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流程冗長該怎麼優化?用二八法則繪製柏拉圖,2步驟掌握改善關鍵

作業流程如何優化?試試看柏拉圖與二八法則

作者 / 藍陳淯

我協助過多次的「流程優化」專案,了解為什麼企業組織會想對流程進行優化。究其原因,多是整個作業過程耗時過多、耗廢太多的人力,因此希望作業流程可以更精簡、明確。

的確,少一點重複作業,也會減少流程中錯誤的發生機率;但是我發現,很多人都不知從何下手來進行流程優化。

善用工具,找出流程優化關鍵

我常開玩笑說:「流程之所以複雜,皆因歷史的共業」。其實在最一開始設計的流程,通常不會太複雜;然而在執行的過程中,多少都會遇到問題,像是因為某項規定要增加表單、有人不守遊戲規則,所以增加防堵措施…等。

就這樣,隨著運作時間越長,流程也越來越大,越來越笨重,尤其是「跨部門流程」最為嚴重。

既然是為了減少流程所耗的時間,就要找出最關鍵的問題在哪…簡單來說就是「消耗最多時間」的步驟。通常我會使用二八法則(80/20法則)這個方法來找出流程優化的關鍵問題。

步驟一:以「二八法則」檢視流程

什麼是「二八法則」呢?坊間通稱28法則、80/20法則,但簡單來說,就是:

換句話說,只要解決20%的關鍵因素,就可以處理掉80%的問題;依照這個法則,我們只要找出關鍵因素,再針對這些因素想對策並執行,就可以把問題解決大半了。

那要如何做呢?以下我會一步一步的說明。

在一開始,我會先把原先使用的流程攤開,並且記錄每個步驟的所花費的時間,我將舉一個例子說明,讓大家更清楚:

如何優化流程,先看作業流程表
(圖一)只看作業流程,難以辨別出問題在哪。

以這個例子來說,任務A→任務C→任務E→任務G→任務H的路徑耗時最多,需要35天,所以我們會以這條路徑做為首先優化的對象。

步驟二:在Excel繪製柏拉圖找出關鍵

接下來,我把這路徑用「柏拉圖(Pareto) 」做分析。

這裡介紹一下柏拉圖,柏拉圖由「長條圖」和「折線圖」所組成。左邊的坐標為長條圖使用,以數字呈現多少;右的坐標則是以百分比呈現,表示全部的佔比多少;最後畫出的長條圖是由大排列到小。

這個圖看起來很複雜,但其實不難,只需要把所有的數字輸入到EXCEL中,選擇「插入」中的「插入圖表」,長條圖中的「柏拉圖」即可完成。

如(圖二)就是把任務A、任務C、任務E、任務G和任務H輸入EXCEL繪製出柏拉圖。

流程優化怎麼做?用柏拉圖找出問題
(圖二)將上面的作業流程導入「柏拉圖」找出流程優化關鍵點。

接著來解讀這張圖:請從右邊的座標軸上找到80%,平行X軸畫一條線(紅色虛線)與折線相交,相交點左邊的直條圖部份,就是佔去這條路徑上80%時間的任務,也就是「任務G」和「任務E」,各消耗17天和10天。

我們只要針對這二個任務進一步分析,為什麼「任務G」和「任務E」要花這麼多時間?並搭配探索真因的方法,再針對真因去下對策,並執行對策,就可以縮短流程時間。

流程是公司重要的資產

流程在每家公司都是很重要的資產,但如果執行流程的過程中消耗太多資源(如人力、經費),就有優化的必要性。

值得注意的是,流程會隨著時間不斷的「長大」,原因大都是增加太多的防堵措施,或是在原先的需求上再加上新的需求,經年累月下來所造成的。

也正因如此,當我們不得不去優化流程的時候,通常都已經像是滾雪球般的滾成複雜的問題,往往讓我們不知道從何著手。

本篇文章我們學會運用「柏拉圖」這個方法,搭配二八法則(80/20法則)來篩選出「最耗時」的任務進而處理,就可以有效縮短流程。

當然,柏拉圖的運用時機和範圍,並不限於流程優化,只是藉這個例子來介紹柏拉圖這個好工具,大家可以多多嘗試使用哦!

本篇文章作者

藍陳淯

具備豐富的專案管理經驗,擅長問題分析與決策及流程優化。他在醫學中心累積實務經驗,並具備專利授權談判能力,是一位值得信賴的顧問。