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專案管理實務應用:從成本控制到效率提升,企業如何做專案管理?

專案管理應以實務應用為主,並選擇適合企業特性的工具,同時進行實際演練與優化工具的使用深度,最終推向範例化、標準化。

作者 / 郭仲倫

專案管理實務應用在大部分企業中,是一種非常普遍的工作模式。實際上,專案管理不是近年來才創新發展的新工作方式,反而是已經存在了很長一段時間的管理模式之一。

企業之所以持續使用專案管理方法,是因為專案管理在實務應用上的發展過程中,滋生了許多動機與需要。

以專案管理活動,創造企業競爭力

從市場基本的競爭法則來看,不論各行各業都面臨到不斷的劇烈競爭。而專案活動通常與企業面對競爭有關。企業為求更具有競爭力,需要開發更創新的產品或更優質的服務,或改善目前工作流程提昇效率等。這些目的通常以成立專案來執行,而專案管理運作的好壞,自然直接影響到企業的競爭力。

實務上,企業管理者關注較多的在專案成立之初與專案完成的結果。而過程只憑藉專案經理的個人經驗來管理,專案進行的方式可能透過排出時程甘特圖,加上無數的會議溝通來推動。傳統的管理方法往往也遇到很多困難,縱然最後可完成專案,但所花的有形與無形成本往往高出預期很多。

企業所面臨到的這些問題,如同父母為了子女的競爭力,安排他們去學習很多課程與才藝。而這些培訓就像一個個專案,有的人結果成績優秀,有的卻不理想。這裡面牽涉到的原因很多,包含小孩既有的基礎能力、訓練目的與計劃是否明確與適當,或老師的專業與經驗等原因。

好的案例通常在多方考量與仔細計劃安排下,有紀律的一步步進行。正自所謂的「多算勝,少算敗,況乎不算」。 「算」在這裡的意思就是好的安排也可說是好的規畫。

定位專案管理,降低企業管理成本

專案管理學習方向的正確定位不僅可以直接節省寶貴的專案時間和費用,也可以減少高階管理者無謂的管理成本。

舉例而言,當管理上沒有必要用複雜的方式進行管理時,硬套上專案管理的框架,有很多時候會流於殺雞用牛刀的窘境。當然,牛刀成本比雞刀貴。換句話說,管理是有成本的,不當的管理或過度的管理都是一種損失。

另一方面,從過去的學習經驗來看,套用台積電張忠謀董事長曾對員工說過的話:98%以上學校過去所學的東西,實務工作都用不上。其實體現了企業實務上對人才所需的技能與學校所教育的內容有著很大的落差。在學校學到的東西在工作上很難應用。現今在很多的企業裡,也仍存在很多學習定位不當的狀況。

那麼如何正確定位專案管理對企業的價值呢?正本清源來說,專案管理應以實務應用為主。一步一腳印探討如何應用於工作上的價值才是硬道理。

在作法上,可以朝選擇主流的專案管理方法論為基礎,並依據方法論的運作架構(起始、規劃、執行、監控、結案五大流程群組)為每個流程選擇適合企業特性的工具。同時,選定典型專案進行實際演練,再進一步調整工具的組合與優化工具的使用深度,再將之推向範例化,進而標準化。

企業需多花心思在專案管理定位上

我常將專案管理工具的組合應用烹飪來比喻:好的食材,會煮的就是好廚師;不會煮的不僅是浪費食材,還影響顧客對菜餚的信心。因此,專案管理在定位和實務上,工具組合使用的適當性仍需要企業管理者多花心思。希望這篇文章的分享能幫助大家找到正確的方向。

本篇文章作者

郭仲倫

管顧界資深講師與顧問,擁有20多年實戰經驗,教授數百家企業專案管理與問題分析,也是多家上市櫃企業顧問。曾經於台積電榮獲多項殊榮。