離職前進行了工作交接,但接替他職位的員工卻仍然需要花費更多的時間和心力才能真正上軌道,這也讓他非常困擾。

因此,我想提供一些個人的建議,希望可以幫助公司或部門在員工離職或轉調其他單位時避免不良的交接狀況再次發生。

交接清單必須建立統一的制度

理想的交接需要一份清單,但很多人認為這太浪費時間,特別是對資深員工來說。然而,口頭交接並不是一個理想的方式。因此,公司平常就應該建立交接制度,例如製作交接清單,以確保同仁離職時不會手忙腳亂。

交接清單必須建立統一的制度,避免造成只有當事人看得懂的情況。此外,也要注意資訊不完整的問題,可能是因為離職者忘記了某些項目,也可能是因為關係不佳故意不寫,或是只選擇性地寫某些工作內容。

有些人在清單上交代了工作項目,但對於過程該如何處理,只提供了大方向,沒有細節。這種情況下,離職者可能要求接手者自己做筆記,或者每個人處理方式都不一樣,需要靠自己摸索。

除了清單外,留下的檔案資料也經常是問題所在。因此,交接清單最好包含相關檔案的存放位置,這樣離職者可以整理資料,接手者也可以更輕鬆地進行工作。

最後,交接時間太短也是常見的問題。公司應該謹慎評估離職者的離職日期,以確保有足夠時間完成交接。建立統一的交接清單制度,可以避免這些交接問題發生,讓公司的運作更加順暢。

平日就做好交接工作的準備

為了避免員工離職或轉調其他單位時交接不良的狀況,建議公司或部門平日就要做好準備,建立交接制度並且遵循以下幾點:

1. 定期開會

透過會議,不只報告工作近況,還可以清楚了解其他同仁的工作,建立良好的溝通和協作習慣,讓平日就了解同事間彼此的工作,避免工作交接時的混亂。

2. 例行工作清單標準化

利用標準化的工作清單,記錄每天、每週,和每月的工作,便於員工日常工作的檢視和評估,並且在離職交接時可以快速了解交接內容。

3. 工作文件化、標準化、知識化

基本上,工作可以分成:例行性工作、專案、主管臨時交辦事項。

第一種「例行性工作」是必須進行,但沒有很高價值的工作。平常就可以製作例行性公事的標準作業流程,並加以電子化,然後定期修正。如此,離職交接時,接手的人看到SOP就可以一目了然。另外,把例行性工作電子化,可以讓員工把時間用在其他工作上。

第二種則是「專案」的工作,公司可以規定員工必須在執行專案的同時,完成一些制式表單。如此,專案相關的資訊和知識就會被保留下來,在專案完成之後,再把全部資料整理好,像是PPT、甘特圖、專案需求分析、過程遭遇的困難與解決方案等,最後存入公司的知識管理系統。

第三種是「主管臨時交辦事項」的工作,這類型的工作只需要在完成後,製作PPT,放入部門的知識管理系統即可。

若員工平常就針對不同類型的工作,養成資料整理的習慣,日後遇到工作交接時,會有很多現成資料可以參考學習。

4. 平時就落實代理人制度

許多公司無法落實代理人制度,因為同仁間,甚至是主管,都不清楚其他人的工作;這點再度顯示工作會議,和工作清單標準化的重要性。

理想上,代理人要有兩位:一位是同事,一位是主管,兩位可以互相幫忙。

現在,某些公司會規定員工每月排休,讓代理人定期接觸需要代理的工作;同時,定期排假也可以避免有人積假,但一放就是長假,代理人在這種情形下,肯定手忙腳亂。

5. 適度做工作輪調

經由工作輪調,每個人都有機會接觸不同工作;除了避免同一份工作做太久,失去戰鬥力,也可以降低員工離職時帶來的影響。

既然同事都做過自己的工作,交接起來也會相對輕鬆簡單。

6. 鼓勵同仁每年休長假

要求員工在放長假前,製作短期工作交接清單;藉此機會讓員工更有系統的看工作狀況,代理人也可以更熟悉工作內容和處理方式。

7. 建立單位的共用硬碟

定期把工作備份到公司或是部門的共用硬碟,避免日後有人離職時,沒把相關檔案資料留下來。

除了以上七點之外,工作交接應該有幾項原則,也就是當有員工離職時,主管可以這麼做:

