作者 / 藍陳淯
- 你正負責流程優化的專案，卻不知如何開始？本篇文章將由具備豐富專案管理經驗的「藍陳淯」老師，運用二八法則繪製柏拉圖，找出梳理流程的關鍵點。
我協助過多次的「流程優化」專案，了解為什麼企業組織會想對流程進行優化。究其原因，多是整個作業過程耗時過多、耗廢太多的人力，因此希望作業流程可以更精簡、明確。
的確，少一點重複作業，也會減少流程中錯誤的發生機率；但是我發現，很多人都不知從何下手來進行流程優化。
善用工具，找出流程優化關鍵
我常開玩笑說：「流程之所以複雜，皆因歷史的共業」。其實在最一開始設計的流程，通常不會太複雜；然而在執行的過程中，多少都會遇到問題，像是因為某項規定要增加表單、有人不守遊戲規則，所以增加防堵措施…等。
就這樣，隨著運作時間越長，流程也越來越大，越來越笨重，尤其是「跨部門流程」最為嚴重。
既然是為了減少流程所耗的時間，就要找出最關鍵的問題在哪…簡單來說就是「消耗最多時間」的步驟。通常我會使用二八法則（80/20法則）這個方法來找出流程優化的關鍵問題。
步驟一：以「二八法則」檢視流程
什麼是「二八法則」呢？坊間通稱28法則、80/20法則，但簡單來說，就是：
- 問題中80%的結果，是由20%的關鍵少數原因造成的！
換句話說，只要解決20%的關鍵因素，就可以處理掉80%的問題；依照這個法則，我們只要找出關鍵因素，再針對這些因素想對策並執行，就可以把問題解決大半了。
那要如何做呢？以下我會一步一步的說明。
在一開始，我會先把原先使用的流程攤開，並且記錄每個步驟的所花費的時間，我將舉一個例子說明，讓大家更清楚：
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假設有一項作業流程由8個任務組成，分別為「任務A～任務H」，這裡為說明方便，僅用方格示意流程步驟，不用標準流程圖示，如（圖一）。
這項作業一開始要執行「任務A」，任務A做完才能執行「任務B」和「任務C」，任務C做完，可以執行「任務D」和「任務E」，而任務B和任務D完成，才可以執行「任務F」，而任務E完成後處理「任務G」，任務F和任務G完成，最後再完成「任務H」，整個作業就完成了。
接著把記錄的時間標記上去，並找出整個任務耗時最長的路徑。
以這個例子來說，任務A→任務C→任務E→任務G→任務H的路徑耗時最多，需要35天，所以我們會以這條路徑做為首先優化的對象。
步驟二：在Excel繪製柏拉圖找出關鍵
接下來，我把這路徑用「柏拉圖(Pareto) 」做分析。
這裡介紹一下柏拉圖，柏拉圖由「長條圖」和「折線圖」所組成。左邊的坐標為長條圖使用，以數字呈現多少；右的坐標則是以百分比呈現，表示全部的佔比多少；最後畫出的長條圖是由大排列到小。
這個圖看起來很複雜，但其實不難，只需要把所有的數字輸入到EXCEL中，選擇「插入」中的「插入圖表」，長條圖中的「柏拉圖」即可完成。
如（圖二）就是把任務A、任務C、任務E、任務G和任務H輸入EXCEL繪製出柏拉圖。
接著來解讀這張圖：請從右邊的座標軸上找到80%，平行X軸畫一條線（紅色虛線）與折線相交，相交點左邊的直條圖部份，就是佔去這條路徑上80%時間的任務，也就是「任務G」和「任務E」，各消耗17天和10天。
我們只要針對這二個任務進一步分析，為什麼「任務G」和「任務E」要花這麼多時間？並搭配探索真因的方法，再針對真因去下對策，並執行對策，就可以縮短流程時間。
流程是公司重要的資產
流程在每家公司都是很重要的資產，但如果執行流程的過程中消耗太多資源（如人力、經費），就有優化的必要性。
值得注意的是，流程會隨著時間不斷的「長大」，原因大都是增加太多的防堵措施，或是在原先的需求上再加上新的需求，經年累月下來所造成的。
也正因如此，當我們不得不去優化流程的時候，通常都已經像是滾雪球般的滾成複雜的問題，往往讓我們不知道從何著手。
本篇文章我們學會運用「柏拉圖」這個方法，搭配二八法則（80/20法則）來篩選出「最耗時」的任務進而處理，就可以有效縮短流程。
當然，柏拉圖的運用時機和範圍，並不限於流程優化，只是藉這個例子來介紹柏拉圖這個好工具，大家可以多多嘗試使用哦！
