專業門檻太高,分工合作好難?2步驟解決團隊成員幫不上忙的困境

彭建文:2步驟,妥善分配專業度高的專案工作給適合的成員

文 / 彭建文

專案負責人分配工作時,經常遇到專案專業度太高,難以分工合作的狀況。此時很容易把工作集中到擁有高度專業的成員身上,造成團隊工作分配的失衡。

彭建文老師將提供2個步驟、7個技巧,幫助專案負責人轉換思維,妥善運用現有人力完成專案任務。

1.分工合作最重要的是放下侷限自己的迷思,破除「不夠專業的團隊成員很難幫上忙」的思維框架。

2.分工合作更順利的4個技巧,分別是:依專業度分組、依專業度分工、跨領域交流、教育訓練。

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今年公司接了一個建構「持續改善文化」的輔導案,其中有一門「Project Leader」的培訓課程,目的是培訓專案Leader,帶領團隊達成目標,所需要的專案整合技能。

(只有Project Leader可以參與此課程)

第二次培訓時,一位學員問了一個問題:他的專案團隊成員有6名,可是,在思考解決問題的方案時,由於內容專業門檻太高,導致能協助的專案成員只有一半,另外3位成員完全幫不上忙!

結果,開會時,雖然所有組員都到了,但慢慢發現,專業的人就自己討論起來,不熟專業的人就被晾在一邊,不知如何是好。眼看專案期限越來越近,這位學員內心越來越焦慮。

* 延伸閱讀:導入「PCIT」持續改善創新文化,1個關鍵養出學習型組織、打造公司DNA

這位學員也思考過解決方案,他說:我可能就會找這個專案專業的3位成員一起來開會,看看大家能不能分攤更多的工作。

也會告訴我的主管,目前遇到這個問題,可不可以把專案的期限往後延?

我認為這很棒,因為他至少自己思考過一些方案,而不是直接把問題丟出來,自己完全沒有任何想法。

另外,向上管理是一個很棒的想法,不要遇到問題了,還不跟主管溝通。

我在課堂上問其他學員的想法。另一位學員舉手說:就把那3位不懂專業的成員換掉,找新的成員進來,且新成員要對這個專業有了解。

還有一位學員說,大家可以想一下,公司內誰對於這個專案有專業,可以請Project Leader去請教他。

接下來,就讓我來分享一些看法:

大家先回想一下,當時做這個專案的目的,除了要解決問題,還有培養有潛力的同仁。

因此,專案成員的組成,就會安排一些對專案的專業沒有那麼清楚,但是工作態度非常好的同仁。

因此,回到學員一開始的問題,其實只要兩個步驟,就可以解決!

分工合作步驟1:3個認同,做思維的切換 

由於一開始,你們就已經設限哪些人可以幫忙、哪些人無法,因此你們所思考的方案也就被設限住了——所以我們要先做思維切換。

思維切換前,要先認同以下3件事情:

1. 學習跨領域的專業

每個人都有自己的專業領域,透過互相交流,可以激盪出不同的想法。

2. 學習第二專長

這可以向專案中不同專長的成員學習。

3. 突破框架

有時候,一群懂專業的人,討論時常常有相同的看法,以致於陷入某一個框架裡。

若要突破思維框架,多元的成員組合,就是突破框架的技巧。有時一個旁觀者更能看到盲點和卡點。

思維沒有改變前,你的想法是,不熟專業的人無法支援熟的人,工作會集中在對專業熟的人身上。思維改變後,你的想法會是:不熟專業的同仁可以做哪些事情?專業熟的人是否可以帶專業不熟的人一起學習?

分工合作步驟2:團隊成員分工的4個技巧 

針對成員分工的問題,在此提供4個技巧,每一個技巧都非常簡單也且很好操作。

1. 依專業度分組

以上述專案為例,3個人懂專業、3個人專業弱,因此可以兩個人一個小組,讓專業的人來教不專業的人,透過兩兩小組的方式分工合作。

2. 依專業度分工

對專業不夠熟的成員,可以執行一些較簡單的事情,例如:負責執行方案、蒐集分析資料等。

3. 團隊跨領域交流

團隊成員之間的交流與學習,盡量每週一次,每次1~2個小時。

4. 安排教育訓練

請成員中對於專案的專業比較厲害的人,安排訓練課程,這對於後續的專案進行,會有很大的幫助。

這幾年,我們在企業培訓Project Leader過程中,發現專案要成功,Project Leader能否勝任,幾乎決定專案成敗50%以上,所以培訓這些關鍵人才,是企業必須重視的課題。

* 延伸閱讀:專案管理方法不對?專家運用「AIPECC」6步驟,大幅提升達標率

【文章作者介紹】

品碩創新執行長

彭建文

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

彭建文:「用台積電的方式管理公司,成為世界第一將指日可待!」

本篇文章授權於商業周刊發表:

專案成員有一半幫不上忙,又不能換人,怎麼辦?