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「開放引導深度對話」如何帶領團隊?運用OFDD管理,創造高績效

彭建文:用OFDD來帶領團隊,擦出極具創意的火花,迎來高績效!

作者 / 彭建文

很多時候一個口令一個動作,也許是最快的管理方式,這也是從小到大我們就被灌輸標準答案:老師教我們什麼,我們照老師的方式去做,很少去思考…但這樣正確嗎?

出了社會之後,變成主管叫我們做什麼,我們就做什麼.雖然有時候不一定不好,但是如果主管與部屬能多一點對話,多一點思考激盪,多一點互動討論,也許會有更多的火花,也能夠聽到彼此更深層的聲音。

教條式與命令式管理,能帶領團隊?

常見主管使用的管理方式,都是「教條式」與「命令式」的管理方法,他們認為這麼做是最快、最簡單的。

用「教條式管理」帶領團隊,人才無法成長

這陣子有一位企業主管告訴我,他每年都會在部門內淘汰一些表現不好的同仁。

我問他是用什麼方式淘汰的?他說,他常用的方式,就是把績效不好的員工叫來辦公室,然後用「責備」的方式,劈哩啪啦講了一堆,沒過多久員工就會自動離開了。

後來我發現,這位企業主管的管理風格,也都是習慣用「標準答案」來管理團隊。

由於他的職場經驗非常豐富,導致他認為在遇到問題時,就應該有個固定的正確答案;這造成團隊在處理任何事情的時候,他總會給出他自己的看法。

其實,他的意思就是要求部屬「照他的作法」來實行,一旦部屬沒有照他的方式,他就會用責備的方式來責備他的部屬。

這位主管的老闆,也覺得很頭痛,希望他可以不要用這樣子的方式帶領團隊,但是他也不知道什麼樣的管理的方式比較好、如何帶領團隊才能讓部屬的表現更好,因此希望我可以提供一些建議給他。

用「命令式管理」帶領團隊,人才嚴重流失

另外一位任職於科技業的主管阿翔,最近也遇到「如何帶領好團隊」的疑惑與困境。

阿翔接著說,他曾經上過我的「問題分析與決策PJ法」的課程,課程簡報裡有一頁投影片,內容是講述「解決問題的四個思考層」,他非常認同這個概念,並經常拿出來思考如何帶領團隊解決問題。

解決問題的四個思考層分別為:

雖然阿翔認同「解決問題的四個思考層」很好,但是他卻採用「命令式」的管理方法導入團隊:

他透過與團隊進行會議的時候,不斷地耳提面命,要求部屬們要把這個四個思考層記在內心,並且要不斷地應用在自己的工作上。

只要他發現有部屬「發現問題的意識」很弱,或者是「解決問題的動力」很弱,他就會用罵的方式來斥責部屬:

為什麼你們的發現問題的意識那麼弱?明明客戶在抱怨,別的部門也都在抱怨,為什麼我們這個部門的人都沒有發現問題?你們這些人是不是上班都沒有帶腦來?

過不了多久,團隊中有些部屬就受不了阿翔的管理方式,陸陸續續提出離職。

這樣的結果讓阿翔非常沮喪,明明他很用心帶領團隊,但是部門績效確實沒有明顯的提升,而部門的離職率跟其他部門比起來反而是最高的。

從主管阿翔的故事中我發現,現在的職場與過去真的不一樣,每一個人都有自己的想法,而且你必須給予適當的尊重。

一旦你還在使用「教條式」或「命令式」的方式帶領團隊,部屬們表面上是遵守,但內心其實卻不一定認同。

更糟糕的是,他們心中那些不同的聲音跟看法,很可能極富創意、更有效率解決問題;但因為你用這樣子的管理方式,所以你永遠都聽不到!

開放引導深度對話,如何帶領團隊?

