作者 / 藍陳淯
- 你正負責流程優化的專案,卻不知如何開始?本篇文章將由具備豐富專案管理經驗的「藍陳淯」老師,運用二八法則繪製柏拉圖,找出梳理流程的關鍵點。
我協助過多次的「流程優化」專案,了解為什麼企業組織會想對流程進行優化。究其原因,多是整個作業過程耗時過多、耗廢太多的人力,因此希望作業流程可以更精簡、明確。
的確,少一點重複作業,也會減少流程中錯誤的發生機率;但是我發現,很多人都不知從何下手來進行流程優化。
善用工具,找出流程優化關鍵
我常開玩笑說:「流程之所以複雜,皆因歷史的共業」。其實在最一開始設計的流程,通常不會太複雜;然而在執行的過程中,多少都會遇到問題,像是因為某項規定要增加表單、有人不守遊戲規則,所以增加防堵措施…等。
就這樣,隨著運作時間越長,流程也越來越大,越來越笨重,尤其是「跨部門流程」最為嚴重。
既然是為了減少流程所耗的時間,就要找出最關鍵的問題在哪…簡單來說就是「消耗最多時間」的步驟。通常我會使用二八法則(80/20法則)這個方法來找出流程優化的關鍵問題。
步驟一:以「二八法則」檢視流程
什麼是「二八法則」呢?坊間通稱28法則、80/20法則,但簡單來說,就是:
- 問題中80%的結果,是由20%的關鍵少數原因造成的!
換句話說,只要解決20%的關鍵因素,就可以處理掉80%的問題;依照這個法則,我們只要找出關鍵因素,再針對這些因素想對策並執行,就可以把問題解決大半了。
那要如何做呢?以下我會一步一步的說明。
在一開始,我會先把原先使用的流程攤開,並且記錄每個步驟的所花費的時間,我將舉一個例子說明,讓大家更清楚:
- 假設有一項作業流程由8個任務組成,分別為「任務A~任務H」,這裡為說明方便,僅用方格示意流程步驟,不用標準流程圖示,如(圖一)。
這項作業一開始要執行「任務A」,任務A做完才能執行「任務B」和「任務C」,任務C做完,可以執行「任務D」和「任務E」,而任務B和任務D完成,才可以執行「任務F」,而任務E完成後處理「任務G」,任務F和任務G完成,最後再完成「任務H」,整個作業就完成了。
接著把記錄的時間標記上去,並找出整個任務耗時最長的路徑。
以這個例子來說,任務A→任務C→任務E→任務G→任務H的路徑耗時最多,需要35天,所以我們會以這條路徑做為首先優化的對象。
步驟二:在Excel繪製柏拉圖找出關鍵
接下來,我把這路徑用「柏拉圖(Pareto) 」做分析。
這裡介紹一下柏拉圖,柏拉圖由「長條圖」和「折線圖」所組成。左邊的坐標為長條圖使用,以數字呈現多少;右的坐標則是以百分比呈現,表示全部的佔比多少;最後畫出的長條圖是由大排列到小。
這個圖看起來很複雜,但其實不難,只需要把所有的數字輸入到EXCEL中,選擇「插入」中的「插入圖表」,長條圖中的「柏拉圖」即可完成。
如(圖二)就是把任務A、任務C、任務E、任務G和任務H輸入EXCEL繪製出柏拉圖。
接著來解讀這張圖:請從右邊的座標軸上找到80%,平行X軸畫一條線(紅色虛線)與折線相交,相交點左邊的直條圖部份,就是佔去這條路徑上80%時間的任務,也就是「任務G」和「任務E」,各消耗17天和10天。
我們只要針對這二個任務進一步分析,為什麼「任務G」和「任務E」要花這麼多時間?並搭配探索真因的方法,再針對真因去下對策,並執行對策,就可以縮短流程時間。
流程是公司重要的資產
流程在每家公司都是很重要的資產,但如果執行流程的過程中消耗太多資源(如人力、經費),就有優化的必要性。
值得注意的是,流程會隨著時間不斷的「長大」,原因大都是增加太多的防堵措施,或是在原先的需求上再加上新的需求,經年累月下來所造成的。
也正因如此,當我們不得不去優化流程的時候,通常都已經像是滾雪球般的滾成複雜的問題,往往讓我們不知道從何著手。
本篇文章我們學會運用「柏拉圖」這個方法,搭配二八法則(80/20法則)來篩選出「最耗時」的任務進而處理,就可以有效縮短流程。
當然,柏拉圖的運用時機和範圍,並不限於流程優化,只是藉這個例子來介紹柏拉圖這個好工具,大家可以多多嘗試使用哦!