文 / 彭建文
專案負責人分配工作時，經常遇到專案專業度太高，難以分工合作的狀況。此時很容易把工作集中到擁有高度專業的成員身上，造成團隊工作分配的失衡。
彭建文老師將提供2個步驟、7個技巧，幫助專案負責人轉換思維，妥善運用現有人力完成專案任務。
1.分工合作最重要的是放下侷限自己的迷思，破除「不夠專業的團隊成員很難幫上忙」的思維框架。
2.分工合作更順利的4個技巧，分別是：依專業度分組、依專業度分工、跨領域交流、教育訓練。
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今年公司接了一個建構「持續改善文化」的輔導案，其中有一門「Project Leader」的培訓課程，目的是培訓專案Leader，帶領團隊達成目標，所需要的專案整合技能。
（只有Project Leader可以參與此課程）
第二次培訓時，一位學員問了一個問題：他的專案團隊成員有6名，可是，在思考解決問題的方案時，由於內容專業門檻太高，導致能協助的專案成員只有一半，另外3位成員完全幫不上忙！
結果，開會時，雖然所有組員都到了，但慢慢發現，專業的人就自己討論起來，不熟專業的人就被晾在一邊，不知如何是好。眼看專案期限越來越近，這位學員內心越來越焦慮。
這位學員也思考過解決方案，他說：我可能就會找這個專案專業的3位成員一起來開會，看看大家能不能分攤更多的工作。
也會告訴我的主管，目前遇到這個問題，可不可以把專案的期限往後延？
我認為這很棒，因為他至少自己思考過一些方案，而不是直接把問題丟出來，自己完全沒有任何想法。
另外，向上管理是一個很棒的想法，不要遇到問題了，還不跟主管溝通。
我在課堂上問其他學員的想法。另一位學員舉手說：就把那3位不懂專業的成員換掉，找新的成員進來，且新成員要對這個專業有了解。
還有一位學員說，大家可以想一下，公司內誰對於這個專案有專業，可以請Project Leader去請教他。
接下來，就讓我來分享一些看法：
大家先回想一下，當時做這個專案的目的，除了要解決問題，還有培養有潛力的同仁。
因此，專案成員的組成，就會安排一些對專案的專業沒有那麼清楚，但是工作態度非常好的同仁。
因此，回到學員一開始的問題，其實只要兩個步驟，就可以解決！
分工合作步驟1：3個認同，做思維的切換
由於一開始，你們就已經設限哪些人可以幫忙、哪些人無法，因此你們所思考的方案也就被設限住了——所以我們要先做思維切換。
思維切換前，要先認同以下3件事情：
1. 學習跨領域的專業
每個人都有自己的專業領域，透過互相交流，可以激盪出不同的想法。
2. 學習第二專長
這可以向專案中不同專長的成員學習。
3. 突破框架
有時候，一群懂專業的人，討論時常常有相同的看法，以致於陷入某一個框架裡。
若要突破思維框架，多元的成員組合，就是突破框架的技巧。有時一個旁觀者更能看到盲點和卡點。
思維沒有改變前，你的想法是，不熟專業的人無法支援熟的人，工作會集中在對專業熟的人身上。思維改變後，你的想法會是：不熟專業的同仁可以做哪些事情？專業熟的人是否可以帶專業不熟的人一起學習？
分工合作步驟2：團隊成員分工的4個技巧
針對成員分工的問題，在此提供4個技巧，每一個技巧都非常簡單也且很好操作。
1. 依專業度分組
以上述專案為例，3個人懂專業、3個人專業弱，因此可以兩個人一個小組，讓專業的人來教不專業的人，透過兩兩小組的方式分工合作。
2. 依專業度分工
對專業不夠熟的成員，可以執行一些較簡單的事情，例如：負責執行方案、蒐集分析資料等。
3. 團隊跨領域交流
團隊成員之間的交流與學習，盡量每週一次，每次1~2個小時。
4. 安排教育訓練
請成員中對於專案的專業比較厲害的人，安排訓練課程，這對於後續的專案進行，會有很大的幫助。
這幾年，我們在企業培訓Project Leader過程中，發現專案要成功，Project Leader能否勝任，幾乎決定專案成敗50％以上，所以培訓這些關鍵人才，是企業必須重視的課題。
【文章作者介紹】
品碩創新執行長
彭建文
你好，我是彭建文，管理顧問品牌創辦人；我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群，協助亞太地區企業轉型與人才培育。
彭建文：「用台積電的方式管理公司，成為世界第一將指日可待！」
本篇文章授權於商業周刊發表：
→ 專案成員有一半幫不上忙，又不能換人，怎麼辦？
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