作者 / 郭仲倫
- 本文介紹專案管理實務應用的重要性，從成本控制到效率提升，企業如何運用專案管理來達成目標。透過多方考量與仔細計劃安排下，有紀律的一步步進行，才能有效地提升企業競爭力。
專案管理在大多數企業中，是一種非常普遍的工作模式。它並非近年才發展出的創新方法，而是已經存在很長一段時間的管理模式之一。
企業之所以持續使用專案管理，是因為在實務發展的過程中，它能有效回應組織的各種動機與需求。
以專案管理活動，創造企業競爭力
從市場基本的競爭法則來看，各行各業都面臨著劇烈的競爭，而專案活動通常與企業如何面對競爭息息相關。
企業為了追求更高的競爭力，需要開發更創新的產品、提供更優質的服務，或是改善工作流程以提升效率，這些目的通常會以成立專案的方式來執行。因此，專案管理的運作好壞，自然直接影響到企業的競爭力。
實務上，企業管理者往往較為關注專案的成立與最終結果，過程則多半只憑藉專案經理的個人經驗來管理。專案的推動方式，可能只是排出時程甘特圖，加上無數次的會議溝通。這種傳統的管理方法往往會遇到許多困難，即使專案最終能夠完成，所花費的有形與無形成本也時常高出預期。
企業所面臨的這些問題，如同父母為了提升子女的競爭力，安排他們學習許多課程與才藝。這些培訓就像一個個專案，有的成果優秀，有的卻不理想，其中牽涉到的原因很多，包含了孩子既有的基礎能力、訓練目的與計畫是否明確合適，以及老師的專業與經驗等等。
好的案例通常是在多方考量與仔細計劃下，有紀律地一步步進行。這正應了所謂「多算勝，少算敗，況乎不算」，此處的「算」字，意思就是好的安排與規劃。
定位專案管理，降低企業管理成本
專案管理學習方向的正確定位，不僅可以直接節省寶貴的專案時間和費用，也可以減少高階管理者無謂的管理成本。
舉例而言，當一項任務沒有必要用複雜的方式進行管理時，若硬是套上專案管理的框架，很多時候會流於「殺雞用牛刀」的窘境。當然，牛刀的成本比雞刀貴。換句話說，管理是有成本的，不當或過度的管理都是一種損失。
另一方面，從過去的學習經驗來看，可以套用台積電創辦人張忠謀曾對員工說過的話：百分之九十八以上在學校所學的東西，實務工作都用不上。這其實體現了企業對人才技能的需求，與學校教育內容的巨大落差。同樣地，現今在很多企業內部，也仍然存在許多學習定位不當的狀況。
那麼，該如何正確定位專案管理對企業的價值呢？正本清源，專案管理應以實務應用為主，一步一腳印地探討如何應用於工作上，才是創造價值的硬道理。
在作法上，可以選擇主流的專案管理方法論為基礎，並依據其運作架構，也就是起始、規劃、執行、監控、結案等五大流程群組，為每個流程選擇適合企業特性的工具。
同時，選定一個典型的專案進行實際演練，再進一步調整工具的組合與優化其使用深度，最後才將之推向範例化，進而標準化。
企業需多花心思在專案管理定位上
我常將專案管理工具的組合應用以烹飪來比喻：好的食材，在會煮的人手上就是佳餚；在不會煮的人手上，不僅是浪費食材，還會影響顧客對菜餚的信心。
因此，專案管理的定位和實務，其工具組合使用的適當性，仍需要企業管理者多花心思。
