作者 / 彭建文
- 本文介紹如何使用「一頁式簡報」讓報告更精簡高效，只要學會PRA三步驟，就能夠在簡報或提案時表現出自己的精準邏輯力，讓老闆印象深刻！
我們公司在疫情平息後的這半年，企業培訓的課程需求也開始越來越多，其中有一家企業提出了一個讓我印象深刻的需求：他們想要學習「問題分析與解決」的方法，像是我創辦的《問題分析與決策－國際PJ法》方法論，但又希望這些方法能夠簡單又實用，適用於公司的各個單位和日常工作。
他們的窗口Claire問我：「有沒有像豐田汽車的A3報告書這種簡單明瞭的思考方式，讓同仁受訓後可以直接用在工作中？」
我請Claire提供一份他們公司目前用來解決問題和報告成果的文件給我參考。當我看到文件時，我發現他們沒有一個固定的方式和形式，而且文件中有很多邏輯不清楚或不一致的地方。
這讓我想起2022年時，我們輔導另一家公司建立持續改善文化（PCIT）時，也遇到了類似的情況。當時有一位同仁向我抱怨，每次向主管報告解決問題的成果時，都會被主管打槍，讓他非常灰心。我看了他的報告後，也發現了同樣的問題。
於是我向Claire介紹了一種「一頁式簡報」的方法，這是我當年在台積電工作時，部門內使用的標準方法。這種「一頁式簡報」可以幫助你在解決問題時有一個清晰的脈絡和邏輯，並且以簡單、明確的方式向對方溝通你的方案和成果。
運用「一頁式簡報」不僅可以讓對方快速理解你的思路和結論，也可以幫助你全面、持續地分析問題，找到真正的根本原因和解決方案。
認識一頁式簡報PRA三步驟
為了讓大家都能好好使用「一頁式簡報」，我對這一頁式的PPT報告進行了一些調整，將其稱為PRA。這個一頁式簡報共有3個步驟：
步驟一：問題描述（Problem Description）
首先，在遇到問題時，需要將問題描述得非常清楚。善用5W2H描述問題，必要時還可以提供問題的照片。
步驟二：根本原因（Root cause）
其次，需要從人員、機器、原料、方法、環境等不同面向，尋找並定義所有潛在的原因。接著，驗證這些根本原因並提供相關佐證資料。
步驟三：對策（Action）
最後，需要提出暫時防堵、驗證與執行的對策，以預防問題再次發生。並將作業流程標準化（SOP）。當問題發生後，要立即實施暫時防堵措施，確保問題得到100%的防堵。在防堵完成後，思考可以徹底解決根本原因的永久對策。
用實例說明一頁式簡報PRA
我來舉個一頁式簡報PRA三步驟的例子，這3個步驟剛好是一頁式PPT報告：
步驟一：問題描述（Problem Description）
- 4月1日收到生產線作業員A抱怨，指出他監控量測機台的項目太多，導致頻繁發生「Key in data error」情況
- 經調查，作業員A在3月份出現「Key in data error」高達5件（目標是0件）
- 經調查，其他相同生產線的作業員， 3月份都沒有「Key in data error」
步驟二：根本原因（Root cause）
- 生產線作業員A表示：「最近設備工程師需要做一些實驗，因此麻煩我協助監控量測機台的更多參數，並把參數輸入進電腦。因為要在短時間內完成，無法確認資料的正確性」
- 查看量測機台，發現自動化程式未能支援多個資料收集
步驟三：對策（Action）
- 暫時防堵措施：多配置一位作業員B，協助作業員ADouble check（製造部張課長負責 4/2）
- 調整量測機台自動化程式，支援多個資料收集（資訊科技部Peter負責 6/30）
- 驗證措施：最近幾天「Key in data error」錯誤率都是零，持續監控（製造部張課長負責 4/2）
如此，這個案例展示了如何運用「一頁式簡報」PRA三步驟，大幅簡化分析與對策內容，讓主管能夠快速掌握重點，精準做決策。
落實PRA推動持續改善文化
當你完成一頁式簡報PRA的時候，需要先自問自答一些問題。站在主管的角度，設想自己看到報告時會詢問哪些問題，再去推敲你的答案，進而讓一頁式簡報PRA更加完整。
雖然運用PRA步驟只作了一頁PPT，但這份簡報內容已有完整的脈絡與結論。這是你進行了一些實驗、找出分析問題的方法，才能得到這樣的結論。也請將這些研究資料作為報告附件，一旦主管詢問任何問題，你都可以提供資料佐證。
一頁式簡報PRA不僅在工作上適用，連生活上也非常適用。任何人都能運用，提升自己解決問題的能力，以及將眾多資訊濃縮的能力，讓你理出脈絡跟思路。
另外，對於公司想要建立「持續改善」的文化，一頁式簡報PRA也是很重要的管理工具。這幾年有緣份長期輔導的企業客戶，都找我協助導入一頁式簡報PRA，讓公司內部有統一的溝通模式，培養內部解決問題的DNA。
如果你是正在帶領團隊的主管，請務必切換管理思維，從日常工作中要求部屬同仁落實「一頁式簡報PRA」來解決任何問題，打造出公司裡具備「精準決策」與「高效執行力」的團隊。
* 本篇文章發表於《商業周刊》彭建文專欄：一份報吿老闆聽不完就是做白工！學會台積電的「一頁簡報」