  1. 與離職者溝通離開日期,盡量把時間拉長,了解交接內容。

  2. 要求離職者與接手人每兩、三天就回報進度狀況。

  3. 舉行交接會議,檢視每一項工作,並歡迎同仁參加。

  4. 請一位什麼都不懂得人,看交接清單,若看得懂,則表示夠清楚簡單。

如果公司或部門能夠定期落實以上建議,就可以避免因為員工離職而造成的工作落差,減少公司或部門因此而產生的損失。

如何處理交接工作中的絆腳石

若平日就按部就班就做好前面提到的事項,當有人離職時,影響會降低許多。然而,平日工作太過繁忙,使大家常無法徹底實行上述行動。接下來我將介紹幾個關鍵點,以協助解決交接工作中的絆腳石。

首先,許多員工常常參與各種會議,工作報告會議的時間長度通常以一小時為原則。即使如此,工作報告會議仍然是必要的,因為除了報告工作近況外,也可以讓遇到困難的人提出問題。

其次,對於業務繁忙的員工來說,花時間做工作文件標準化和知識化是額外的負擔。因此,公司應該簡化表單並給予充分時間完成,同時主管也應該告知新人公司的文化習慣,讓員工在平常就習慣整理工作文件。透過工作文件標準化和知識化,不僅可以再次整理工作知識,也能分享別人的成果。

除此之外,代理人制度也是交接工作中很重要的一環,因為只要還有聯絡方式,遇到問題都可以隨時聯繫離職或休假的人。公司應該平常就要開始培養稱職的代理人,主管必須以身作則,並且確保工作交代清楚,不打擾休假或離職的人。

最後,專案管理也是非常重要的一環。專案是價值較高,但具有時效性的工作,若沒有進行歸納整理和知識化,日後也很難當作參考範本。因此,公司可以針對員工做專案管理訓練,並在過程中逐步完成相關文件與檔案製作,待專案結束時,專案知識化也等同完成。

綜合以上所述,解決交接工作中的絆腳石需要從多個方面入手,包括簡化工作程序、建立代理人制度、進行專案管理訓練等。重要的是,公司應該盡可能提供員工足夠的時間和資源,以便他們能夠充分準備和完成交接工作。

做好交接工作,完美的告別

在離職時,做好交接工作是一個重要的步驟,這不僅有利於接手人順利接手工作,更能展現離職者對公司的負責態度。為了讓交接工作更加順利,建議離職者應該主動製作交接清單,記錄詳細的交接情形,並盡可能補充特殊狀況和尚未完成的部分,以提醒接手人在日後處理時的注意事項。

在交接清單中,應該包含每一項工作的SOP、相關圖片、檔案存放處、注意事項,以及訣竅等重要資訊。同時,離職者也要確保所說的話,寫在清單上的內容,以及實際處理方式都是一致的,並且要確定接手人真正理解了這些內容,避免交接過程中出現誤解。

有些公司有制式化的交接清單,離職者必須填寫完整,並依照所寫內容教導接手人。當接手人清楚每一件事的處理流程後,要在清單上簽名,代表已完成交接。

如果離職者在心理上已經離開公司,再多的方法也無法使交接圓滿。因此,主管平常應該一視同仁,時常關心員工,員工在離職時也會盡力完成交接任務。同時,離職者也應以將心比心的態度進行交接,不能只想交差了事。

總之,做好交接工作不僅有助於離職者和公司之間的完美告別,更能確保接手人在接手工作後可以更順利地進行工作。交接固然是一門學問,但最終還是回歸到「人心」上面。如果公司氣氛融洽,主管與同事之間關係良好,那麼上述方法都只是盡到順水推舟的效果而已。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

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