接下來,我想跟大家分享一種很棒領導團隊的方式,我稱為「開放引導深度對話(Open Facilitative Deep Dialogue,簡稱OFDD)」管理方式。

現在,就用剛剛主管阿翔的案例,我直接試演給阿翔看。

我:『麻煩阿翔,請你幫我找團隊中的四位同仁過來,分別是:Andy、Kevin、Sandy、Sam,我示範一遍OFDD如何進行,等我示範完之後,再請你分享一下你觀察到什麼。』

能讓每位同仁都願意開口,才是好的管理

我以剛剛阿翔告訴我的故事中,提到「解決問題四個思考層」的概念,運用「開放引導深度對話」的方式來示範。

這個方式將讓這四位同仁從內心「自己跟自己」對話,也透過「跟同事間」的對話,找出自己的盲點,看到自己要努力的方向,開創出更多的可能性。

這個時候,四位同仁真的背了出來,每一個人都可以朗朗上口;雖然講的不是每一個字都正確,但是你可以發現,他們確實有把主管阿翔經常跟他們講的「解決問題的四個思考層」都記在心中。

Andy說需要「動力」、Kevin說需要「能力」、Sandy說需要「辨識」。

最後的Sam平常比較內向,但是前面三位同仁都有開口回答,他也不好意思不回答,所以Sam難得開口說:我覺得需要「制度」。

這時候Keven對於Andy的看法很認同,並且提出另外一個觀點。

就在Keven剛說完,Sandy也積極地說出她的看法。

三位同仁說完,不約而同的望向平常寡言的Sam,期待他說出自己的看法。

哇!看到大家熱烈的討論,真的是很棒,每個人都提出自己的想法,然後提出自己想法的時候,也會去認同或者是搭同仁的便車,繼續深度對話。

運用對話,盤點自己、對齊同儕的思維

如同上一段的演示情境,我們可以看見發現問題不只有意識,還有其他的面向的答案。

那麼,接下來我將再做更深入的引導示範。

接著,我請Sandy跟分享她的目標,以及如何規劃達成目標的想法。

用錯誤方式管理,團隊績效永遠不會好

上一段引導四位同仁的過程,就是我透過「開放引導深度對話(OFDD)」的方式來管理團隊。我詢問在一旁觀察的主管阿翔,是否有看到什麼不同?是否有看到跟他帶領團隊方式有差異?

主管阿翔表示,他真的見識到了,原來過去帶領團隊的方式真的有大問題,感謝我協助他看到自己「命令式」管理的盲點。

最後,我與主管阿翔分享在這個引導過程中,我看到運用「開放引導深度對話」管理團隊的3個效益:

經過這次的演示,主管阿翔也發現部屬都有自己內心的聲音,只是他都「忽略」或指定「標準答案」在管理他們,久而久之就變成主管說什麼他們才做什麼,也不想去思考。

聽到阿翔這麼說,我其實很高興他想通了,這是一個很好的開始。

透過5個步驟,帶領團隊做深度對話

作為讀者的你看到這邊,想必已經看懂了這個上述文中所示範的「開放引導深度對話」對話方式,過程中都有步驟的。

若你是現在正帶領團隊的Leader,或是中高階主管、企業經營者,只要按照這以下5個步驟,都可以在組織內,跟團隊同仁做深度的對話。

帶領團隊學會「自己跟自己對話」以外,也透過跟同事間的對話,來找出自己的盲點、看到自己要努力的方向,開創出更多的可能性。

這便是共同思考、共同對話、達成共識的「團隊共振」效應,藉由團隊共振創造團隊強大的凝聚力跟動能。

導入「思考圖」讓企業向學習型組織邁進

最後,關於「開放引導深度對話(OFDD)」這種引導方式,除了企業主管在管理團隊使用外,也很適合進行企業培訓的課程設計,幫助企業組織能快速或全面導入OFDD的管理精隨,建立持續學習的企業文化。

若要運用在企業培訓課程中,還需要增加了一些訓練元素進去,讓培訓學員能透過「輸入、轉化、輸出」將OFDD精神投入在個人與團隊的工作上。

在全球大型企業的培訓課程中,有個叫做「Dialogmat思考圖」的工具,這是一套被證實可以經由溝通,激發改變動機,進而讓改變在組織中快速萌芽、推進的方法。

有鑑於此,我將自己「問題分析與決策PJ法」與「Dialogmat思考圖」結合,創造了名為「國際PJ法思考圖」的圖像化成人溝通學習培訓工具。

希望能夠提供現今越來越「以人為本」的培訓趨勢,作為企業培訓員工成長的一個好選擇!

一個具備深度思考、互相對話的培訓模式,源於企業主管們相信「改變始於溝通,成就於持續對話」這個核心思維。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。